Pandemi süreciyle birlikte çevrim içi toplantılarda, seminerlerde ya da derslerde yapılan sunumlar; hem insanların o süre zarfında canlı kalmalarını hem de sunumu yapan kişilerin hangi konu başlıklarını ele alacaklarını hatırlamasını sağlar.
Uzaktan çalışırken etkili sunumlar yapabilmek için sunumu hazırlama ve onu sunma sürecinde önem verilmesi gereken püf noktalar bulunmaktadır.
Bu noktalar; sunum öncesinde, sırasında ve sonrasında olarak ele alınabilir.
Etkili Sunum İçin Öncesinde Yapılması Gerekenler
Sanal ortamlarda yapılacak sunumlar için ilk önce ele alınması gereken kısım bir PowerPoint dosyasının hazırlanmasıdır.
Yapılacak PowerPoint sunumunun materyallerle zenginleştirilmiş, detaya boğmayan, sade ve anlaşılır olmasına özen gösterilmelidir.
Bir sunum dosyası hazırlarken göz önünde bulundurulması gereken hususlar bulunmaktadır. Bu noktaların bazıları şu şekilde listelenebilir:
Yeterli Sürenin Ayrılması
Sunuma az süre vermek, acele ve özensiz bir şekilde hazırlanmasına; fazla süre vermek, gereksiz bilgilerin de eklenmesine ve ana konudan uzaklaşılmasına sebebiyet verebilir. Bu sebepten dolayı bir sunum sayfasına yeteri kadar zamanın harcanması önemli noktalardandır.
Ana Konunun Aktarımı
Hazırlanılacak sunumda; iletmek istenilen mesaj, anlatılmak istenilen konu açık bir şekilde ele alınmalıdır.
Odaklanılması gereken temel konu, karşı tarafa olabildiğince net bir şekilde iletilmeli ki katılımcılar eğitimden maksimum verimi alabilsinler.
Anlatılmak istenen temel konuyu anlaşılır bir şekilde aktarmak için slaytta; giriş, gelişme ve sonuç gibi bölümlere yer verilebilir.
Anlaşılır Dil Kullanımı
Slaytı hazırlarken karmaşık cümle yapılarından, yabancı kelimelerin kullanımından kaçınılmalıdır.
Basit cümle yapıları ve yalın bir dil tercih edilmelidir. Bu adım, eğitimdeki kişilerin anlatılmak istenilen konuyu daha kolay ve net bir şekilde anlamalarına yardımcı olur.
Materyal Kullanımı
Sunumun içeriği hep yazı olursa bu bir yerden sonra katılımcıyı sıkabilir. Slaytta çeşitli materyaller kullanarak etkinliğe katılan kişilerin sunuma ilgisini çekmek daha kolaydır.
Konuyla ilgili grafikler, tablolar, görseller ya da animasyonlar kullanarak izleyicilerin sunuma maksimum düzeyde odaklanması sağlanabilir.
Diğer bir yandan materyal kullanımın fazla olması da katılımcıların dikkatinin dağılmasına sebebiyet verebilir. Bu yüzden tabloları ya da infografikleri de ölçülü bir şekilde sunuma eklemeye özen gösterilmelidir.
Mesajın Net ve Doğru Aktarılması
Slaytta anlatılmak istenen konu kısa ve öz bir şekilde ele alınmalıdır. Uzun ve karmaşık metinler, katılımcıların odaklanma konusunda zorlanmalarına ve almak istedikleri mesajı doğru bir şekilde alamamalarına sebep olabilir.
Odaklanılan mesajın yeterli ve doğru bilgiler içermesine de özen gösterilmelidir. Yanlış bilgi aktarımı hem izleyicilerin akıllarındaki sorulara yanlış ve eksik cevaplar bulmasına hem de eğitimciye karşı güvenirliğin zedelenmesine yol açabilir.
Doğru Font Seçimi
Sunumu hazırlarken tercih edilecek metin boyutu dikkat edilmesi gereken önemli hususlardan birisidir. Çok küçük font seçimi metinlerin okunmasını zorlaştırır.
Ana başlıklar ve alt başlıklarda daha büyük, normal metinlerde okunaklı boyutları seçmek; izleyicilerin yazıları daha kolay okumasına yardımcı olur.
Yaygın olarak başlıklarda 30 ve üstü, alt başlıklarda 24-30, ana metinlerde 18-24 punto font tercih edilir.
Uygun Renk Seçimi
Sunumu hazırlarken arka plan ve yazı rengi tercihi metnin okunmasını etkileyen bir unsurdur.
Metinlerin kolay bir şekilde okunması için arka plan ve yazı rengi arasında yeterli düzeyde kontrast sağlanmalıdır.
