Günümüz iş dünyasında giderek daha yaygınlaşan bir trend olan uzaktan çalışma, çalışanların kendi evlerinden işlerini sürdürdüğü esnek bir çalışma modelidir.
Bu model, işletmeler ve çalışanlar için bir dizi avantaj sunar. İşletmeler, ofis masraflarını azaltırken kaynaklarını daha verimli kullanabilir ve çalışanların iş ve sosyal hayat dengesini sağlayarak motivasyonlarını artırabilir.
Çalışanlar ise kendi çalışma ortamlarında ve saatlerinde işlerini yürüterek verimliliklerini artırabilir ve ulaşım masraflarından tasarruf edebilirler. Bu noktada, iş süreçlerinin kesintisiz ve sorunsuz sürdürülmesini sağlayarak işletmelere destek olan bir dizi yeni teknoloji trendleri ve araçlar yer alır.
Evden Çalışma (Home Office) Nedir?
Uzaktan ya da evden çalışma (home office), esnek çalışma uygulamasını benimseyen çalışanların kendi evlerinden çalıştığı bir uygulamadır. Genellikle uzaktan çalışan kişiler mesai saatleri içerisinde ofise gitmeden çalışabilir.
Uzaktan çalışma hem işletmeler hem de çalışanlar için bir dizi avantaj sunar. İşletmeler, uzaktan çalışma sistemini sadece belirli birim ve departmanlarda uygulayabildiği gibi kuruluşun tamamında da bu sisteme geçebilir.
Ofis ortamına ihtiyaç olmadığından dolayı maliyetler azaltılabilir, kaynaklar gerekli diğer alanlara yönlendirilebilir.
Çalışanlar, kendi çalışma ortamlarında ve saatlerinde işlerini sürdürdüklerinden dolayı verimliliklerinde artış yaşanır. İş ve sosyal hayat dengesini daha iyi sağlayabilirler. Bu sayede motivasyon ve üretkenlikleri de yüksek olur.
Ayrıca, ulaşım masrafları azalırken trafikte zaman kaybetmekten de etkilenmezler.
Home Office Teknoloji Trendlerinin İş Süreçleri Üzerinde Etkisi
Uzaktan çalışan işletme ve çalışanların yararlandığı araç ve ortaya çıkan trendlerden yazımızda bahsettik. Bu trend ve araçlar, iş süreçlerinde verimliliği ve üretkenliği artırmak adına uygulanabilecek yöntem ve metotlar sunar.
a. Görev Rutinlerinin Oluşturulması
Günlük veya haftalık yapılacak görevlerin belirlenmesi ve bunlara yönelik bir rutin oluşturulması, uzaktan çalışanların düzenli kalmalarına ve işlerine daha iyi odaklanmalarına destek olabilir.
Bu tür rutin görevlere e-postaların takip edilmesi, görev atamaların yapılması ve takibi, molalar, işe başlangıç ve bitiş zamanlarının belirlenmesinin yanı sıra toplantı ve görüşmelerin ne sıklıkla yapılacağının planlanması örnek gösterilebilir.
b. Görev Önceliklendirme
Görevlerin önceliklendirilmesi, uzaktan çalışanların iş akışına uymalarını sağlarken dikkatlerin dağılmasını önleyebilir. Bunun için bir yapılacaklar listesi oluşturulabilir, öncelikli ve önem taşıyan görevlere odaklanılarak bu görevlerin çalışanlara atamaları yapılabilir.
c. Üretkenlik Araçlarını Kullanımı
Uzaktan çalışanların düzenli çalışmalarına ve odaklanmalarını iyileştiren çeşitli üretkenlik araçları bulunuyor. Bu araçlar arasında zaman izleme yazılımı, proje yönetimi araçları ve görev yönetimi uygulamaları yer alıyor ve iş planlamaları ve iş süreçlerinin sürdürülmesinde büyük rol oynuyor.
En Yeni Uzaktan Çalışma Trendleri Nelerdir?
Özellikle COVID-19 pandemisinin ardından hızla yaygınlaşan uzaktan çalışma modeli ile birçok farklı trend ortaya çıkmıştır. Bu yaygın çalışma trendlerden bazılarına göz atalım:
Hibrit Çalışma Modeli
Birçok işletme hibrit çalışma sistemine geçiş yaparak çalışanlara uzaktan veya ofisten çalışma olanağı sunuyor. Bu iki çalışma modelinin bir araya geldiği düzende çalışanlar, haftanın belirli günlerinde ofisten veya evden çalışabilir hale geliyor.
Küresel İstihdam
İşletmeler farklı şehir, bölge ve ülkelerdeki yetenekli çalışanları istihdam edebiliyor, böylelikle dijital iş fırsatlarını ve küresel yetenek havuzunu coğrafi sınırlara takılmadan genişletebiliyor.
