Uzaktan çalışma modelinin yaygınlaşması sonucu iş süreçlerinin tamamen uzaktan bir şekilde sürdürülmesini sağlayan telekonferans araçlarının önemi giderek artıyor.
Farklı konum ve zaman dilimlerinde olan ekiplerin iletişim kurmasını ve birlikte çalışmasını sağlayan telekonferans araçları, birçok sektörde kullanılıyor.
Zaman tasarrufu, düşük maliyet, daha iyi iletişim, planlama ve iş birliğinin yanı sıra gelişmiş güvenlik gibi bir dizi avantaj sunuyor.
Bu noktada şirketlerin ve organizasyonların iş süreçlerindeki ihtiyaçlarına yönelik birçok telekonferans aracı bulunuyor. En iyi telekonferans araçları arasında yerli çözüm OctaMeet başta olmak üzere, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Webex ve GoTo Meeting yer alıyor.
Ücretsiz sürümü de bulunan OctaMeet, diğer araçlara kıyasla uygun maliyetli, kullanımı kolay ve güçlü bir toplantı aracı olarak öne çıkıyor.
Bu yazımızda telekonferansın sunduğu avantajlar, yeni bir araç seçerken dikkat etmeniz gerekenler ve en iyi popüler uygulamalara yer vereceğiz.
Telekonferans Nedir?
Telekonferansı sanal ortamda bireysel ve grup görüşmelere olanak tanıyan modern bir iletişim teknolojisi olarak tanımlayabiliriz.
Telekonferans kavramı, çoğunlukla sesli görüşmeleri ifade etse de zaman içerisinde anlamı genişlemiş ve video görüşmeler için de kullanılır hale gelmiştir.
Kullanıcılar, görüşmelerde telefon bağlantısı veya internet üzerinden video konferans yazılımları kullanarak ses ve görüntü verileri gerçek zamanlı olarak alabilir ve gönderebilirler. Bu sayede bulundukları konumlarından bağımsız olarak iş birliği yapabilir ve birlikte çalışabilirler.
Telekonferansın Avantajları Nelerdir?
Telekonferans bir dizi avantaj sunar. Bu avantajlar arasında yüksek verimlilik ve üretkenlik, düşük maliyetler, daha iyi kaynak yönetimi ve zaman tasarrufu bulunur.
Bu noktada telekonferansın özellikle organizasyonlar ve şirketler için etkili ve esnek bir çözüm sunduğunu ve sesli çağrılar ve video görüşme imkânı sunarak kurum içi ve dışı iletişimi güçlendirdiğini söyleyebiliriz.
Daha İyi İletişim
Telekonferans, sağlıklı ve düzenli iletişim kurulmasını kolaylaştırır, böylelikle yanlış anlaşılmalar gibi olumsuz durumların önüne geçilir.
Ayrıca yüksek kaliteli video ve sesli görüşmelerin yanı sıra interaktif araçlar sunarak toplantıları görsel açıdan destekler ve akılda kalıcı olmasını sağlar.
Daha Kolay Planlama
Telekonferans, şirketlerin ve organizasyonların müşterileri, ortaklarının yanı uzaktan çalışan ekiplerinin uygunluklarına toplantı ve görüşmelerin planlanmasını kolaylaştırır. Bu sayede konum ve zaman farkından bağımsız şekilde iletişim kurulması mümkün olur.
Gelişmiş Güvenlik
Kurumların ve şirketlerin tüm iletişimlerini gizli ve güvenli tutması kritik önem taşır. Bu noktada telekonferans araçları uçtan uca şifreleme, şifre koruması ve veri kurtarma gibi önlemler sunarak toplantı ve görüşmelerin güvenli şekilde gerçekleştirilmesine ve verilerin korunmasına olanak tanır.
Daha İyi İş Birliği
Telekonferans, kullanımı kolay ve gelişmiş bir sanal alan sunarak uzaktan ekiplerin yan yana olmadan da birlikte çalışmalarını ve iş birliği yapmalarını sağlar.
