Onboarding, her organizasyon için kritik bir süreç olup hem işveren hem de çalışanlar için pozitif sonuçları olan bir yöntemdir. Genellikle işe alım sürecinin bir parçası olarak kabul edilen onboarding, birkaç hafta veya aylık bir zaman dilimini kapsayacak şekilde tasarlanır.
Bu yazımızda, onboarding sürecinin ne olduğu, nasıl uygulandığı ve oryantasyonla olan farkları gibi konulara değineceğiz. Başarılı onboarding stratejilerine örnekler vererek karşılaşılabilecek zorluklara çözüm önerileri sunacağız.
Onboarding Nedir?
Onboarding, bir organizasyona yeni katılan çalışanların işe alım sürecinden itibaren entegrasyonunu sağlayan yönetim sürecidir. Temelde, yeni çalışanların iş yerine hızlıca adapte olmalarını, kurum kültürünü öğrenmelerini ve takım ile etkileşimde bulunmalarını hedefler.
Onboarding süreci, genellikle işe alım sürecinin bir parçasıdır, ancak sadece ilk gün veya ilk hafta ile sınırlı değildir. Aksine, bu süreç genellikle birkaç haftalık veya aylık zaman dilimini kapsar. Çalışanın uzun vadeli başarı ve entegrasyonunu desteklemeye odaklanır.
Oryantasyon ve Onboarding Arasındaki Farklar
Oryantasyon, yeni çalışanların işe başlamadan önce veya hemen sonra aldıkları ilk bilgi ve yönlendirmeleri içerir. Genellikle, şirketin genel yapısı, kültürü, politikaları, işyeri güvenliği gibi genel konuları kapsar.
Yeni çalışanlara şirketin genel yapısını, değerlerini ve temel işleyişini anlatarak hızlı bir başlangıç yapmalarını sağlamayı amaçlar. Oryantasyon, genellikle ilk günlerde veya haftalarda yoğunlaşan bir süreçtir.
Onboarding, yeni çalışanların uzun vadeli olarak şirkete entegre olmalarını sağlayan kapsamlı bir süreçtir. İlk günlerdeki bilgilerin ötesinde, işe özel eğitim, mentörlük ve performans değerlendirmelerini içerir.
Yeni çalışanların hem işleriyle ilgili becerilerini geliştirmelerini hem de şirket kültürüne daha derinlemesine dahil olmalarını sağlamayı hedefler. Bu süreç, genellikle uzun vadeli iş başarısı ve çalışan bağlılığı için önemlidir.
Farklılıklar:
- Süre ve Kapsam: Oryantasyon genellikle daha kısa ve genel bilgileri içerirken onboarding süreci daha kapsamlı ve uzun vadeli bir yaklaşım sunar.
- Konu Odakları: Oryantasyon, yeni çalışanların ilk günlerindeki temel bilgilerle sınırlıyken onboarding süreci genellikle aylarca sürer.
- Grup ve Bireysel Odak: Oryantasyon, genellikle daha çok grup eğitimlerini içerirken onboarding süreci genellikle bireysel ve işe özeldir.
Her iki süreç de yeni çalışanları şirkete entegre etmeye yönelik önemli adımlardır. Birlikte uygulandığında işe alımdan sonra çalışanların başarılı ve uzun vadeli bir kariyere yönelmelerini sağlayabilir.
Onboarding Stratejileri Nelerdir? Nasıl Uygulanır?
Onboarding stratejilerin başarıyla uygulanması, yeni çalışanların etkili bir şekilde entegre olmalarını sağlar, memnuniyetlerini artırır ve uzun vadeli başarılarını destekler. Aynı zamanda, şirket kültürünü güçlendirir ve çalışan bağlılığını artırabilir.
Önceden Hazırlık
Strateji: İşe alım sürecinde onboarding için bir plan oluşturmayı ve yeni çalışanın ihtiyaçlarını belirlemeyi kapsar.
