Günümüzde dijital dönüşümün etkisiyle esnek çalışma modellerine olan ilgi artarken çalışan ve işletme ihtiyaçlarına bu modellerde büyük değişimler geçiriyor.
Özellikle uzaktan ve hibrit çalışma düzenini benimseyen çalışanlar ve işletmeler için ortak çalışma alanları ve özel ofis kiralama hizmeti sunan coworking alanlarına olan ilgi artıyor ve uzaktan çalışma kültüründe önemli bir yer ediniyor.
Ortak çalışma alanları, çalışanlara uzaktan ve hibrit çalışma sisteminin getirdiği olumsuz etkileri büyük ölçüde azaltıyor. Ayrıca, özel çalışma alanları, düşük maliyet, esnek çalışma düzeni, networking imkânı ve daha iyi iş-yaşam dengesi gibi avantajlar sunuyor.
Bu noktada, uzaktan çalışma sisteminin işleyişi için gerekli olan video görüşme araçları, coworking çalışma modelinde de çalışanların iş birliğini geliştirme ve iletişimi güçlendirme noktalarında önem taşıyor.
Yerli ve yenilikçi bir video konferans çözümü olan OctaMeet, işletme ve çalışanlara iş süreçlerinde kullanabilecekleri kullanıcı dostu bir arayüz ve güçlü bir altyapıya sahip bir platform sunarak bu süreçlere destek oluyor.
Coworking (Ortak Çalışma) Nedir?
Coworking kavramı, bir ofis veya çalışma alanının paylaşılmasını, ekipler veya birbirinden bağımsız çalışanların bu alanda ortaklaşa olarak çalışmasını ifade eder.
Coworking space olarak da adlandırılan bu ortak çalışma alanlarında çalışanlar, üyelik paketlerine göre başkaları ile birlikte çalışabilir ya da kendilerine ait özel ofisler veya alanlar kiralayabilirler.
Bu üyelikler aylık, haftalık ve günlük olduğu gibi esnek ve süresiz olarak da alınabilir. Bazı alanlar 7 gün 24 saat hizmet verirken bazıları belirli saatlerde hizmet sunar.
Ortak çalışma alanları, uzaktan çalışan ekiplere iş süreçlerinin sürdürülmesini ve desteklenmesini sağlayarak tam donanımlı ofis alanları sunar.
İhtiyaç duydukları hızlı internet bağlantısı, sessiz çalışma ortamı, yazıcı ve tarayıcı gibi teknik ekipman desteği sağlar. Ayrıca, toplantı, seminer, eğitim ve çeşitli etkinlikler için konferans salonlarından yararlanılabilir.
Çalışanlar, bu alanlarda düzenlenen etkinliklere katılarak bağlantılarını artırabilir ve gelişimlerini destekleyebilirler.
Özellikle uzaktan ve hibrit düzeni benimseyen işletme çalışanları, coworking alanları ile home office ortamının getirdiği dikkat dağınıklığı, iş ve yaşam dengesi sorunları ve motivasyon eksikliği gibi durumların önüne geçebilirler ve daha verimli bir biçimde çalışabilirler.
Coworking Alan Çeşitleri Nelerdir?
Çalışanların coworking alanlarında yararlanabilecekleri farklı alanlar bulunur. Bu alanlar şunlardır:
- Toplu veya Bireysel Çalışma Alanları: Çalışanların ya da ekiplerin bir arada ya da tek başlarına çalışabileceği açık veya kapalı ofis alanlarıdır.
- Açık Mutfak ve Kantin Alanları: Çalışanların yemek yapabileceği veya atıştırmalıklarını hazırlayabileceği donanımlı mutfaklar ve kafeterya alanlarıdır.
- Toplantı, Konferans ve Sosyal Etkinlik Salonları: Ekip toplantıları, eğitim seminerleri, konferanslar veya sergiler için rezerve edilebilen profesyonel alanlarıdır.
