Bir müşteri destek uzmanları için remote çalışma ipuçları nelerdir? Hadi bu soruya beraber cevap arayalım.
Günümüzde uzaktan çalışma modeli artık pek çok şirket ve çok farklı çalışma alanından çalışanlar için yeni normal haline geldi. Hatta neredeyse ofisten çalışma artık bir dezavantaj olarak kabul ediliyor.
Uzaktan çalışma imkanı olan pek çok çalışanı, şirketler ofise çağırmak yerine kendi maliyetlerini de azaltmak için remote çalışma konusunda destekliyor.
Müşteri temsilcileri, yazılım uzmanları, satış destek uzmanları, çevirmenler, psikolojik danışmanlar, sosyal medya uzmanları, pazarlamacılar, insan kaynakları uzmanları ve daha niceleri remote çalışabiliyor.
Peki müşteri destek uzmanları uzaktan çalışırken nelere dikkat etmelidir?
Sizin için bu konuda bazı ipuçları hazırladık. Ama önce müşteri destek uzmanlığını ve neler yaptığını detaylıca anlatalım.
Müşteri Destek Uzmanı Ne İş Yapar?
Müşteri destek uzmanı, müşterilerle iletişime geçen, müşterilere teknik yardım sağlayan, ürün ve hizmetler hakkında bilgi veren, gerektiğinde satış ve satış sonrası süreçlerde rol alan çalışanlara verilen isimdir.
Satış destek uzmanı, müşteri hizmetleri temsilcisi, sistem destek uzmanı, müşteri temsilcisi gibi spesifik sorumluluklara göre iş unvanı değişebilir ancak çalışma alanı genel olarak, müşteriye yardımcı olmaktır.
Müşteri destek uzmanları;
- Müşterilerin günlük sorunlarını giderirler ve uygun çözümler bulurlar.
- Sorunların tespit edilmesi, analiz edilmesi ve müşteri probleminin çözülmesinden sorumludurlar.
- Bilinen sorunları düzeltirler ve çözüm sürecine destek olurlar.
- Müşteriden gelen geri bildirim veya sorunların ele alınmasında, sürecin yönetilmesinde ve yapılan değişikliklerin belgelenmesinde rol alırlar.
- Diğer departmanlardan ilgili birimler ile sürekli iletişim halinde olarak iş birliği ve koordinasyon sağlarlar.
Müşteri Destek Uzmanları Hangi Becerilere Sahip Olmalıdır?
Müşteri destek uzmanı olarak çalışabilmek için bazı becerilere sahip olmak gerekmektedir.
İşe alım uzmanlarının aradığı beceriler şunlardır:
- Çözüm odaklılık
- Yüksek iletişim becerileri
- Teknolojik araçlara hakimiyet
- Görev bilinci yüksek
- Sorumluluk sahibi
- Ekip çalışmasına yatkınlık
Müşteri Destek Pozisyonlarında Aranan Kriterler Nelerdir?
Müşteri destek uzmanlarına yönelik iş ilanlarında sıklıkla aranan kriterlerden bazıları şunlardır:
- En az lise mezunu, tercihen lisans mezunu olmak
- Erkek adaylar için askerliğini tamamlamış olmak
- Ürün ve hizmetler hakkında bilgi sahibi olmak
- Düzgün bir diksiyona sahip olmak
- Müşteri sorunlarını hızlı bir şekilde çözebilmek
- Bir yabancı dile iyi derecede hakim olmak (farklı dillerde de çalışma avantajı sunar)
- Görev ve sorumlulukları hızlı bir şekilde yerine getirmek
- Süreçleri kontrol etmek
- Müşteri destek yazılımları, CRM ve proje yönetim araçları gibi araçların kullanımında deneyim sahibi olmak (tercih nedenidir)
Müşteri Destek Uzmanları Uzaktan mı Çalışıyor?
Müşteri destek uzmanları bağlı oldukları şirketin çağrı merkezinde veya ofislerde çalışabildikleri gibi evden de çalışmaktadırlar.
Son dönemlerde ise evden çalışma modeli müşteri destek departmanları için oldukça revaçtadır.
Müşteri destek uzmanları görevlerini hem ofisten hem de uzaktan yürütebilirler. Çoğunlukla remote çalışılması, hem işveren hem de çalışan için daha avantajlıdır. Hibrit çalışma modeli de yürütülebilir.
Müşteri Destek Uzmanları İçin Remote Çalışma İpuçları
İhtiyacınız Olan Araçları Talep Edin
Şirketinizden gerekli teknolojik ve elektronik araç-gereçleri talep edebilirsiniz. Ayrıca işvereniniz evden çalışmanızı destekliyorsa, bunun için ek ödemeler talep edebilirsiniz.
Pek çok şirket, çalışanlarına evden çalışmaları halinde ergonomik sandalye, masa, ısınma, internet ve kira yardımı, fatura desteği gibi ek yardımlar yapmaktadır.
Bir müşteri destek uzmanı için ise; kulaklık, mikrofon, bilgisayar, cep telefonu, kamera, ergonomik sandalye ve masa, kullanılan çeşitli yazılımlar talep edilebilecek araçlardan bazılarıdır.
Böylece, ekipmanlarınızı çalışırken kullanabilir ve işinize daha fazla odaklanabilirsiniz.
Stres ve Zaman Yönetimine Dikkat Edin
Müşteri temsilciliği stresli bir iştir. Her zaman sakin ve anlayışlı müşterilerle karşılaşmayacaksınız. Bu nedenle molalarınızı iyi değerlendirdiğinizden emin olun.
Örneğin öğle yemeğinizi yedikten sonra dışarı çıkarak parkta kısa bir yürüyüş yapın veya müzik açıp dans edin.
