Yüz yüze yapılan toplantıların yerini video konferansların aldığı bir dönemde, başarılı bir video konferans etkinliği düzenlemenin birçok şirket için ne kadar önemli bir kriter olduğunu hepimiz çok iyi biliyoruz.
Farklı sektörlerdeki birçok şirket video konferans etkinlikleri düzenleyerek ekiplerine ve ulaşmak istedikleri kitlelere rahatça ulaşabiliyor. Kurum içi iletişimi bu görüşmelerle de gerçekleştirebiliyor.
Video konferans buluşması kişiler arası yol, mesafe ve zaman gibi unsurları ortadan kaldırarak daha büyük topluluklara ulaşma fırsatını sunuyor. Tabi bu buluşmaları gerçekleştirirken bazı kriterleri de göz önünde bulundurmak gerekiyor.
Video konferans toplantılarının nasıl düzenlendiği, gerçekleştirildiği ve yürütüldüğü hakkında yeterli bilgisi olmayan bireyler ve kurumlar, bu toplantıları gerçekleştirme sürecinde bazı sorunlarla karşı karşıya kalabiliyor.
Başarılı bir video konferans etkinliği nasıl düzenlenir sorusunu cevaplamaya çalışırken karşılaşılabilecek sorunları minimuma indirgemek amaçlanmalıdır.
Video konferans toplantılarını doğru bir şekilde düzenlemek ve etkin bir şekilde yönetmek için dikkat edilmesi gereken bazı noktaları bir araya getirdik.
Toplantı Günü ve Saati
Video konferans etkinlikleri, çevrimiçi uygulamalar ve programlar aracılığıyla zaman ve mekandan bağımsız bir şekilde gerçekleştirilebilse de profesyonel bir etkinlik düzenlemek ve yürütmek için ekibinize en uygun günü ve saati belirlemek oldukça önemli bir kriter.
Herkesin katılabileceği uygun gün ve saati belirlemeniz, hedeflediğiniz kitleye ulaşmanıza yardımcı olurken aynı zamanda düzenlediğiniz video konferans etkinliğinden maksimum verimi almanıza yardımcı olacaktır.
Video konferans için toplantı günü ve saati belirlendikten sonra toplantıya yakın bir tarihte katılımcılara bu toplantıya katılacaklarına dair bir hatırlatıcı göndermeniz faydalı olacaktır. Daha fazla katılım sağlamak amacıyla kimlerin katılıp katılmayacağı konusunda bir anket de yollayabilirsiniz.
Video konferans görüşmesine yakın bir saatte ise toplantı linkini katılımcılara göndererek görüşmeye katılmalarını sağlayabilirsiniz. Bu hatırlatıcılar aynı zamanda gerçekleştireceğiniz video konferans buluşmasının önemini de vurgulayacaktır.
Ortam
Video konferans toplantılarını bulunduğunuz yerden gerçekleştirme fırsatınız olsa da etkili bir görüşme sağlamak önemlidir.
Dinleyicilerde etki bırakacak efektif bir toplantı gerçekleştirmek ve amacınızı doğru bir şekilde katılımcılara aktarmak için bu etkinliği gerçekleştireceğiniz ortamın görüntüsü oldukça önemlidir.
Arka planınızın sade, düz ve göz yormayan ögelerden oluşmalıdır. Kameranızdan ekranlara yansıyan bu ortamın iyi aydınlatılmış olması sizin artınıza olacaktır.
Bu ortamın dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırılmış olması ayrıca video konferans etkinliği sürecinde katılımcıların odağını yakalayarak sürekliliği sağlama konusunda etkili olacaktır.
İnternet Bağlantısı
Video konferans etkinliğini gerçekleştirdiğiniz bilgisayarın ya da cihazın internet bağlantısının yüksek hızda ve güvenilir olması büyük önem taşımaktadır. Konferans etkinliğinin kesintisiz ve sorunsuz bir akış içinde gerçekleşmesi için bu oldukça önemli bir faktördür.
Video konferans buluşması gerçekleştirilmeden önce bulunduğunuz ortamdaki internetin güvenilirliğinden ve kalitesinden emin olun. Sizin haricinizde bu ağa bağlanan kişilerden toplantı süresi boyunca interneti minimum düzeyde kullanmasını rica edebilirsiniz.
Ani bir bağlantı kopmasının önüne geçmek için kablolu internet erişimi seçeneğini de değerlendirebilirsiniz.
Video konferans etkinliğinin sürekliliğinin sağlanması ve katılımcıların dikkatlerinin bu tarz teknik bir problemle bölünmemesi görüşmenin gidişatı için daha iyi olacaktır.
Araçlar ve Ekipmanlar
Video konferans etkinliği görsel ve işitsel öğelerin katılımcılara sunulmasıyla gerçekleştirilir. Bu nedenle toplantıya başlamadan önce gerekli araçlara ve ekipmanlara sahip olduğunuzdan emin olmak oldukça önemlidir
İyi kalitede bir kamera ve mikrofon kullanmak toplantı akışınızı da etkileyecektir. Sesinizin ve görüntünüzün net bir şekilde algılanması odağı artıracaktır.