- Dinlenme Odaları ve Sosyal Alanlar: Uzaktan çalışanların sosyalleşebileceği, masa oyunları veya diğer aktivitelerle vakit geçirebileceği, kısa molalar verip dinlenebileceği konforlu dinlenme alanlarıdır.
Coworking Alanlarının Sunduğu Hizmetler Nelerdir?
Ortak çalışma alanları, çalışanları destekleyen birçok hizmet sunar. Bu hizmetleri şu şekilde özetleyebiliriz:
- Tam Donanımlı Ofis Ortamı: Hızlı internet altyapısı, ergonomik ofis mobilyaları, yazıcı ve tarayıcı gibi ekipmanlara erişim sunar. Böylelikle uzaktan çalışanlar, bu alanlara yalnızca bilgisayarlarını getirerek işlerini kolaylıkla yürütebilirler.
- Yiyecek ve İçecek İkramları: Çalışanlara gün boyunca ücretsiz atıştırmalıklar ve çay, kahve ve su gibi içecekler sunan kantin ve kafeteryalar bulunur. İkramlar genellikle sınırsızdır.
- Özel Alanlar ve Hazır Ofisler: Çalışanlar ve işletmeler, ihtiyaçlarına göre hazır ofisler ve özel alanlar kiralayarak bu alanlara taşınabilir, ortak erişime kapalı bu bölümlerde iş süreçlerini yürütebilirler. Küçük işletmeler bu alanları tercih ederek ofis tasarımı gibi düzenlemeler ile ilgilenmek zorunda kalmaz.
- Konferans Salonları: Uzaktan çalışanlar ortak alanlardaki diğer çalışanlarla birlikte Workshoplar, eğitimler ve kurslar gibi etkinliklere katılabilirler ve kendileri ile aynı sektörden kişiler ile bağlantı kurabilir. Dilerlerse bu alanları toplantılar için ücretsiz veya düşük maliyetli olarak kiralayabilirler.
- Sekreterlik ve Sanal Ofis Hizmeti: Bazı coworking alanları, yeni kurulan veya yasal bir kurumsal adrese ihtiyaç duyan işletmeler için sanal ofis hizmeti sunar. Ayrıca, kiralanan özel alanlar ve sanal ofisler için sekreterlik hizmetinden yararlanılabilir.
Kimler Coworking Alanlarını Tercih Edebilir?
Coworking alanları, uzaktan çalışan freelancer’lar, serbest çalışanlar, bir şirkete bağımlı veya yarı bağımlı çalışanlar ve küçük ekipler tarafından sağladığı birçok avantaj nedeniyle tercih edilebilir.
Startup’lar ve yeni kurulan işletmeler ofis alanı kiralamak için yeterli bütçeye sahip olmayabilir. Bu noktada, bu alanların uygun maliyetli ofis çözümleri sunduğunu söyleyebiliriz.
Özellikle uzaktan ve hibrit çalışan bireyler, bu sistemlerin getirdiği izolasyon ve yetersiz koşullara sahip home office ortamları gibi sorun ve zorluklardan etkilenebilirler. Bu nedenle coworking alanları, bu çalışanlar için bu olumsuz durumları önleyen ve üretkenliklerini artıran uygun çözümler olabilir.
Coworking Uzaktan Çalışmanın Getirdiği Hangi Sorunlara Çözüm Sunuyor?
Bazı uzaktan çalışanlar, uzaktan çalışma sisteminin getirdiği motivasyon eksikliği, sosyal izolasyon, iş ve sosyal yaşam dengesini sağlayamama, fiziksel ekipmanların yetersiz olması, internet ve veri güvenliği endişeleri, takım çalışması eksikliği gibi olumsuz durumlardan etkilenebilirler.
Coworking alanlarının çözüm sunduğu uzaktan çalışmada yaşanan sorunlardan bazıları şunlardır:
Sosyal İzolasyon
Coworking alanları, uzaktan çalışanların aynı alandaki diğer çalışanlar ile sürekli olarak etkileşimde olmasını sağlar ve dolayısıyla sosyal izolasyonu önler. Böylelikle çalışanların motivasyonları yükselir ve üretkenlikleri de olumlu etkilenir.
