2023 yılında, hibrit çalışma modeli o kadar yaygın hale gelecek ki (şirketlerin %60’ı pandemi sonrası da hibrit çalışma modeline devam etmek istiyor) basitçe ‘çalışma’ olarak bahsedilecek. Fakat bu gerçekleşene kadar, süreçteki zorluklar başımızı ağrıtmaya devam edecek. Herkes için uygun, mükemmel bir çözümümüz olmadığına göre, bu önerileri ağrısız bir geçiş süreci için göz önünde bulundurun.
1. Kendi Hibrit Çalışma Modelinizi Herkesi Dahil Ederek Tanımlayın
Bütün organizasyonlara uyacak, süper bir hibrit çalışma düzeni yok. Bu yüzden kurum kültürüne ve çalışanlara uygun bir sistem üretmeniz gerekiyor. Şirketteki herkesi dahil ederek oluşturacağınız bir model, başarının anahtarı olacaktır.
Şirket içerisinde tepeden inme kararlar vermeyi bırakın. Çalışanlara tercihlerini sorun ve bunları yerine getirmeye çalışın. Yoksa şirket içerisinde çalışan memnuniyetsizliği hakim olabilir, bu da verimi düşürür.
Şirket içerisinde ‘ofisin’ ne için kullanılacağına karar verin. Buna karar verirken, hangi yapının sizin için en verimlisini olacağını düşünün. Önce çalışanlarınıza, ardından müşterilerinize uygun bir yapı bulmaya çalışın.
En popüler hibrit çalışma düzenlerinden birisi; haftanın belirli günleri ofisten, belirli günleri ise uzaktan çalışıldığı yapı. Bazı şirketler ise ayda birkaç gün ofiste buluşuyor sadece. Hangi düzeni benimseyeceğinizi, önerdiğimiz kriterlere bakarak kararlaştırmanız gerekiyor.
Ofisin kullanım amacının belirlenmesi önemli. Ofisi;
- İş birliğini artırmak,
- Çalışanlar arasındaki ilişkiyi güçlendirmek için kullanabilirsiniz.
Fakat sadece alışkanlıktan ötürü insanları ofise gelmeye zorlamayın, insanların ofise gelmesinin bir sebebi olsun. Bu yukarıdakilerden birisi olabilir.
Ofis yerine bulacağınız alternatifler, şirket bütçenize de katkı sağlayacaktır.
2. Çalışanlarınıza Güvenin
Çalışanların kendilerini nasıl daha iyi hissediyorlarsa o çalışma modeline geçmelerine izin verin. Sonuç daha mutlu ve daha iyi performans gösteren çalışanlar olacaktır.
Çalışanların performansını ölçmek için, ne kadar çalıştıklarına süre olarak bakmak yerine tamamladıkları işlere bakın. Şirkete ne kadar zamanını ayırdığı değil, ne kadar iş bitirdiği önemli. Ofis ortamında yapılan performans takip süreçleri, evden çalışmada aynı verimi göstermeyecektir.
Uzaktan çalışmanın en büyük problemlerinden birisi ‘verimli ve hazır görünmek’. Fakat çalışanların sürekli ‘online’ olmaları için enselerinde boza pişirmeyin! Bunun yerine onları hedefleri tamamlamaya teşvik edin.
Ofis çalışanları da ofiste bulundukları 8 saat boyunca verimli olarak çalışmıyorlardı. Meslektaşlarla yapılan sohbetler, kahve molaları bu sürenin içerisindeydi. Yöneticiler verimliliği ölçmek için ‘saatlere’ bakmayı bırakmalı ve çalışanlara güvenmeli.
Eğer işler tamamlanıyor fakat kısa sürede bittiği için çalışanlar ‘çalışıyor gibi gözükmek için’ ekstra efor sarf ediyorsa, işleri biraz daha zorlaştırmayı düşünün.
Çalışanların katılımını ve iletişimi yüksek tutmaya çalışın. Yoksa ‘karpuz etkisi’ yaşayabilirsiniz. Yüzeyde ‘yeşil’, güzel bir performans gözükürken, onun altında mutsuz çalışanları temsil eden koca bir ‘kırmızı’ alan. Böyle durumlar şirketiniz için sıkıntı yaratacaktır.