Ekran ve belge paylaşımı, beyaz tahta ve çizim araçları gibi özellikler ile fikirlerini daha iyi ve görsel şekilde ifade ederek daha üretken bir şekilde çalışmaları ve beyin fırtınası yapmaları mümkün olur.
Düşük Maliyet
Telekonferans, uzaktan çalışan şirketlerin iş süreçlerini kesintisiz bir şekilde sürdürmelerine olanak tanır. Bu sayede ofis ortamlarına duyulan ihtiyaç azalır ve kaynaklar farklı alanlara yönlendirilebilir. Ayrıca çalışanların ofise gelmeleri gerekmediğinden dolayı ulaşım masrafları da azalır.
Telekonferans Neden Önemlidir?
Telekonferans, ekipler ve farklı birimler arasındaki iletişim güçlendirir ve iş süreçlerinin tamamen uzaktan bir şekilde sürdürülmesini sağlar. Bu nedenle uzaktan ve hibrit çalışan şirket ve organizasyonlar için büyük öneme sahiptir.
Özellikle pandemi dönemi sonrasında daha da yaygınlaşan uzaktan çalışma modeli uzaktan iletişim teknolojilerinin kullanımını bir zorunluluk hâline getirdi.
İşe alım, çalışan eğitimi, proje yönetimi, ortak şirketlerle iş birliği, satış ve pazarlama sunumları ile şirketler arası ticari görüşmeler, telekonferans teknolojisinin sıkça kullanıldığı alanlardan bazılarıdır.
Bu bağlamda, telekonferans çözümleri, müşteriler ve iş ortaklarıyla etkili iletişim kurmayı sağlamak ve hizmetleri sanal olarak sunmak amacıyla birçok sektörde ön plana çıkmaktadır.
Telekonferansın yoğun olarak kullanıldığı başlıca sektörler şunlardır:
- Kamu hizmetleri
- Sağlık hizmetleri
- Medya ve iletişim sektörleri
- Eğitim
- Finans ve bankacılık
Sık Kullanılan Telekonferans Araçları
OctaMeet
OCTAPULL tarafından geliştirilen yerli ve yenilikçi bir video konferans uygulaması olan OctaMeet, sıkça tercih edilen telekonferans araçlarının başında geliyor.
Türk yazılım ekipleri tarafından geliştirilen OctaMeet, kullanımı kolay ve güçlü bir platform sunarak birebir ve grup görüşmelerin yapılmasına olanak tanıyor.
Bu sayede kurumsal iletişimin sağlıklı ve kesintisiz şekilde gerçekleştirilmesini destekliyor.
Ayrıca, anlık toplantı düzenleme, rutin toplantı planlama, mesajlaşma ve interaktif araçlar ile verimlilik ve üretkenlik artışı sağlıyor.
Böylelikle uzaktan çalışmada karşılaşılan iletişimsizlik, koordinasyon ve iş birliği gibi konulardaki sorunların ortadan kaldırılmasına katkıda bulunuyor.
Türkiye’de bulunan veri merkezi ve endüstriyel seviyede güvenlik önlemleri kullanıcı verileri yurtiçinde kalıyor ve güvenle saklanıyor. Uzaktan çalışan kurumların iş süreçlerinin güvenliği ve gizliliği sağlanıyor.
OctaMeet Hangi Özellikleri Sunuyor?
- Toplantıların yanı sıra sınırsız birebir görüşmeler yapabilirsiniz.
- Otomatik Performans Ayarı: Düşük hızdaki bağlantılarda bile görüşmelerde kopma yaşanmaz, ses ve görüntü kalitesi stabil kalır.
- Gürültü Önleme: Toplantı görüşmeler HD ses kalitesiyle gerçekleştirilir. Bu sayede seslerin anlaşılmaması gibi sorunlar ortadan kalkar.
- Uygulama İçi Mesajlaşma: Anlık olarak mesaj gönderilebilir, dosya ve belgeler paylaşılabilir. Bu sayede gerçek zamanlı iletişim sağlanır.