Uygun Fiziksel Ekipman Eksikliği
Uzaktan çalışanlar, evdeki çalışma ortamlarında çeşitli fiziksel ekipmanlara ve uygun bir çalışma düzene sahip olmayabilirler. Ortak çalışma alanları, çoğunlukla kullanışlı ofis mobilyalarına sahiptir ve çalışanlara gerek duyabilecekleri araçları sunarak kolaylık tanır.
Yetersiz İnternet Altyapısı ve Güvenlik Sorunları
Ortak ofisler sundukları stabil, güvenli ve yüksek hızlı internet hizmeti ile iş süreçlerinin uzaktan ve kesintisiz bir şekilde ilerlemesini destekler ve veri güvenliği gibi endişeleri ortadan kaldırır.
Takım Çalışmasının Olumsuz Etkilenmesi
Uzaktan çalışanlar, home office ortamlarda yürüttüklerinden dolayı zaman içinde takım çalışmasını sürdürmede sorunlar yaşanabilir ve bireysel çalışmayı tercih edebilirler. Fiziksel ofis ortamı, bağlılık duygusu oluşturabilir ve takım çalışmasını geliştirmeye teşvik edebilir.
Uzaktan Çalışan Ekipler Coworking Alanlarını Nasıl Kullanabilir?
Uzaktan çalışma modeli, günümüz iş dünyasında giderek daha da yaygınlaşıyor. Ancak sanal bir ofis ortamında çalışma, diğer profesyoneller ile bağlantı kurma ve motive olma için yeterli olmayabilir.
Bu bağlamda coworking alanları, uzaktan çalışan ekipler için fiziksel bir çalışma ortamı sağlayarak ekip üyelerinin daha verimli çalışmasını destekleyen yenilikçi ve etkili bir çözüm sunar.
Ekipler, düzenli toplantılar ve eğitimler için konferans salonlarını kullanabilir, ortak çalışma alanlarında diğer çalışanlar ile iş birliği ve koordinasyonu geliştirebilirler ve beyin fırtınası gibi yaratıcı oturumlar düzenleyebilirler.
Ayrıca, sosyal etkileşim fırsatları ve ofis ortamında çalışma uzaktan ekiplerin verimliliklerini ve üretkenliklerine olumlu etkilerde bulunur.
Ortak çalışma alanlarının sunduğu teknik altyapı ve profesyonel çalışma atmosferi, uzaktan çalışanların sosyalleşmelerine ve motive olarak işlerini daha etkili ve başarılı bir şekilde yürütmelerine yardımcı olur.
Bu bağlamda, coworking alanlarının uzaktan çalışan ekiplerin hem profesyonel hem de sosyal ihtiyaçlarını karşılamak için ideal bir ortam sağladığını söyleyebiliriz.
Coworking Uzaktan Çalışan Ekipler için Nasıl Avantajlar Sunuyor?
Özel Çalışma Ortamı Sunar
Uzaktan ve hibrit çalışanların istedikleri zamanlarda çalışmalarına imkân tanıyan Coworking alanları, özel ve ortak ofisler ile uygun bir çalışma ortamı sunar.
Kendilerine ait masalarda ve alanlarda dikkat dağıtıcı unsurlar olmadan ve odaklanmış bir şekilde işlerini sürdürme olanağına sahip olurlar. Böylelikle daha profesyonel bir ortamda çalışabilirler, ayrıca verimlilikleri ve üretkenlikleri de bu durumdan olumlu etkilenir.
Maliyet Açısından Avantajlıdır
Ortak ofisler, yalnızca kullanılan alanlar ve seçilen abonelik süresi için ödeme gerektirir. Ayrıca, kullanılan elektrik, ofis eşyaları ve diğer hizmetler için ekstra ücret bulunmaz.