Çünkü moladan sonra da gergin ve sorun odaklı bir müşteri ile ilgilenmek zorunda kalırsanız, kendinizi deşarj etmediğinizde bu sizi oldukça yıpratacaktır.
Ayrıca eş zamanlı olarak yürütmeniz gerekmeyen görüşmeleri, yoğunluğunuzun az olduğu saatlere kaydırarak da verimliliğinizi koruyabilirsiniz.
Günlük Rutinizi Belirleyin
Verimli bir biçimde çalışabilmeniz için günlük bir rutin belirlemeniz ve bu rutine uymanız önemlidir.
Bilgisayarın başına geçmeden önce egzersizinizi yapın, güzel bir kahvaltı edin ve suyunuzu yanınıza almayı unutmayın.
Gün içinde bol su içmek odaklanmayı ve hafızayı güçlendirmeye oldukça yardımcı olmaktadır. Güneş ışığı alabileceğiniz, aydınlık bir yerde oturmak da verimliliğinizi artıracaktır.
Zinde bir şekilde çalışmaya başlamak ve bunu sürdürmek işinizdeki başarınızı gözle görülür bir biçimde artıracaktır.
Video Konferans Çözümlerinden Yararlanın
Yalnızca mesajlaşma veya telefon görüşmesi değil, video konferans çözümleri ile müşterilerinize destek olun.
Böylece onlarla yalnızca sözlü veya yazılı değil, beden dilinizle de iletişime geçebilirsiniz ve göz teması kurabilirsiniz. Bu durum, müşterilerinizin de daha anlayışlı ve sorumlu davranmasını sağlayacaktır.
Müşteriler görüntülü görüşürken size yaşadığı sorunu daha rahat ifade edebilir hatta gösterebilir. Ayrıca ürün ve hizmet hakkında bilgi alırken sizi can kulağıyla dinler ve detaylara inmek için sorular sorabilirler.
Böylelikle yalnızca sesli veya yazılı iletişime göre avantaj sağlayabilir, müşteri taleplerini daha iyi karşılayabilir ve daha iyi destek sunabilirsiniz.
Destek süreçlerinizde, müşterilerinizle video konferans üzerinden iletişime geçmek isterseniz OctaMeet’i 30 gün boyunca ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.
İş Akışı Uygulamalarını Kullanın
İşvereninize uzaktan çalışırken müşteri destek departmanı olarak iş akışı uygulamalarını ve proje yönetim araçlarını kullanmayı önerebilirsiniz.
Böylece tüm çalışanlar; müşterilerin yaşadığı sorunlar, sıkça sorulan sorular, çözüm aşamasında olan veya çözülen görüşmeler, tekrar iletişime geçilmesi gereken müşteriler gibi takip edilmesi gereken listeleri görebilir.
Ayrıca bu listelere katkıda bulunup ekleme veya değişiklik yapabilirler. Yani tüm ekip birbirinin çalışmalarını takip ederek haberdar olabilirler. Ayrıca, eklemeler ve düzenlemeler yapabilir, geri bildirimler verebilirler.
Diğer Ekiplerle İletişim Hâlinde Olun
Evden çalışıp ofisten uzak kalmanız, iş ortamından kopacağınız anlamına gelmemelidir. Diğer ekipler ve çalışanlar ile iletişim kalmanız, fikir alışveriş yapmanızı sağlarken motive olmanıza da katkıda bulunabilir.
Bu nedenle hem işinizi yaparken yardım almak, iş birliği yapmak, koordine olmak için hem de sosyalleşmek için ofisten çalışan ekiplerle iletişimde kalın.
Kurum içi iletişimi korumak için OctaMeet ile düzenli veya anlık toplantılar düzenleyebilirsiniz. Ayrıca, toplantı sırasında not alabilirsiniz ve çizim yapabilirsiniz.
Müşteri Destek Süreçleri İçin OctaMeet
Yeni nesil yerli bir video konferans uygulaması olan OctaMeet, müşteri destek uzmanları için güçlü ve kullanımı kolay bir platform sunuyor ve kurum içi ve dışı iletişimlerin kurulmasını kolaylaştırıyor.
İş süreçlerinin tamamen uzaktan sürdürülmesine olanak tanıyan OctaMeet, şu özellikleri sunuyor:
- Sınırsız birebir görüşmeler ve grup görüşmeler yapabilirsiniz.
- Dahili paylaşım ve kayıt araçları ile ekran ve dosya paylaşımı yapılabilirsiniz. Ekran kaydı alarak kayıtları daha sonra izleyebilir ve hiçbir detayı kaçırmazsınız.
- Sınırsız uygulama içi mesajlaşma, diğer ekipler ile her an iletişimde kalmanızı sağlar.
- Beyaz tahta ve çizim araçları ile görüşmeler görsel olarak desteklenir ve daha verimli şekilde yapılır.
- Bulut depolama ile dosyalarınızı kolaylıkla saklayabilir, paylaşabilirsiniz. Kayıtları bulut depolama alanına kaydedebilirsiniz.
- Türkçe destekli yapay zekâ toplantı özetleri ve canlı altyazılar sunar.
OctaMeet’in sunduğu gelişmiş özellikler ile müşterilerinize mükemmel bir hizmet sunabilirsiniz.
Dilerseniz siz de OctaMeet’e hemen kaydolabilir, çözümümüzün sunduğu avantajlarından 30 gün boyunca yararlanabilirsiniz.
Hemen Ücretsiz Kaydolun!
OctaMeet hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz bize ulaşabilir ve ürün ekibimizle bir demo görüşmesi gerçekleştirebilirsiniz.
