Uzaktan çalışmaya geçtiğimiz dönemden beri pek çok şirketin en önem verdiği noktalardan biri de iletişim oldu.
Ekibinizdeki ister yönetici olsun ister stajyer herkesin ortak bir iletişim ağında buluşması verimliliği ve kuruma bağlılığı artırmaktadır.
Özellikle evden çalışırken herkesi aynı anda canlı ve işe konsantre olmuş şekilde tutmak oldukça zordur. Bu yüzden sağlam bir iç iletişim stratejisine ve onu yürütmek için doğru araç setine sahip olmanız gerekir.
Sizler için bu yazımızda kurum içi iletişimin ne olduğundan ve öneminden söz ettik. Ayrıca şirket içi iletişim eksikliğinin yaratacağı sorunlar, kurum içi iletişimin faydaları ve kurum içi iletişim araçlarını sizler için derledik.
Kurum İçi İletişim Nedir?
Kurum içi iletişim; kurumu oluşturan birimler arasında kurumun amaçlarına yönelik olarak işleyebilmesi için sürekli bilgi ve fikir akışının sağlandığı süreçtir. Bir işletmenin yönetimindeki en önemli araçlardan biridir.
Kurumlarda çalışanlar ortak bir amaç için bir araya gelmiştir ve ortak yürütülen faaliyetlerin temelinde iletişim bulunmaktadır.
Kurum İçi İletişim Neden Önemlidir?
- Şirket kültürü dediğimiz kavram ancak çalışanların kurum içi iletişimi ile paylaşılır ve çalışanlar arasında yayılır. Bu kurum kültürünü sağlıklı biçimde yaymak için kurum içi iletişim önemlidir.
- İnovasyon açısından oldukça önemlidir. İletişim becerilerinin kullanılması halinde beyin fırtınası yapılarak ihtiyaçlar belirlenirken bunlara yaratıcı çözümler geliştirilebilir.
- Etkili iletişim sayesinde şeffaflığı sağlar. Hiyerarşide yer alan her çalışanın yukarıdan aşağıya birbirleri ile iletişim kurmalarına yardımcı olacaktır.
- Ortak karar alınmasını sağlar. Karar verme sürecine çalışanların da katılması mümkün hale gelir.
Sağlam Bir Kurum İçi İletişimin Faydaları
- Çalışanlar arasında bilgi kirliliğini önler. Özellikle yöneticiler ve ekip liderleri çalışanlar ile paylaşmak istediklerini kurum içi iletişim araçları sayesinde doğrudan kendileri paylaşabilir.
- Yalnızla yürütülen işlerle ilgili değil, şirket içindeki gelişmelerden de tüm çalışanların haberdar olmasını sağlar. Örneğin; terfiler, emekliliğe ayrılanlar veya işe yeni başlayanlar tebrik edilerek duyurulur veya şirket birleşmeleri veya yatırım süreçleri ile ilgili gelişmeler çalışanlarla da paylaşılır.
- Yapılacak iş, işlemler ve süreçle ilgili bilgi vermeyi ve bu yolla da çalışanların bilgi ve becerilerini geliştirmelerini sağlar.
- Kurum içi iletişim işlerin yürütüldüğü süreçlerde beyin fırtınası yapılmasını sağlar.
- Kurumun geleceği konusunda çalışanların karamsarlığa kapılmamasını ve uzun süre motive kalarak çalışabilmelerini sağlar.
- Rakip kurumlar hakkında edinilen bilgilerin şirket içinde paylaşılmasını ve tüm departmanların gerekli aksiyonları alabilmesini sağlar. Böylece her birim stratejisine yeni bir şekil verir.
Kurum İçi İletişim Eksikliğinin Yaratacağı Problemler
Kurum içi iletişim zayıfladığında bazı sorunlarla karşılaşabiliriz. Bu problemleri şöyle sıralayabiliriz:
- Bilgi, organizasyon içindeki çeşitli departmanlara, platformlara ve kanallara eksik veya yanlış dağılır.
- Yürütülen işleri iş hedefleriyle uyumlu hale getirmek zorlaşır.
- Şeffaf bir iletişim süreci yürütülemediği için şirket dedikoduları yayılmaya başlar.
- Liderler ve yöneticiler stratejilerini bir sonraki seviyeye taşıyamaz.
- Çalışanlarla paylaşılan eksik veya hatalı mesajlar kafa karıştırıcı bir hal alabilir.
Kurum İçi İletişim Araçları Nelerdir?
Kurum içi iletişim araçlarına baktığımızda şirketler için oldukça fazla seçenek vardır.
- E-postalar,
- Raporlar ve dilekçeler,
- Afişler ve duyurular,
- Dilek ve şikayet kutuları,
- Bültenler,
- Sosyal etkinlikler,
- Yüz yüze veya online toplantılar,
- Şirket dergileri ve el kitabı,
- Geri bildirim ve anketler,
- Web sitesi,
- İlan panoları,
- İntranet,
- Kapalı devre televizyon yayınları ve telefon.
Paylaşılmak istenen bilgi ve haberlere göre ve bilginin akış yönüne göre tek yönlü veya çift yönlü iletişim araçları kullanılabilir.
Tek Yönlü İletişim
Geriye bilgi akışı olmayan iletişim biçimine tek yönlü iletişim denir.
Bu iletişim şeklinde çalışanların bilgiyi yalnızca alabileceği ancak herhangi bir reaksiyon veremeyeceği iletişim kanalları tercih edilir.
Örneğin; ilan panolarındaki afişler, şirket içindeki kapalı devre televizyon yayınları, haftalık veya aylık yayınlanan bültenler gibi.
Çift Yönlü İletişim
Çift yönlü iletişim; interaktif bir iletişim biçimidir. Çift yönlü iletişimde göndericinin mesajına karşılık olarak alıcı karşılık vermektedir. Bu karşılık yazılı veya sözlü olabilir.
Örneğin; telefon, e-mail, intranet, video konferans uygulamaları sayesinde karşılıklı iletişim gerçekleşebilir. Böylece çalışanlar geri bildirimde bulunabilir.
Kurum İçi İletişim Programları
Kurum içi iletişimin ne kadar önemli olduğunu yukarıda bahsettiklerimiz sayesinde anlamış olduk. Peki, kurum içi iletişimde kullanabileceğimiz programlar nelerdir?
Trello: İş planlama ve iş düzenleme uygulamasıdır. Dijital kartlar oluşturularak yapılacak projeler ve diğer sorumluluklar düzenlenebilir.
Asana: Ekiplerin iş takibini yapmasına yardımcı olan bir online proje yönetimi uygulamasıdır.
Slack: Bulut tabanlı bir ekip iş birliği uygulamasıdır.
Zoom: Özellikle uzaktan çalışmaya başladığımız dönemde yoğunlukla kullandığımız Zoom, toplantıların online ortamda gerçekleşmesini sağlayan video konferans uygulamasıdır.
OctaMeet: çalışanlarınızın günlük toplantılarını gerçekleştirebileceği ve bir video konferans uygulamasından beklenen Webinar düzenleme, toplantı kayıt etme, ekran paylaşımı, depolama alanı ve uzun grup toplantı süreleri gibi özelliklere sahip olan video konferans uygulamasıdır.
OCTAPULL: OctaMeet ve OctaSales ürünleriyle, yerli ve Türkçe dil desteğine sahip olan video konferans uygulamasıdır.
OCTAPULL ürünlerini siz de işletmenizde kullanarak zamandan ve maliyetlerden tasarruf edebilirsiniz. Daha detaylı bilgi için ve ücretsiz deneme sürümünü başlatmak için hemen tıklayın.