Bu sayede, özellikle küçük işletmeler bütçesi kısıtlı olan işletmeler maliyetten tasarruf edebilir ve kaynaklarını ürün geliştirme gibi yüksek öncelikli alanlara yönlendirerek büyümelerini destekleyebilir.
Bağlantı Kurma ve İş Birliği Olanakları Sağlar
Ortak çalışma alanları, çalışanlara yalnızca ofis alanları değil, aynı zamanda ağ kurma (networking) imkânı da sunar. Böylelikle uzaktan çalışanlar kendileri ile aynı veya farklı alan ve sektörlerden profesyoneller ile tanışabilir ve yakın ilişkiler kurabilirler.
Ayrıca, bu alanlarda düzenlenen etkinlik, eğitim, konferanslara ve sosyal aktivitelere de katılabilirler. İşletme sahipleri ağlarını genişleterek yeni iş ortaklıkları kurabilirler ve daha fazla müşteriye ulaşabilirler.
İş ve Yaşam Dengesini İyileştirir
Uzaktan çalışmanın getirdiği esneklik, iş ve özel yaşam dengesini olumsuz etkileyebilir, bu durum çalışan motivasyonunun düşmesini ve stresin artmasına neden olabilir.
Bu noktada, ortak çalışma alanları, çalışanların sosyal ve kişisel yaşamlarına daha çok zaman ayırabilmelerini sağlar. İdeal ve esnek bir çalışma ortamı sunar ve bu dengenin sürdürülmesine destek olur ve çalışanların daha mutlu, üretken ve motive olmalarını sağlar.
Esnek Çalışma Düzeni Sunar
Ortak çalışma alanları, uzaktan ve hibrit çalışanlara kendi saatlerini belirleme ve istedikleri zaman çalışma olanağı tanır. Özellikler belirli çalışma saatleri olmayan çalışanlar ve freelancer’lar için esneklik sağlar.
Çalışanlar, uygunluklarına göre istedikleri saatlerde bu alanlarda işlerini tamamlayabilirler ve çalışma düzenleri doğrultusunda günlük, haftalık, aylık ve esnek üyelik paketlerin arasından uygun olanı seçebilirler.
Uzaktan çalışanları, kendilerine yakın coworking alanlarını tercih edebilir, trafikte zaman kaybetmeden bu alanlarda daha rahat ve verimli bir çalışabilirler.
Birlikte Çalışma Kültürünü Teşvik Eder
Ortak çalışma alanları, uzaktan çalışanları takım kültürü benimseme, öğrenmeye sürekli açık olma ve geri bildirimler ile kendilerini geliştirme konularında teşvik eder.
Çalışanlar, mesleki gelişimlerini ve sürekli öğrenmeyi destekleme amacı ile düzenlenen etkinliklere katılabilir ve çeşitli konularda uzman ve profesyonellere ulaşma imkânına sahip olabilirler.
OctaMeet Uzaktan ve Hibrit Çalışanları Destekler
Home office modelinde olduğu gibi coworking alanlarında çalışanlar için de etkili ve sağlıklı iletişimin sağlanması ve iş birliğinin geliştirilmesi, iş süreçlerinin devamı için oldukça önemlidir.
Bu durum, sanal toplantı ve görüşmeler yapılmasına olanak tanıyan video görüşme yazılımlarının kullanımını daha da gerekli bir hâle getirmiştir.
Yerli ve yenilikçi bir video konferans uygulaması olan OctaMeet uzaktan çalışan serbest çalışanlara ve işletmelere güçlü ve güvenli bir platform sunar.
Türkiye’de bulunan veri merkezi, uçtan uca şifreleme ve üst düzey güvenlik önlemleri ile kullanıcı verileri güvenle saklanır, görüşme ve toplantılar üst düzey gizlilik ile sürdürülür.