- Gelişmiş Paylaşım Araçları: Harici araçlara gerek olmaksızın sunumlar yapabilirsiniz. Ayrıca dosya, belge ve toplantı notlarını katılımcılar ile paylaşabilirsiniz.
- Ekran Kaydı Alma ve Kayıt paylaşma: Katılımcılar, kolaylıkla ekran kaydı ve paylaşımı yapılabilir, toplantı ve görüşmeler görsel bir şekilde desteklenir.
- Çoklu Platform Desteği: Tarayıcı, Mobil ve masaüstü uygulamaları üzerinden görüşmeler kolaylıkla gerçekleştirilir ve platformlar arasında hızlı bir şekilde geçiş sağlanır.
- İnteraktif Özellikler: Beyaz tahta, el kaldırma, şanslı katılımcı seçme ve reaksiyon bırakma gibi özellikler, katılımcıları teşvik eder ve toplantıların daha verimli ve akılda kalıcı şekilde yapılmasına katkıda bulunur.
- E-posta ve Takvim Entegrasyonu: Toplantı ve görüşmeler popüler e-posta sağlayıcılarının takvimlerine aktarılabilir. Hatırlatıcılar ve toplantı katılım bağlantıları otomatik olarak gönderilerek katılım kolaylaşır.
- Tek Oturum Açma (SSO): Google Gmail, Apple iCloud ve Microsoft Outlook hesaplarınızı kullanarak OctaMeet’e üye olmadan hızlı ve kolay bir şekilde giriş yapabilirsiniz.
- Yapay Zekâ Destekli Özellikler: Toplantı özetleri ve gerçek zamanlı Türkçe altyazılar ile toplantıların verimliliği artar ve toplantı sonrasında toplantı notları çıkarılabilir.
Neden Telekonferans İçin OctaMeet’i Tercih Etmelisiniz?
OctaMeet, iş süreçlerinde ihtiyaç duyulan gelişmiş özellikleri tek bir platformda sunarak telekonferans araçları arasında öne çıkıyor.
Ücretsiz sürümü OctaMeet Freemium dahil olmak üzere sınırsız birebir görüşmeler yapılmasına olanak tanıyor. Ayrıca organizasyon ve şirketlere iş süreçlerinde ve günlük kullanımda gereksinim duydukları özellikleri sunuyor.
Bu özellikler arasında sınırsız birebir görüşmeler, 50 katılımcılı 1 saat grup toplantılar, ekran ve dosya paylaşımı, toplantı planlama, beyaz tahta, çizim araçları, ortak video izleme ve takvim entegrasyonu yer alıyor.
Bu sayede uzaktan çalışan takım ve işletmelerin üretkenliğini ve verimliliğini destekleyerek zamandan ve maddi açıdan tasarruf etmelerini sağlıyor. Güvenli altyapısı ile iş süreçlerinin güvenliğini ve gizliliğine de destek oluyor.
Ayrıca abonelik gerektirmeyen lisans planları işletmelere esneklik sağlıyor. 30 günlük tamamen ücretsiz deneme sürümü avantajı ile öne çıkıyor.
OctaMeet çözümüzü denemek isterseniz hemen ücretsiz kaydolabilirsiniz.
Zoom Meeting
Zoom Meetings, daha sade bir arayüze ve daha az özelliğe sahip bir video konferans yazılımı olarak telekonferans uygulamaları arasında bulunuyor ve daha çok büyük ölçekli organizasyonlara yönelik özellikler sunuyor.
Ücretsiz sürümünde sohbet özelliği ve e-posta entegrasyonu sunarken Zoom Docs, beyaz tahta kullanımı ve not alma gibi özelliklerin kullanım kısıtları bulunuyor.
Ayrıca grup görüşmeler en fazla 40 dakika ile sınırlandırılıyor. Kullanıcılar tarafından sürenin yeterli olmadığı ve görüşmeler sırasında sorunlar yaşandığı belirtiliyor.
