Koronavirüs salgınından sonra sorumlulukları evden çalışmaya uygun olan her şirket evden çalışma sistemine geçiş yaptı. Bu çalışma modeli pandemi sona erdikten sonra da pek çok sektörde sürmeye devam ediyor. Artık hibrit çalışanlar iş yerine gitmektense esnek çalışma sistemine geçiyor.
Uzaktan çalışma sürecinin devam etmesi veya en azından hibrit çalışma modeline dönmesi sebebiyle pek çok şirket de iş akış yönetiminin bazı araçlar ile daha kolay yürütülebildiğinin farkına vardılar.
İstediği yerden çalışmayı çalışanlarına hibrit çalışma modelinin avantajlarından biri olarak sunan şirketler de aynı zamanda ekiplerini takip etme organizasyonlarını yönetme konusunda gelişiyor.
İş Akışı Nedir?
Daha çok İngilizce karşılığı olan “workflow” ile de bilinen iş akışı, yürütülmesi gereken işlerin geçeceği aşamaların hangi kurallara göre devam edeceğini gösteren bir algoritmadır.
İş akışı, planlanan bir işten tamamlanan bir işe giden süreci; ham haldeki bir fikirden işlenmiş bir sonuca olan gidişi tanımlar.
İş Akışı Uygulamaları Nedir?
İş akışı uygulamaları, bir kuruluş içindeki görevlerin ve süreçlerin yürütülmesini kolaylaştıran yazılım programlarıdır.
Genellikle yinelenen görevleri otomatikleştirerek, iş akışı ilerlemesini yönetip izleyerek ve ekip üyeleri arasındaki iletişimi ve iş birliğini kolaylaştırarak iş operasyonlarını düzene koymak ve optimize etmek için kullanılabilirler.
Hibrit Çalışanlar İçin İş Akışı Uygulamalarının Faydası Ne?
- İş takibini yapmak çok daha kolaylaşır.
- Günün büyük kısmının faydasız toplantılarla geçerek verimsizleşmesine engel olur.
- Zaman yönetimini sağlar.
- E-posta trafiğinin önüne geçer.
- Gözden kaçan e-postaları, görev atamalarını ve yanlış anlaşılmaları minimuma indirir.
- Kurum kültürünün belirlenmesini, korunmasını ve sürdürülmesini sağlar.
- Takım çalışmalarında iş birliği imkanı tanır.
- Diğer araçlarla entegre olarak işleri kolaylaştırır.
- Çalışanların iş saati dışında veya mesai saatinde, ne zaman isterse çalışarak daha verimli olmasını sağlar.
Hibrit Çalışanların Kullandığı İş Akışı Uygulamalarına Örnekler
İş akış yönetimi uygulamalarına örnek olarak
- Proje yönetimi yazılımı,
- Belge yönetim sistemleri,
- Satın alma siparişleri için kullanılan yazılımlar,
- Faturalar ve diğer iş belgeleri için kullanılan onay sistemleri verilebilir.
Özellikle hibrit modelin benimsenebildiği finans, pazarlama, IT, kamu, iş geliştirme, danışmanlık gibi sektörlerde tercih edilebilir.
İş süreçlerinizde kullanabileceğiniz pek çok araç bulunmaktadır. Ancak sektörünüze, tercihinize ve dijital dönüşümün şirketinizdeki yerine göre bu araçlar değişiklik gösterebilir.
Hibrit çalışma modeline geçişte kullanılabileceğiniz bazı iş akışı araçlarını sizler için aşağıda listeledik. Hibrit çalışanların çalışma koşullarına olumlu katkı yapan ve bu nedenle en çok tercih edilenleri ise detaylandırdık.
- Asana
- Trello
- JIRA
- OctaSales
- Monday.com
- Wrike
- Smartsheet
- Nintex
- Microsoft SharePoint
- DocuSign
- Adobe Sign
Asana
Asana, takımların iş takibine yardımcı olmak için tasarlanmış profesyonel bir uygulamadır. Tüm çalışanların tek bir yerde toplanmasını sağlamayı amaçlar.
Kullanımı ve diğer araçlarla entegrasyonu kolay olduğu için tercih edilebilmektedir. Ayrıca küçük bir ekibi olan hibrit çalışanlar ücretsiz sürümü de süre sınırı olmadan kullanabilmektedir.
Trello
Trello, ekibinizin planlama yapmasını sağlayan, projelerde iş birliği yapma imkanı sunan, iş akışlarını düzenlemeye yardımcı olan ve ilerlemeyi görsel, üretken ve verimli bir şekilde takip etmenizi sağlayan esnek bir iş yönetimi aracıdır.
Bunlara ek olarak bu uygulama, beyin fırtınasından planlama ve uygulamaya kadar geçen süreçte her önemli adımı göz önünde bulundurmanızı sağlar. Ayrıca ekip arkadaşlarının birlikte çalışıp tamamladığı günlük görevleri yönetir.
JIRA
JIRA görev takibi, bug izleme, yazılım proje yönetimi gibi çeşitli süreçleri bir arada yürütmeyi sağlayan bir yazılımdır. Farklı ölçekteki işletmeler için de uygun olan JIRA takımlar, paydaşlar ve proje yöneticilerinin iş birliğini arttırır.
Monday.com
İş akışlarını istediğiniz gibi şekillendirmenizi sağlayan Çalışma İşletim Sistemi olan monday.com, herhangi bir iş akışını ihtiyaçlarınıza göre özelleştirerek ekibinizin uyumunu, verimliliğini ve üretkenliğini artırmanıza yardımcı olur.
OctaSales
OCTAPULL tarafından DCM iş modeli için hazırlanan OctaSales, planlama ve raporlama modülleri barındıran video konferans çözümü sayesinde saha ekiplerinin operasyonlarını uzaktan yürütebilmelerini sağlıyor.
Özellikle saha ekipleri olan satış şirketleri için çözüm sunan OctaSales, şirketlerin vakitten ve nakitten tasarruf etmesini sağlıyor. Operasyonları tek bir kanaldan takip etme imkanı sunuyor.
OctaSales bunlara ek olarak; müşteri görüşmelerini de aynı platformdan yapmanızı sağlıyor. Hiyerarşik iş akışı şeması ile verimliliğinizi artırmaya yardımcı oluyor. Bunların yanı sıra, raporlama ve planlama modülleri iş takibini kolaylaştırıyor.
OctaSales’in merkezi planlama sistemi ve bireysel planlama sistemi özellikleri ile alt ekiplerin planlarını üst yönetime onaylatması veya üst yönetimin planlarını çalışanlara iletmesi süreçlerini e-posta trafiği ortaya çıkmadan, hiçbir detay gözden kaçmadan ve teslim tarihini aksatmadan tek bir platform üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
OctaSales’i şimdi 14 gün ücretsiz denemek için hemen tıklayın.