Açık arka plana koyu renk yazılar ya da koyu arka plan üzerine açık renk yazılar yazılacak şekilde düzenlemeler yapılabilir.
Slaytta olabildiğince aynı renkler tercih edilmelidir. Fazla renk çeşitliliği belirli bir zaman sonra katılımcının odaklanma problemi yaşamasına yol açabilir.
Pratik Yapılması
PowerPoint sunum dosyası hazırlandıktan sonra yazılar tekrar okunup yazım hatasının olup olmadığı kontrol edilmeli, bir izleyici olsaydı hazırlanılan sunumdan sıkılıp sıkılmayacağını düşünüp ona göre son düzenlemeler yapılmalıdır.
Ek olarak etkinlikten önce hazırlanan sunum üzerinden pratik yapılmalıdır. Bu pratik hem eğitim esnasında sunuma ek olarak anlatılabilecek bilgilere dair notların alınmasını hem de etkinlikte ayrılan süreyi etkili bir şekilde kullanmak için önceden zaman yönetiminin yapılmasını sağlar.
Sunum Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
Sunum esnası; hazırlanan slaytın etkili bir şekilde anlatıldığı ve katılımcılarla etkileşim halinde olunduğu süreçtir.
Sanal ortamda yapılan bir eğitim ya da toplantı giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinden oluşan hiyerarşik bir yapı üzerine gerçekleştirilir. Bu bölümler detaylı olarak şu şekilde ele alınabilir:
SUNUMA BAŞLANILMASI
Selamlaşma ve Tanışma
Uzaktan yapılan eğitimlerde takip edilen ilk hiyerarşik adım selamlaşma ve tanışmadır. Eğitimci, katılımcılarla önce selamlaşıp onlara burada oldukları için teşekkür eder.
Selamlaşmadan sonra eğitmen önce kendisinden kısaca bahseder. Daha sonra katılımcılara nereden geldiklerine, hangi meslekleri yaptıklarına ya da hangi bölümleri okuduklarına dair sorular yöneltir. Bu şekilde hem katılımcılar eğitimciyi tanır hem de eğitmen izleyiciler hakkında bilgi sahibi olmuş olur.
Sunumun Amacı ve İçeriğinin Özetlenmesi
Eğitmen, sunum yapmadan önce niçin böyle bir etkinliğin organize edildiğinden ve hangi konu başlıklarını ele alacağından söz eder.
Böylelikle katılımcılar eğitimin beklentilerini karşılayıp karşılamadığına karar verir. Eğer eğitim beklentileri doğrultusunda ise eğitimin sonuna kadar durur fakat beklentileri karşılamıyorsa eğitim başlamadan toplantıdan ayrılarak zamanı daha verimli bir şekilde değerlendirebilirler.
SUNUMUN GELİŞTİRİLMESİ
Kısa ve Öz Bir Anlatımın Yapılması
Katılımcıları eğitim sürecinde sıkmamak ve eğitime karşı canlı tutmak için karmaşık kelime ve cümle yapısından kaçınılmalı olabildiğince kısa ve yalın cümleler tercih edilmelidir.
Sunum yaparken sürekli slaytı okumak yerine sunum dosyasında yazmayan ek bilgileri de iletmek, eğitimi dinamik tutmaya yarar.
Zamanın İyi Yönetilmesi
Çevrim içi eğitimlerde ya da toplantılarda kişi başına belli bir süre belirlenir. Bu süreyi iyi yönetmek oldukça önemlidir. Hem diğer eğitimcilerin zamanından almamak için hem de izleyicileri daha fazla bekletmemek için zaman yönetimi iyi planlanmalıdır.
Önceden sunuma hazırlık yaparak, sunum anında önemli kısımlara odaklanarak, basit ve yalın bir anlatımı tercih ederek zaman daha efektif bir şekilde yönetilebilir.
İnteraktif Sunumun Yapılması
Çevrim içi eğitimlerde izleyicilerin dikkatinin dağılması oldukça kolaydır. Konsantrasyonun bozulmaması, katılımcıların da eğitime dahil olması için sunumun interaktif bir şekilde gerçekleştirilmesi bu sürece yardımcı olur.
Sunum arasında anket düzenlemek, katılımcıların sözlü ya da yazılı bir şekilde katılması için onlara sorular yönetmek ya da oyunlar oynamak eğitimin interaktif geçmesini sağlar.
SUNUMUN SONLANDIRILMASI
Anlatılanların Özetlenmesi
Sonuç bölümüne geçildiğinde ilk yapılan şey, eğitim boyunca nelerin anlatıldığına dair kısa bir özetin yapılmasıdır. Bu adım hem bir tekrar niteliğindedir hem de katılımcılara eğitimin süresinin dolduğunun ve yakın bir zamanda biteceğinin habercisidir.