İş Birliği Araçları
Uzaktan çalışmanın yaygınlaşması ile işletmeler başta video konferans uygulamaları olmak üzere iş alanlarını iyileştiren birçok çevrim içi platforma ihtiyaç duyuyor. Bu tür en çok kullanılan platformlara OctaMeet, Microsoft Teams, Zoom, Slack gibi iş birliğini artıran araçlar ve ofis uygulamalarını örnek verilebilir.
Uzaktan Kontrol ve Yönetim
İşletmeler, uzaktan çalışma sistemini benimseyerek fiziksel ortam ve ofisleri olan gereksinimlerini azaltıyor. Ayrıca, uzaktan çalışanları etkin bir biçimde denetlemek ve yönetmek için yeni stratejiler geliştiriyor.
Uzaktan Çalışmada Öne Çıkan Teknolojik Araçlar
Uzaktan çalışma trendleri ve ihtiyaçlarına uygun olarak işletmeler tarafından iş süreçlerini destekleyen birçok teknolojik araç kullanılıyor. Bunların başında video görüşme yazılımları, paylaşım ve iş birliğini destekleyen uygulamalar ve proje yönetim araçları geliyor.
Video Konferans Uygulamaları
Video konferans çözümleri, hibrit ve uzaktan çalışma modelini uygulayan işletmeler ve çalışanlarına toplantı ve görüşmelerin çevrim içi olarak gerçekleştirilmesine olanak sağlıyor. Birçok iş alanı bu yazılımların sunduğu özellikler sayesinde uzaktan sürdürülebiliyor.
İşletmeler, iş süreçlerinin ihtiyaçlarını da göz önünde bulundurarak uygun yazılımları seçebiliyor. Sık kullanılan popüler video konferans uygulamaları arasında OctaMeet bulunuyor.
Yerli bir video konferans çözümü olarak OctaMeet, Türkiye’de bulunan veri merkezi ile kullanıcılarına hızlı ve güvenli bir altyapı sunuyor.
Uçtan uca şifreleme teknolojisi sayesinde ses, video, ekran kaydı ve paylaşımı, beyaz tahta ve not alma, anketler gibi toplantı verilerine istenmeyen kişiler tarafından ulaşımını engelliyor. Böylelikle görüşmelerin gizliliğini ve güvenliğini sağlıyor.
Bireysel kullanıcılar ve işletmeler, planlar arasında uygun olanı seçebiliyor. Dilerlerse, cayma bedeli olmadan lisanslarını iptal edebiliyor veya lisans tercihini değiştirebiliyor.
Ayrıca kullanıcılar toplantı planları ve diğer verilerini OctaMeet’in sağladığı bulut depolama alanı ile OCTAPULL güvencesiyle saklayarak istedikleri zaman erişebiliyor.
Paylaşım ve İş Birliğini Artıran Araçlar
İşletmeler; iş süreçlerini devam ettirmek, birimler arası koordinasyonun yanı sıra iş birliğini ve takım çalışmasını geliştirmek, birimler arası dosya ve veri paylaşımını kolaylaştırmak için birçok araç ve platformdan yararlanabiliyor.
Slack, Jira, Microsoft Office, Google Dokümanlar gibi platformlar, uzakta bulunan takımların anlık olarak dosyaları takım içerisinde paylaşmalarını, iletişimin kesintisiz sürdürülmesini ve projelerin birlikte yürütülmesine imkân tanıyor.
Google Drive, Dropbox ve OneDrive gibi bulut depolama hizmetleri ise, uzaktan çalışanların dosyaları çevrim içi olarak depolamasına ve paylaşmasına olanak sağlıyor. Böylece bu dosyalara yer ve zaman fark etmeksizin erişilebiliyor.
Uzak Masaüstü, VNC, TeamViewer, LogMeIn ve Splashtop gibi uzaktan yönetim araçları, sorun yaşanması durumunda teknik destek sağlanmasını kolaylaştırıyor. Ayrıca çalışanlar, gerektiğinde ofis bilgisayarlarına bu yazılımlar sayesinden uzaktan erişebiliyor.
OctaMeet, sunduğu gelişmiş paylaşım özellikleri sayesinde görüşmeleri önceden planlama, notlar ve görevler ekleyerek yönetme imkânı sunuyor. Böylece toplantıları planlamak ve takvime aktarmak kolaylaşıyor.
Ekran kaydı ve paylaşımı, beyaz tahta gibi araçlar ile sunum ve projeler görsel olarak da destekleniyor ve kullanıcı etkileşimini artıyor. Veri ve dosyalar bulut depolama alanında saklanabiliyor, böylece kullanıcılar başka bulut çözümlere ihtiyaç duymuyor.