Uygulama: Bu süreci belirli bir zaman çizelgesine ve içeriğe sahip bir plana dayandırarak gerçekleştirebilirsiniz. Yeni çalışana ihtiyaç duyduğu bilgileri ve kaynakları önceden sağlayabilirsiniz.
Karşılama ve Tanıtım
Strateji: Hoş geldin paketleri hazırlama ve ilk gün için özel bir karşılama programı oluşturma adımlarını içerir.
Uygulama: Yeni çalışana şirket kültürünü, değerlerini, takımı tanıtan materyaller hazırlayabilir ve aktiviteler düzenleyebilirsiniz. Hoş geldin paketleri içinde gerekli belgelere ve tanıtım broşürlerine yer verebilirsiniz.
Eğitim ve Gelişim Fırsatları
Strateji: İşe özel eğitim programlarını ve materyaller hazırlamayı kapsar. Bu stratejide çalışanların şirket politikalarına ve iş süreçlerine alışması amaçlanır.
Uygulama: Yeni çalışana iş süreçleri, şirket politikaları, gerekli beceriler ve eğitim kaynakları sağlayarak bu stratejiyi uygulayabilirsiniz. İşe özel eğitimler düzenleyerek kişisel ve profesyonel gelişimlerine destek olabilirsiniz.
İletişimi Güçlendirme
Strateji: Açık iletişim kanalları oluşturarak yeni çalışanın sorularına hızlı ve etkili yanıtlar vermeyi kapsar.
Uygulama: Yeni çalışanlara bir mentör atayarak iletişimlerini güçlendirebilirsiniz. Açık ofis saatleri düzenleyerek yöneticilerin ve üst düzey yöneticilerin yeni çalışanlarla iletişim kurmalarını teşvik edebilirsiniz.
Sosyal Bağların Kurulması
Strateji: Takım toplantıları ve etkinlikleri düzenlenmesi gibi sosyal bağların kurulmasını amaçlayan işlemlerden oluşur.
Uygulama: Çalışanlar arası etkileşimi artırmak için sosyal etkinlikler, takım bina etkinlikleri ve düzenli kahve molası gibi aktiviteler düzenleyebilirsiniz.
Görev Tanımları ve Beklentilerin Açıklanması
Strateji: İş tanımları ve beklentilerle ilgili net bilgilerin verilmesi, yeni çalışanların adaptasyonunu kolaylaştırabilir. Bu stratejide görev tanımlarını ifade eden rehberler oluşturma gibi adımlar bulunur.
Uygulama: Yeni çalışana iş tanıtım belgeleri ve beklentileri içeren bir rehber sağlayarak projelerde ve görevlerde nasıl başarılı olabileceklerini anlatabilirsiniz.
İlk Hafta/Olumlu Geri Bildirim Toplantıları
Strateji: İlk hafta ve ilk ayın sonunda olumlu bir geri bildirim toplantısı düzenlenmesi gibi uygulamalarda çalışanların gelişimlerini teşvik etmek amaçlanır.
Uygulama: İlk hafta ve ilk ayın sonunda düzenli geri bildirim toplantıları düzenleyerek yeni çalışanın memnuniyetini ve performanslarını değerlendirebilirsiniz. Bu değerlendirme ışığında gelişim fırsatları sunabilirsiniz.
Onboarding Sürecinde Karşılaşılabilecek Zorluklar ve Çözümler
Onboarding sürecinde çeşitli zorluklarla karşılaşmak mümkündür. Bu zorluklara karşı önceden hazırlıklı olmak ve çözümler geliştirmek, onboarding sürecinin verimli geçmesini sağlar. Sürecin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi, şirketin uzun vadeli başarısına katkı sağlayacaktır.
Çalışanın Motivasyonunun Düşmesi
Zorluk: Yeni çalışanlar, değer gördüklerini hissetmezlerse veya kendilerini yetersiz hissederlerse çalışanların motivasyonları düşebilir.
Çözüm: Başlangıçta küçük başarılar elde etmelerini sağlayabilirsiniz. Performanslarını değerlendirip olumlu geri bildirimler verebilir, ihtiyaçları hakkında iletişime geçebilirsiniz. Ayrıca ek eğitimler sağlayarak güven oluşturabilirsiniz.