Soru-Cevap Yapılması ve Geri Bildirim Alınması
Anlatıların özetlenmesi adımından sonra soru cevap aşamasına geçilir. Burada izleyiciler akıllarına takılan soruları eğitimciye iletirler ve sorularına yanıt bulmaya çalışırlar.
Soru cevap aşamasından sonra eğitimci katılımcılardan eğitimin işleyişi hakkında geri bildirim vermelerini rica eder. Geri bildirimler doğrultusunda eğitmen, bir sonraki etkinlikleri için slaytında ve sunum işleyiş sürecinde yenilikler ve geliştirmeler yapar.
İletişim Bilgilerinin Paylaşımı
Online etkinliklere ya da derslere katılan kişilerin sunum sırasında soramadıkları ya da sunum sonrasında akıllarına gelen bazı sorular olabilir.
E-posta adresi, kullanılan sosyal medya hesapların kullanıcı adları gibi bilgileri izleyicilerle paylaşmak, katılımcıların sorularına kolayca cevap bulmalarını sağlar.
Katılımcılara Teşekkür Edilmesi
Sunumu sonlandırmadan ve katılımcılara veda edilmeden önce eğitime katıldıkları ve zaman ayırdıkları için onlara teşekkür ederek eğitimi sonlandırmak, sunum sırasında takip edilecek hiyerarşinin son adımıdır.
SUNUM SONRASINDA
Sanal alanda sunum yapıldıktan sonra da katılımcıların her zaman eğitimciyle iletişim halinde kalabileceğini belirtmek bunu hissettirmek sunumun verimliliği açısından önemli bir faktördür.
İzleyicilerle materyalleri paylaşmak, etkinlik sonrasında da iletişim halinde olmak sunumu etkili kılan faktörlerden birisidir.
Materyallerin Paylaşılması
Hazırlanılan PowerPoint dosyasını, konu ile ilgili makale, kitap ya da film önerilerini yetkili kişiler aracılığıyla katılımcılara ulaştırıp onların ilerleyen zamanlarda da bu dosyalardan yararlanmasına fırsat tanımak önemlidir.
Katılımcıların Sorularını Yanıtlamak
Katılımcılar, eğitim esnasında soramadıkları ya da sonrasında akıllarına takılan soruların cevaplarına ulaşmak için eğitimciyle iletişime geçmeye çalışırlar.
İrtibat kurmaya çalışan ve sorularını ileten kişilere özenli cevaplar vermek ve onlara istedikleri her zaman sorularını sorabileceklerini belirterek katılımcıların, sorularının özveriyle cevaplandırıldığını ve etkinlik sonrasında da onlara değer verildiğini hissetmeleri sağlanabilir.
Etkileşim Halinde Olmak
Eğitim sonrasında sosyal platformlardan bağlantı isteği atan kişilerin isteklerini kabul edip etkileşim içerisinde kalmak; onların duygu ve düşüncelerine önem verildiğini gösterir.
Onların paylaşımlarını beğenip yorum atmak, sürekli irtibat kuran kişilere zaman zaman halini hatırını sormak ya da eğitimlere ilgi ile katılan kişileri özel olarak başka eğitimlere davet etmek gibi yöntemleri kullanarak izleyicilerle etkileşim içerisinde bulunulur
Yazının sonuna yaklaşırken cümleler şu şekilde bir araya getirilebilir: Sanal platformlarda yapılan sunumlar, video konferans araçları üzerinden yapılır. Ses ve görüntü kalitesinin gelişmiş olduğu, kullanım kolaylığı olan platformları tercih etmek etkili bir sunum sürecinin geçirilmesini sağlar.
Uzaktan yapılacak sunumlar için kolay kullanım sağlayan, arayüzüyle kaliteli ses ve görüntü hizmeti veren OCTAPULL’un OctaMeet video konferans aracı tercih edilebilecek uygulamalar arasında yer alır. OctaMeet’i 7 gün ücretsiz denemek ve etkili sunumlar gerçekleştirmek için hemen tıklayın.
OctaMeet gibi video konferans çözümleri sayesinde pandemi süreciyle birlikte uzaktan yapılan sunum sayısı gitgide artmaya başladı. Çoğu şeyde olduğu gibi etkili bir sunum gerçekleştirmek için göz önünde bulundurulması gereken bazı noktalar vardır.
Bu noktalar doğru font ve renk seçimi, açık ve öz metinlerin oluşturulması ya da sunumun pratiğinin yapılması gibi sunum öncesinde; selamlaşma ve tanışma, zamanı iyi yönetmek, iletişim bilgilerinin paylaşılması gibi sunum sırasında; izleyicilerin sorularını cevaplamak, katılımcılarla etkileşimde kalmak gibi sunum sonrasında yapılacaklar olarak sıralanabilir.