Temel ücretli sürüm, 1 ila 9 kişilik küçük kullanıcı gruplarına hitap ediyor. Takvim entegrasyonu, bulut depolama ve yapay zekâ destekli özellikler sunan lisans, aylık 13 dolar olarak ücretlendiriliyor.
Daha çok katılımcıya izin veren, sınırsız belge paylaşımı, SSO ve çalışma alanları bulunan Zoom İşletme sürümü ise aylık 18 dolardan başlıyor.
Zoom lisans fiyatlarının sunulan özelliklere kıyasla oldukça yüksek ve kullanıcılar için maliyetli olduğunu söyleyebiliriz.
Avantajlar:
- Ücretsiz plan kısıtlı ve temel özellikleri sunuyor.
- Az kişili kullanıcı gruplarına hitap ediyor.
Dezavantajlar:
- Yıllık taahhüt yapılmadığında ücretler artıyor. Pro ve İşletme lisanları sırasıyla 16 ve 22 dolara kadar çıkıyor ve maliyeti oldukça yükseltiyor.
- VoIP ve altyazı çevirisi gibi özellikler sunan işletme lisansları ise işletmeler için maliyetleri daha da artırıyor.
- Ücretsiz sürüm dosya paylaşımı beyaz tahta ve bazı temel özellikler kısıtlı olarak bulunuyor. OctaMeet’in aksine Türkçe destekli altyazı ve yapay zekâ özellikleri ise mevcut değil.
Microsoft Teams
Büyük ölçekli işletmelere hitap eden Microsoft Teams, daha çok Microsoft servisleri kullanan kurumsal kullanıcılara hitap ediyor.
Diğer Microsoft platformları ile entegrasyon, dosya ve veri paylaşımı özellikleri sunuyor. Birebir ve grup sohbetler, video ve telefon görüşmeleri ile gerçek zamanlı iş birliği ve koordinasyon sağlıyor.
Özellikle işletmeler, şirketler ve eğitim kurumları gibi organizasyonlar tarafından tercih edilen Teams’in lisans ücretleri aylık 4 dolardan başlıyor.
Ancak Office 365 uygulamalarına erişim, daha fazla bulut depolama alanı, ek güvenlik özellikleri öncelikli ve her platformdan destek alma ve raporlama gibi ek özellikler temel lisanslarda bulunmuyor ve maliyetin yükselmesine neden oluyor.
Bu nedenle daha fazla özelliğe ve platform entegrasyonuna ihtiyaç duyan kullanıcıların daha yüksek ücretli İş Temel ve İş Standart gibi planlara abone olmaları gerekiyor.
Avantajlar:
- Farklı kullanım senaryolarına hitap ediyor.
- Microsoft uygulamalarıyla entegrasyon sunuyor.
Dezavantajlar:
- Zaman zaman hatalar yaşanabiliyor.
- Kullanıcılar uygulama arayüzünün kullanıcı dostu olmadığını ifade ediyor.
- Kullanıcıların tercih edebilecekleri yıllık abonelik planları bulunuyor ve aylık abonelikler ücretleri artırıyor.
- Ücretlendirmelere vergilerin dahil olmadığı belirtiliyor.
- Ekstra ofis ve bulut depolama servisleri ise maliyetleri yükseltiyor.
Google Meet
Popüler video konferans araçları arasında yer alan Google Meet, daha çok Google servisleri kullanan kullanan kullanıcılara hitap ediyor. Birebir ve grup iletişim kurmaları, sesli ve görüntülü görüşmeler düzenlemelerine olanak tanıyor.
Google Voice ile VoIP görüşmelere ek olarak Gmail, Slides uygulamalar ile uyumlu çalışıyor. Reaksiyonlar, beyaz tahta, el kaldırma ve çizim araçları gibi özellikler sunuyor.