3. Online Toplantı Düzenini Gözden Geçirin
Yeni çalışma modelinde, insanlara yardımcı olmak isteyen bir kafa yapısına geçmeniz gerekiyor.
Çalışmanın yeni yöntemlerini keşfetmemiz gerekiyor. Mesai saatlerinde arka arkaya yapılan bir sürü ‘online toplantı’, ‘gerçek işi’ yapmak için zaman bırakmayabilir. Akşamları ve hafta sonu bu işleri yapmak zorunda kalmak ise, kimsenin hoşuna gitmez.
İnsanlara yardımcı olmak isteyen bir kafa yapısı edinin; insan ilişkilerinin nasıl ilerlediğini anlayın ve iş hayatını bu ihtiyaç ve alışkanlıklara göre düzenleyin.
Ayrıca, ‘online toplantılarda’ sadece iş üzerine konuşmayın. Konu dışı biraz sohbet etmek hem sizi birbirine bağlar, hem de stresi azaltır.
4. Sosyal İletişim İçin Fırsatlar Yaratın
Zoom’da beraber kahve içmek gibi basit fikirleri bırakın ve sanal ofis, bilgi yarışmaları, ‘buddy sistemi’ gibi yenilikleri hayatınıza sokun.
- ‘Çalışma arkadaşı’, yeni çalışanlara mentor görevini üstlenebilir. Çalışanın ilk aylarında düzenli toplantılar yaparak çalışanın oryantasyon sürecini takip edebilir. Bu da paylaşım ve öğrenme için bir fırsat sunar; bu özellikle daha tecrübeli çalışanların tecrübelerinden yararlanmak isteyen genç çalışanlar için faydalı olacaktır.
- Ofise gelmedikleri zaman da çalışanlarınızı dışarda yürüyüşler yapmaya teşvik edin. Bu yürüyüşler sırasında çalışanlarınızın birbiriyle konuşmasını sağlamak faydalı olacaktır. Hem egzersiz yapacaklar, hem de sosyal bağlarını kuvvetlendirme imkanı bulacaklar. Ayrıca video konferans yorgunluğundan kurtulmak için de bir şans olabilir.
- Sanal ofis saatleri oluşturarak, çalışanların bir araya gelmesini sağlayabilirsiniz. Belirlenmiş zamanda ofiste buluşan insanlar, işle alakalı beyin fırtınaları yapabilir veya tamamen alakasız konularda sohbet ederek sosyalleşebilir.
- Uzaktan çalışma modeliyle, tüm çalışanları senkronize çalıştırmak istenir. Çalışanların belirli video konferans odalarına katılarak; kameraları ve mikrofonları açık bir şekilde çalışmaya teşvik edebilirsiniz. Herkes için işe yaramasa da, bazı çalışanların sorumluluk duygusunu ve üretkenliğini artıracaktır.
5. Doğru Araçlardan Yardım Alın
Doğru uygulamalardan ve araçlardan yararlanmak, iş birliğini geliştirmenin yanı sıra çalışanların da aldığı keyfi artırır. Günlük hayatımızda bu araçları kullanırken amacını bilmeden kullanmak ya da aracın verimliliğimize bir katkıda bulunmadığını görmek bizi mutsuz eder.
İş akışı içerisinde verimliliği artıracak uygulamaları doğru kişilerin kullanımına açmak, verimliliği çok artıracaktır. Fakat bir uygulamadan yeteri kadar verim alamadığınızı hissettiğiniz zaman da ondan vazgeçmekten korkmayın.
Hibrit çalışma modelinde ihtiyaç duyduğunuz online toplantıları gerçekleştirmek için OCTAPULL’un yüksek görüntü ve ses kalitesi sunan uygulamalarına göz atmayı unutmayın.
Hibrit çalışma modelinde verimi artırmak için verdiğimiz öneriler, size 2023’te çok daha verimli çalışma alanları yaratacaktır. Bu önerilerle hibrit çalışma dönüşümünün zorluklarını hasarsız bir şekilde atlatabilirsiniz.
Gelecekte direkt ‘çalışma’ olarak bahsedeceğimiz hibrit çalışma modeli dönüşümü için, sizin verebileceğiniz öneriler var mı?
