Uzaktan çalışma, çevrim içi eğitim ve sanal etkinlikler gibi dijital çözümlerin hızla yaygınlaşmasıyla birlikte web toplantı araçları hayatımızda önemli bir yer edindi.
Bu nedenle güvenlik özellikleri ve işlevleri değişkenlik gösteren bu araçların güvenli bir deneyim sunması ve görüşmelerin gizliliğini sağlaması kullanıcıların hangi araçları tercih edeceklerini de etkiliyor.
Özellikle kurumsal kullanıcıların iş süreçlerinin güvenliği ve hassas bilgilerin gizliliğinin sağlanması adına güvenilir araçları kullanmaları gerekiyor.
Bu araçlar arasında Türk bir yazılım ekibi tarafından geliştirilen yerli video konferans uygulaması OctaMeet başta olmak üzere, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Webex ve Zoho Meeting bulunuyor.
Bu yazımızda web toplantı araçların önemine, kullanıcıların yaşayabilecekleri olası sorunlara ve güvenilir web toplantı araçlarında bulunması gereken özelliklere yer vereceğiz.
Web Toplantı Araçları Nedir?
Video konferans veya web toplantı araçları, sesli ve video görüşme ve toplantıların yanı sıra mesajlaşma, dosya paylaşımı, sunum yapma, ekran paylaşımı, bulut depolama gibi özellikler sunan gelişmiş iletişim yazılımlarıdır.
Bu yazılımlar, farklı konumlarda bulunan bireyler arasındaki anlık iletişimi kolaylaştırırken iş birliği ve koordinasyonu geliştirir. Bu nedenle bireysel kullanıcılar ve özellikle uzaktan çalışan kurumlar tarafından sıklıkla tercih edilir.
Web toplantı araçları, zamandan ve mekândan bağımsız görüşmeler yapılmasına olanak tanıyarak kullanıcılara birçok avantaj sunar. Bu avantajlar arasında düşük maliyet, gelişmiş özellikler ile yüksek verimlilik, kolay anlık iletişim kurma ve zaman kayıplarının önüne geçme bulunur.
Güvenli Web Toplantı Araçlarının Kullanımı Neden Önemlidir?
Kullanıcıların gelişmiş güvenlik önlemlerine sahip, hassas bilgilerin ve verilerin işlenmesi ve saklanmasında şeffaf politikalar benimseyen web toplantı araçlarını tercih etmeleri oldukça önemlidir.
Böylelikle toplantılar, görüşmeler, mesajlaşmalar ve dosyalar gibi verilerin korunarak yetkisiz erişimler önlenir ve kullanıcı hesap bilgileri güvende kalır.
Ayrıca dış tehditlere karşı önlemler alınarak özellikle kurumsal kullanıcıların iş süreçlerini gizlilik içinde yürütmeleri mümkün olur. Bu sayede risk ve güvenlik açıklarına dair endişeler ortadan kalkar, şirketler için hem maddi hem de itibar anlamda koruma sağlanır.
Kullanabileceğiniz Güvenli Web Toplantı Araçları
OctaMeet
Tamamen Türk geliştirici ekipler tarafından geliştirilen OctaMeet, hızlı ve gelişmiş altyapısıyla güvenli web toplantı araçlarının başında geliyor.
Uygun fiyat avantajı ile rakiplerine kıyasla öne çıkıyor ve birçok kullanıcı tarafından sıklıkla tercih ediliyor. Türkiye’de bulunan veri merkezi ile kullanıcı verileri yurt içinde kalıyor ve güvenle saklanıyor.
Sunduğu tek oturum açma (SSO) özelliği ile kullanıcıların yeni hesap oluşturmadan Google Gmail, Microsoft Outlook ve Apple iCloud hesaplarıyla kolay ve güvenli bir şekilde giriş yapmaları mümkün oluyor. Ayrıca görüşmelerin takvimlere aktarılması ve senkronize edilmesi de mümkün.
OctaMeet, Türkçe dil desteği ve canlı altyazı oluşturma özelliği sunuyor. Ayrıca kullanıcılar müşteri hizmetlerine 7/24 ulaşabiliyor.
Kullanıcıların günlük iletişim ihtiyaçları için gerekli özellikleri sunan Freemium ve Temel paketler, ücretsiz ve sınırsız birebir görüşmeler yapılmasına olanak tanıyor.
OctaMeet çözümümüzü denemek isterseniz tamamen ücretsiz şekilde buradan kaydolabilir, tüm avantajlardan 30 gün boyunca ücretsiz olarak yararlanabilirsiniz.
OctaMeet Hangi Güvenlik Özelliklerini Sağlıyor?