Kolaylıkla Toplantılar Planlayın ve Görüşmeler Yapın
OctaMeet, sanal birebir görüşmeler ve toplantıların yanı sıra Webinarlar ve Workshoplar gibi eğitimlerin hızlı bir şekilde planlanmasına ve düzenlenmesine olanak tanır. Anlık toplantıların yanı sıra toplantı odaları özelliği ile rutin toplantılar düzenli olarak gerçekleştirilebilir.
Takvim entegrasyonu ile kullanıcılar Outlook, Gmail ve iCloud e-posta hesaplarını entegre edilebilir, bu hesaplar ile OctaMeet’e kaydolabilir ve giriş yapabilirler.
Toplantılar bu platformlarda görüntülenebilir ve kolaylıkla katılım sağlanabilir. Ayrıca, otomatik hatırlatıcılar ile davet edilen katılımcılara e-posta olarak bildirimler ve katılım bağlantıları gönderilebilir.
İnteraktif Araç ve Özelliklerden Yararlanın
OctaMeet, uzaktan ve hibrit çalışan takımları destekleyen ve takım etkileşimini artıran birçok interaktif araç sunar. Beyaz tahta ve üzerine yazma (annotation) araçları ile çizimler yapılabilir, materyallerin ve belgelerin üzerine yazılabilir ve diğer takım üyeleri ile kolayca paylaşılabilir
Ekran ve toplantı notların paylaşılabilir, sunumlar yapılabilir, bu sayede görüşmeler görsel içerikler ile desteklenerek daha ilgi çekici hâle getirilebilir. Toplantı kayıtlarının paylaşımı ile katılamayan takım üyeleri ile toplantı gündeminden haberdar edilebilir.
Ayrıca, el kaldırma, şanslı katılımcı seçme, gerçek zamanlı altyazı oluşturma gibi özellikler ile katılımcılar arası etkileşim artırılabilir ve iletişim güçlendirilebilir. İş birliği ve takım çalışmasının pekiştirilmesi ile motivasyonunun ve başarısının yükseltilebilir.
Uygulama İçi Mesajlaşma ile Her Zaman İletişimde Kalın
Uygulama içi mesajlaşma özelliği, uzaktan çalışan takımların hem toplantı sırasında hem de sonrasında sürekli iletişimde kalmasını sağlar. Takım üyeleri birbirlerine iş süreçlerine dair geri bildirimler verebilir, sorularını yöneltebilir, yorumlar ve reaksiyonlar bırakabilirler.
Ayrıca, dahili bulut depolama alanı, harici depolama platformlarına olan gereksinimi ortadan kaldırır. Böylelikle ekip üyeleri dosyaları ve belgeleri çevrim içi olarak OCTAPULL güvencesi ile saklayabilir, diledikleri zaman erişim sağlayabilir ve paylaşım yapabilirler.
Gelişmiş Host Kontrollerinden Yararlanın
OctaMeet, toplantıların verimli olarak sürdürülebilmesi için gelişmiş host kontrolleri sunar. Katılımcılar seçilerek davetler gönderilebilir, toplantılara katılmaları teşvik edilir ve toplantı sırasında her bir katılımcıya eşit söz hakkı verilebilir.
Toplantı sahipleri, katılımcıların mikrofon, kamera ve ekran paylaşımı ayarlarını kontrol edebilir, böylelikle toplantı ve görüşmelerde seslerin anlaşılamaması gibi sorunların önüne geçilebilir.
Sunum yapacak katılımcılara sunum ve materyaller paylaşmaları ve soru-cevap araçlarının kullanımı için yetki verilebilir. Ayrıca, katılımcılar bulanık ve sanal arka planlar seçebilir ve gizliliklerini artırabilirler.
Size uygun lisans planını bulmak ve çözümümüz hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz ürün ekibimizle bir demo görüşmesi planlayabilirsiniz.
OctaMeet ücretsiz ve sınırsız birebir görüşmeler sunuyor. Bugün kayıt olarak OctaMeet’in sağladığı avantajlardan 30 gün boyunca ücretsiz olarak yararlanabilirsiniz.