Uygulama içi mesajlaşma özelliği ile kullanıcılar arasındaki iletişim toplantı sırasında ve sonrasında kolaylaşıyor. Anket, quiz, formlar gibi araçlar kullanıcı etkileşimi artırılırken sunum ve toplantıların interaktif, verimli ve dikkat çekici olmasına katkıda bulunuyor.
Proje Yönetim Araçları
Görev atamaları ve paylaşımı proje yönetimi, işletmelerin iş sürekliliği için oldukça önemli unsurlardır. Paylaşım araçlarının proje araçları ile birlikte kullanımı, çalışanların takibi ve iş süreçlerinin yönetimi etkili şekilde yapılmasına olanak tanır.
Nextcloud, Asana, Trello, Jira, Monday gibi araçlar; işletmelere görevlerin yönetilmesi, ekip içi sorumluluk paylaşımı ve projelerin ilerleme aşamalarının kayıt ve takip edilebilmesi için merkezi bir platform sağlar.
Bu araçlar, takvim, e-posta, dosya entegrasyonu özellikleri sunarken görevleri otomatikleştirir ve işletmelere katkıda bulunur. Ayrıca, video konferans çözümleri ile birlikte kullanılarak ekran paylaşımı yapılabilir ve iş süreçleri koordine ve kesintisiz biçimde sürdürülür.
OCTAPULL’un otomasyon uygulaması Octapull SFA, veri analitiği, raporlama ve iş zekâsı özellikleri sayesinde satış, pazarlama ve proje yönetimi süreçlerindeki tekrar eden görev ve işlemleri otomatik hâle getirerek kolaylaştırır.
Müşteri veri ve iletişim bilgilerinin sınıflandırılması ile müşteri etkileşimi ve iletişimi iyileştirilirken işletmelerin iş süreçlerine dair veriler toplanarak performans değerlendirmesi ve takibi yapılabilir.
Böylece veri dayalı kararlar alınırken işletmelerin satış operasyonları geliştirilir. Birimler arası yönetim, koordinasyon ve iş birliği iyileştirilir ve işletmeler bu sayede verimlilik avantajının yanı sıra rekabet üstünlüğü elde eder.
Bu noktada uzaktan çalışanların verimliliklerinin ve üretkenliklerinin artırılması, işletmeye daha fazla katkı sağlayabilmesi adına proje yönetiminin ilgili birimlerce profesyonel bir şekilde yapılması ve bu adımların için uygun yönetim araçlarının kullanımı ile desteklenmesi gereklidir.
Bundan dolayı proje araçlarının kullanımı, iş süreçlerinin izlenmesi, oluşabilecek kopukluklar ve yanlış anlaşılmaların giderilmesi adına kritik önem taşır.
Home Office Çalışmanın Getirdiği Avantajlar
Yazımızda da değindiğimiz üzere home office çalışma, işletmelere ve çalışanlara birçok konuda fayda sağlıyor. Bunları şu şekilde özetleyebiliriz:
- Home office çalışma, çalışanlara esneklik sağlayarak istedikleri çalışma saatlerine seçmelerine olanak tanıyor. Böylece verimlilik ve üretkenlikleri artıyor.
- Ofis ve fiziksel alanlar için gereken masraflarda azaltmaya gidilebiliyor. İşletmeler, finansal kaynaklarını başka alanlara aktarabiliyor.
- Uzaktan çalışma ile farklı şehir ve bölgelerdeki yetenekli insanlar istihdam edilebiliyor. Bu sayede işletmelerin çalışan çeşitliliği de artıyor.
- Çalışanlar, iş ve sosyal hayatlarını dengede tuttuğundan dolayı motivasyonları yükseliyor ve stresleri azalıyor.
Sonuç olarak, home office veya uzaktan çalışma olarak adlandırılan çalışma modeli, modern iş dünyasında işletmelerin son yıllarca giderek daha fazla ettiği bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor.
Birçok işletmenin bu modele geçiş yapması ile uzaktan çalışma için gerekli teknolojik altyapı ve araçlar önem kazanıyor.
Hibrit çalışma modelleri, uzaktan işe alım süreçleri, video görüşme ve iş birliği araçlarının kullanımı gibi yeni trendler, işletmelerin ve çalışanların uzaktan çalışma deneyimini daha verimli hale getiriyor.
Ayrıca, paylaşım ve iş birliğini artıran araçlar ile proje yönetim araçlarının kullanımı, iş süreçlerinin yönetimini kolaylaştırmakta ve çalışanların verimliliğini büyük ölçüde artırıyor.
Bu nedenle, işletmelerin uzaktan çalışma trendlerini yakından takip ederek uygun teknolojik araçları kullanmaları, rekabet avantajı elde etmeleri ve çalışan memnuniyetini artırmaları açısından kritik öneme sahiptir.
Gelecek yıllarda uzaktan çalışma modeli uygulamasının daha da yaygınlaşması ve teknolojinin bu alanda daha da gelişmesi bekleniyor.