Google Meet kullanıcıların Gmail hesabı kullanmalarını gerektiriyor. Ayrıca ücretsiz sürümde birebir görüşmeler 24 saat, en fazla 100 katılımcılı grup toplantılar ise 1 saat ile sınırlandırılıyor.
Bu nedenle daha uzun süreli grup görüşmeler yapma, ekran kaydı alma, çalışma alanları, bulut depolama alanı ve ekstra kurumsal özellikler için kullanıcıların ücretli abonelikleri tercih etmeleri gerekiyor ve bu durum maliyetleri yükseltiyor.
Avantajlar:
- Daha temel düzeyde iletişim ihtiyaçları olan kullanıcılara hitap ediyor.
- Google platformları ile birlikte çalışıyor.
Dezavantajlar:
- Ücretsiz sürüm birebir görüşmelerde süre sınırına sahip ve kayıt alma özelliği yalnızca belirli paketlerde bulunuyor.
- İşletmelere paketleri yıllık taahhütlü abonelikler gerektiriyor.
- Dahili toplantı transkripti özelliği sunulmuyor.
- Google hizmetleri haricindeki platformları kullanan kullanıcıların entegrasyon sorunları yaşayabileceklerini de belirtelim.
Webex Meetings
Cisco’nun geliştirdiği video konferans aracı olan Webex, küresel düzeydeki ölçeklenebilir şirket ve organizasyonlar için video ve sesli görüşmeler, mesajlaşma, yapay zekâ odaklı özellikler ve takvim entegrasyonu sunuyor.
Ücretsiz sürüm 100 katılımcıya kadar 40 dakikaya kadar grup görüşmeler yapma olanağı tanıyor, ncak bulut depolama, canlı anketler, soru-cevap araçları ve altyazı oluşturma özellikleri bulunmuyor.
Temel ücretli sürüm Webex Meet’in ücreti aylık 12 dolar. VoIP özelliği, farklı cihazlar arasında geçiş imkânı ve işletme odaklı diğer gelişmiş özellikler ise daha yüksek maliyetli Webex lisanslarında yer alıyor.
Avantajlar:
- Ücretsiz sürüm sesli ve görüntülü görüşmeler ve mesajlaşma sunuyor. Ancak yapay zekâ destekli özellikler OctaMeet’in aksine ücretsiz sürümde mevcut değil.
Dezavantajlar:
- Abonelik planları ise yıllık olarak sunuluyor. Aylık abonelikler bulunsa da ücretler daha yüksek.
- Gerçek zamanlı çeviri ve telefon hattı üzerinden görüşme gibi ekstra özellikler ayrı olarak ücretlendiriliyor.
- Yapay zekâ özellikleri ücretsiz lisansta bulunmuyor.
- Çoğu kullanıcı ses sorunlarının yaşandığını belirtiyor.
- OctaMeet’te bulunan Türkçe canlı altyazı özelliği mevcut değil.
GoTo Meeting
GoTo tarafından geliştirilen GoTo Meeting, HD kalitesinde video görüşmeler, ekran paylaşımı ve kaydı, mesajlaşma, kolay katılım, dahili VoIP gibi özellikler sunuyor.
Ancak, bulut alanına kayıt yükleme ve transkript özellikleri sunan GoTo Meeting’in ücretsiz kullanım olanağı ise bulunmuyor.
En düşük paket olan Professional, aylık 12 dolardan başlıyor. Ancak Türkçe destekli canlı altyazı, yapay zekâ özellikleri, toplantı özetleri ve çizim araçları gibi OctaMeet’in sahip olduğu temel özellikler mevcut değil.
İşletmelere hitap eden Business paketinin ücreti aylık 16 dolar olsa da ek özelliklere ücretleri daha da yükseltiyor. Tüm lisans paketleri için yıllık taahhüt ve aylık ödeme sistemi bulunuyor.
Avantajlar:
- Grup toplantılar, yeterli görüntü ve ses kalitesi ve güvenlik önlemleri ile yeterli bir video konferans deneyimi sunsa da OctaMeet’in sunduğu interaktif araçlar ve Türkçe dil desteği bulunmuyor.