Toplantı saatinden önce tüm bu araçların uygun ve çalışıyor olduğundan emin olmak için test toplantısı da gerçekleştirebilirsiniz. Böylelikle toplantı sırasında yaşanabilecek herhangi bir teknik sorunun da önüne geçmiş olursunuz.
Bunun dışında halihazırda kullandığınız cihazın bozulması ya da çalışmaması durumunda bir yedek plan olarak alternatif bir cihazı yakınınızda bulundurmanız sizin için iyi olacaktır. Ani bir arıza durumunda cihaz değiştirerek toplantı akışının bozulmamasını sağlayabilirsiniz.
Materyaller
Toplantı sırasında işinize yarayacak not, dosya, sunum ya da benzeri materyaller toplantı akışını renklendirecektir. Bu materyallerin toplantı öncesinde hazır bir şekilde bulundurulması önemlidir.
Toplantı akışı sırasında bu materyallerin dinleyiciye sunulması toplantının gidişatını olumlu yönde etkileyerek katılımcıların sizi dikkatle dinlemesini sağlayacaktır.
Ayrıca, kullandığınız video konferans uygulaması üzerinden ekran paylaşımı gerçekleştirerek katılımcılarla birebir uygulamalı olarak bir görüşme düzenleyebilirsiniz.
Görünüş
Video konferans buluşmaları, sıradan çevrimiçi toplantılara kıyasla sunucuların ve katılımcıların ses ve görüntülerini içerdiğinden bu toplantılara olabildiğince özenli bir şekilde katılmanız önemlidir.
Toplantıları uzaktan ve internet üzerinden gerçekleştirmenin rahatlığı olsa da toplantı sırasında ciddiyetinizi yansıtacak kıyafetler seçmeniz ve görüşme sırasında buna uygun bir üslup kullanmanız faydanıza olacaktır.
Görüntünüzün katılımcılar tarafından görülebildiğini akılda tutarak buna uygun jest ve mimikler sergilemeniz, başka bir katılımcı konuşma yaparken o kişiyi dinlediğinizi ve ciddiye aldığınızı gösterecektir.
Video Konferans Uygulaması
Kullandığınız video konferans yazılımının başarılı bir toplantı düzenlemenin ilk adımlarından biri olduğunu unutmayın. Bireysel ve kurumsal hedeflerinize uygun bir video konferans yazılımını kullanmak iş yapış düzeninde size en yüksek verimi sağlayacaktır.
Toplantılarınıza katılan katılımcı sayısı ve bu toplantıların ne kadar süreceği gibi kriterler, amacınıza en uygun video konferans uygulamasını seçmenizde size yardımcı olacaktır.
Bu kriterlere göre uygun bir yazılım seçtikten sonra uygulamanın cihazınızda düzgün bir şekilde çalıştığını kontrol etmeniz tavsiye edilir. Uygulamanın çalışma düzenine adapte olabilmek için gerçek toplantı öncesi bir deneme yapılması da daha iyi olacaktır.
OCTAPULL aracılığıyla demo bir video konferans görüşmesi ayarlayarak ürünler hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz. OCTAPULL ürünü olan OctaMeet’in gelişmiş sunum özellikleri ile katılımcılarınıza dilediğiniz şekilde ulaşabilirsiniz.
OctaMeet üzerinden gerçekleştirdiğiniz video konferans etkinlikleri sırasında ekibinizle mesajlaşabilir, görüşmeleri kayıt altına alarak istediğiniz katılımcı istatiklerine ulaşabilirsiniz. Tıklayarak ücretsiz 7 gün denemeye başlayabilirsiniz.
Toplantı Bitişi
Toplantı bitişine yakında video konferans sırasında nelerden bahsettiğiniz hakkında küçük bir özet geçerek katılımcıların konuya yeterince hakim olduğundan emin olmanız gerekir.
Böylece, görüşmenin amacı doğrultusunda alınan kararların ya da görev dağılımının katılımcılar tarafından anlaşıldığından emin olabilirsiniz.
Video konferans görüşmesinin bu son kısmında katılımcıların herhangi bir sorusunun olup olmadığı veya sizin konuşmanız üzerine eklemek istedikleri bir şey olup olmadıklarını sorarak fikirlerini belirtmelerine izin verin.
Katılımcıların da bu etkinlikte aktif bir şekilde yer aldığını ve her birinin ayrı bir rolü olduğunu onlara hissettirmeniz oldukça önemli. İstenilen verimin alınamadığı faydasız toplantılar hem şirketler hem de katılımcılar için oldukça kötü bir deneyim olacaktır.
Sonuç olarak, bahsedilen teknik koşullar sağlandıktan sonra katılımcılarını istekleri ve ihtiyaçları doğrultusunda hareket etmeniz başarılı bir video konferans etkinliği gerçekleştirmenizi kolaylaştıracaktır.