Eğitim Materyallerinin Yetersizliği
Zorluk: Eğitim materyalleri eksik veya anlaşılması zor olabilir. Yeni çalışanlardan işleyişle ilgili olumsuz dönüşler alabilir, teslimde gecikmeler yaşanabilir.
Çözüm: İş süreçleri, politikalar ve beklentilerle ilgili anlaşılır eğitim materyalleri hazırlayabilirsiniz. Bu materyallere görsel öğeler ekleyebilir, ilgi çekici bir hale getirebilirsiniz. Şirket içindeki diğer çalışanlarla birebir etkileşimde bulunmalarını da sağlayabilirsiniz.
Yoğun İş Yükü
Zorluk: Yeni çalışanlar, işe alışma sürecinde yoğun bir iş yükü ile karşılaşabilirler.
Çözüm: İlk haftalarda iş yükünü yönetilebilir düzeyde tutarak bunun üstesinde gelebilirsiniz. İşe alım sonrası bir süre destek ekibi sağlayarak yeni çalışanın sorularına hızlı yanıtlar almasını sağlayabilirsiniz.
Teknolojik Zorluklar
Zorluk: Yeni çalışanlar, şirketin kullandığı sistemleri veya teknolojik araçları anlamakta zorlanabilir.
Çözüm: Kapsamlı bir teknoloji eğitimi hazırlayabilirsiniz. İhtiyaç duyulduğunda teknik destek ekibi ile iletişime geçmeleri için irtibatı sağlayabilirsiniz. Kullanıcı dostu kılavuzlar ve video eğitimleriyle bu süreci destekleyebilirsiniz.
Performans Beklentilerinin Belirsizliği
Zorluk: Yeni çalışanlar, performanslarıyla ilgili beklentiler konusunda belirsizlik yaşayabilirler.
Çözüm: Belirlenen hedefleri ve performans değerlendirme süreçlerinde açıkça iletişim kurmanız önemlidir. Yeni çalışanlarla düzenli geri bildirim toplantıları düzenleyerek performanslarını değerlendirebilir, gelişmeleri için fırsatları sunabilirsiniz.
Başarı Ölçütleri ve İyileştirmeler
Onboarding sürecinin başarısını ölçmek ve iyileştirmek için belirli başarı ölçütleri belirlemek önemlidir. İşte onboarding sürecinin başarı ölçütleri ve potansiyel iyileştirmeler:
- Yeni Çalışanın Hızlı Adaptasyonu: Yeni çalışanların iş süreçlerine ve görevlerine ne kadar hızlı adapte olduklarını ölçün. İlk hafta ve ilk ayın sonunda yapılan değerlendirme toplantıları ile adaptasyon sürecini değerlendirin.
- Performans ve Üretkenlik Artışı: Yeni çalışanların performanslarını ve üretkenliklerini ölçün. Belirlenen hedeflere ulaşma sürecini takip edin. Düzenli performans değerlendirmeleri ile güçlü ve zayıf yönleri belirleyin.
- Çalışan Bağlılığı ve Memnuniyet: Yeni çalışanların şirkete duygusal bağlılıkları ve memnuniyet düzeyleri üzerinden ölçümler yapın. İlk ayın sonunda ve ardından periyodik olarak çalışan memnuniyet anketleri düzenleyin. Geri bildirimlere göre süreci iyileştirmek üzere aksiyon planları oluşturun.
- Eğitim ve Gelişim İlerlemesi: Yeni çalışanların eğitim ve gelişim planlarındaki ilerlemeyi ölçün. İlk aylarda ve ardından periyodik olarak eğitim ilerleme değerlendirmeleri yapın. Eğitim materyallerini gözden geçirerek ve ihtiyaç duyulan konularda ek eğitim kaynakları sağlayarak süreci geliştirin.
- Onboarding Sürecinin Maliyet Etkinliği: Onboarding sürecinin maliyet etkinliğini ölçün. Maliyet etkinliği sağlamak adına sürekli iyileştirmeler yapın.