Dezavantajlar:
- Ücretsiz sürüm bulunmuyor.
- Yüksek ücretli lisans paketleri kullanıcılar için maliyeti oldukça artırıyor.
- Esnek olmayan yıllık taahhütlü paketlerin tercih edilmesi gerekiyor.
Telekonferans Araçları Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Yeni bir telekonferans aracı seçerken işletme ve kurumların ihtiyaçlarının yanı sıra sunulan özellikler ve maliyetler gibi unsurları değerlendirmeleri doğru aracı seçmeleri adına gereklidir.
Telekonferans aracı şu unsurlara dikkat etmeniz önem taşır:
- Kullanım kolaylığı: Kullanıcı dostu ve sezgisel bir arayüz sunulması, uygulamayı kullanmayı öğrenmek için gereken süreyi en aza indirir, bu sayede kullanıcılar için kolaylık ve zaman tasarrufu sunar. Ayrıca ekran paylaşımı, raporlama ve kişiselleştirme gibi seçenekler de kullanıcı deneyimini iyileştirir.
- Güvenlik: İş süreçlerinin gizliliği ve kullanıcı verilerinin korunması adına uygun güvenlik önlemlerinin seçilmesi kritiktir. Bu nedenle iki faktörlü doğrulama, uçtan uca şifreleme, SSO, veri şifreleme ve veri kurtarma gibi özelliklerin bulunması telekonferans araçlarının seçiminde işletmeler için tercih nedenidir.
- Maliyet: Telekonferans araçlarının uygun maliyetli olması, esnek lisanslar sunması, taahhüt ve cayma bedeli gibi kısıtlamalar bulundurmaması ve ücretlendirmelerin sunulan özellikler ile orantılı olması gibi unsurlar, işletme ve şirketlere maliyet avantajı sağlar.
- Müşteri desteği: Gerektiğinde müşteri hizmetlerine ulaşılabilmesi, 7/24 ulaşılabilirlik, dijital kanallardan canlı destek sunulması ve chatbot gibi self servis araçlarının sunulması, işletmelerin karşılaştıkları sorunları kolaylıkla çözülmesini sağlar.
- Entegrasyon: Hâlihazırda kullandıkları iş yazılımları ve çeşitli platformlar ile uyumlu bir biçimde çalışan telekonferans uygulamaları arasında geçiş yapmayı ve veri alışverişini kolaylaştırarak şirketlere çok işlevli ve ihtiyaçlarını karşılayan ortak bir platform sunar.
- Ölçeklenebilirlik: Ölçeklenebilir ve kesintisiz iletişim için yeterli altyapıya sahip olan, gerektiğinde ekstra özellikler sunan ve farklı takım ve birimlere yönelik interaktif özellikler sunan telekonferans çözümleri, büyümekte olan ve çalışan sayısı artan işletmeleri destekler.
OctaMeet’i Ücretsiz Keşfedin!
Türk yazılım ekipleri tarafından geliştirilen yerli ve yenilikçi bir video konferans uygulaması olan OctaMeet, kurumsal kullanıcıların iletişim ihtiyaçlarını karşılayan ve iş süreçlerini destekleyen güçlü bir araç olarak öne çıkıyor.
Kullanımı kolay bir arayüz, HD kalitede ses ve görüntülü görüşmeler, gelişmiş video konferans özellikleri, interaktif araçlar ve yapay zekâ özelliklerine ek olarak cayma bedeli ve taahhüt olmayan uygun ve esnek lisans planları sunuyor.
Dilerseniz siz de şimdi tamamen ücretsiz bir şekilde OctaMeet’e kaydolabilir, çözümümüzün sunduğu tüm avantajlardan yararlanmaya hemen başlayabilirsiniz.
Hemen Ücretsiz Kaydolun!
Web toplantı aracımız OctaMeet ve sunduğu avantajlar hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz ürün ekibimizle bir demo görüşmesi planlayabilirsiniz.