Bu başarı ölçütleri, onboarding sürecinin etkili bir şekilde uygulandığını ve sürekli olarak geliştirildiğini gösterir. Yapılan değerlendirmeler doğrultusunda, süreci daha etkili ve verimli hale getirmek için uygun iyileştirmeleri yaparak onboarding sürecini optimize edebilirsiniz.
Başarılı Şirketlerin Onboarding Stratejileri
Başarılı bir onboarding stratejisi hem çalışan hem de işveren için pek çok fayda sağlar. Örneğin; çalışanların motivasyonunu, bağlılığını ve performansını artırır; işverenlerin ise işe alım maliyetlerini düşürür, şirket kültürünü güçlendirir ve rekabet avantajı sağlar.
Netflix
Netflix, dijital içerik sektöründe lider bir şirket olmasının arkasında etkili bir onboarding stratejisi yatar. Netflix, yeni çalışanlarına şirketin vizyonu, misyonu, değerleri ve kültürü hakkında detaylı bilgiler verir.
Ayrıca çalışanların görevleri, beklentileri, performans kriterleri hakkında net ve spesifik geri bildirimler almalarını sağlar. Netflix’in onboarding stratejisinin temelinde ise “özgürlük ve sorumluluk” ilkesi yatar. Şirket, çalışanlarına yaratıcı ve yenilikçi olmaları için geniş bir alan tanır.
Vidobu
Vidobu, online eğitim platformu olarak faaliyet gösteren bir şirkettir. Vidobu’nun onboarding stratejisi ise yeni çalışanlarına hem eğitici hem de eğlenceli bir deneyim sunar. Vidobu, yeni çalışanlarını ilk günden itibaren şirketin vizyonu, misyonu, değerleri ve kültürü ile tanıştırır.
Çalışanların kendilerini tanıtmaları ve ekip arkadaşlarıyla kaynaşmaları için çeşitli aktiviteler düzenler. Vidobu’nun onboarding stratejisinin amacı ise yeni çalışanların kendilerini şirketin bir parçası olarak hissetmelerini ve hızlı bir şekilde adapte olmalarını sağlamak.
Hubspot
Hubspot’un onboarding stratejisi, yeni çalışanın Hubspot’ta çalışmak ve başarılı olmak için bilmesi gereken her şeyi öğrenmeye odaklanır. Kaydedilmiş videolar kullanarak Hubspot’un değerleri, hedefleri ve yenilikçi ürünleri hakkında eğitim verirler. Bu sayede yeni çalışanları marka ve ürün savunucularına dönüştürerek etkili bir strateji oluştururlar.
Buffer
Buffer’ın çalışan onboarding stratejisi, adayın iş teklifini kabul etmesiyle hemen devreye girer. Şirket, adaya beş e-posta gönderir: yeni çalışana hoş geldin demek, temel bilgileri toplamak, meslektaşları ve yöneticileri tanıtmak, yeni iş araçlarını vermek, ilk günlerinin nasıl geçeceğini açıklamak için adımlar atar.
Buffer, yeni çalışanlara bir değil, üç onboarding arkadaşı atar: bir lider arkadaşı, kültür arkadaşı ve rol arkadaşı. Bu arkadaşlar, ilk günden önce yeni çalışanla iletişim kurar ve onboarding süreci boyunca destek verirler.
OCTAPULL
OCTAPULL, video konferans tabanlı çözümler sunan yenilikçi bir VCaaS (Video Conference as a Service & Solution) girişimdir. Mülakat süreçlerinden başlayarak adayın ekiple tanışmasını ve şirket kültürünü tanıması adına özenli bir süreç yürütür. Yeni çalışanın tercih ettiği uzaktan veya hibrit yöntemlerle çalışmalarını sürdürmesini destekler.
Hem OctaMeet, OctaSales, Octapull SFA ve Octapull B2B ürünleri hakkında bilgi almak hem de ekibimizin çalışmalarını incelemek için ürün ekibimizle demo görüşmesi yapabilirsiniz.