Uçtan Uca Şifreleme ile Veri Güvenliği
VCaaS hizmeti sunan OctaMeet, uçtan uca şifreleme teknolojisini kullanarak ses, video, ekran kaydı ve paylaşımı, beyaz tahta, notlar, dosyalar ve mesajlar gibi birçok hassas veriye yetkisiz erişimleri önlüyor.
Şifreleme ile görüşmeler güvenli bir şekilde gerçekleşiyor ve gizlilik korunuyor. Verilere toplantı sırasında ve sonrasında yalnızca erişim izni olan kullanıcıların ulaşması sağlanıyor.
Bu sayede güvenlik endişeleri ortadan kalkarken organizasyonlar maddi ve itibar anlamında da korunuyor ve yasal mevzuatlarla sorun yaşamalarının önüne geçiliyor.
Çoklu Platformlar Üzerinden Kullanım
OctaMeet hem web hem de iOS ve Android mobil platformlar üzerinden kullanım olanağı tanıyor ve tüm platformlar üzerinden güvenli bir video konferans deneyimi sunuyor.
Böylelikle kullanıcılar güvendikleri cihazlarda uygulamaları kullanarak görüşmelerini kolaylıkla gerçekleştirebiliyorlar.
Ayrıca tarayıcı üzerinden kullanım gerçek zamanlı güncelleme ve şifreleme avantajı sunarak güvenlik endişelerinin giderilmesine yardımcı oluyor.
Her Toplantı İçin Benzersiz Bağlantı Kimliği ve Şifreleme
OctaMeet, her görüşme için otomatik olarak eşsiz bağlantı kimliği üretir. Ayrıca gizliliği artırmak için parola belirlenmesine olanak tanır.
Böylece toplantılara katılım denetlenerek sınırlandırılabilir ve yalnızca davet edilen kullanıcıların katılmasına izin verilir.
Gelişmiş Kimlik Doğrulama
OctaMeet, gelişmiş kimlik doğrulama seçeneği ile ek bir güvenlik katmanı daha oluşturur ve yetkisiz erişim girişimlerini önler.
Kullanıcılara güçlü ve güvenli şifreler oluşturmalarına olanak tanıyan şifre oluşturma özelliği sunar. Bu sayede önceden kullanılmış veya zayıf şifrelerin kullanılmasına izin verilmez.
Ayrıca hesapların etkinleştirilmesi için hem şifre hem e-posta ile gönderilen onay gerekir, bu da hassas verilerin korunmasını sağlar ve kullanıcı hesapları güvende kalır.
Düzenli Güvenlik Güncellemeleri
OctaMeet, veri güvenliği ve gizliliğine büyük önem verir ve kullanıcılara güvenli bir platform sunmayı taahhüt eder.
Bu doğrultuda geliştirici yazılım ekibi, gerekli denetimleri yaparak olası güvenlik açıkları ve artan siber tehditlere yönelik güncellemeler yayınlar ve platformu güvende tutar.
Riskli durumların tespiti hâlinde hızlı bir şekilde müdahale ederek bu durumları erkenden ortadan kaldırır. Ayrıca mobil sürümler için yayınlanan düzenli güncellemeler ile işletim sistemlerinin güvende kalması sağlanır.
Veri Koruma
OctaMeet, benimsediği veri saklama ve yedekleme politikaları doğrultusunda kullanıcıların verilerine diledikleri zaman hızlı, kolay ve güvenli bir şekilde erişmelerini sağlar.
Saklanan kişisel bilgiler ve hassas veriler güçlü şifreleme teknolojileriyle korunur. Veri güvenli politikaları yasal mevzuatlara uygundur, böylelikle kurumsal kullanıcıların veri güvenliği hakkındaki endişeleri ortadan kalkar.
OctaMeet’in Sunduğu Host ve Katılımcı Özellikleri Nelerdir?
OctaMeet’in sunduğu host ve katılımcı kontrolleri, toplantı sırasında ve sonrasında gizliliğin sürdürülmesine yardımcı olur. Bu özellikleri şu şekilde özetleyebiliriz:
- Her Platformdan Kolay Erişim: Kullanıcılar, OctaMeet’e istedikleri cihaz ve tarayıcıdan güvenle erişebiliyor ve uygulama indirme zorunluluğu ortadan kalkıyor. Ayrıca toplantılara misafir olarak katılma imkânı da bulunuyor.
- Toplantı Kaydı ve Ekran Paylaşımı Yönetimi: Ekran kaydı ve paylaşım özellikleri varsayılan olarak kapalıdır, böylelikle istendiği takdirde bu özellikler etkinleştirilebilir, devre dışı bırakılabilir ve hangi kullanıcının kullandığı görülebilir.
- Sanal ve Bulanık Arka Plan Ekleme: Görüşmeler sırasında sanal arka planlar eklenerek kullanıcı görüntüleri kişiselleştirilebilir, daha profesyonel bir ortam oluşturularak gizlilik artırılabilir.
- Uygulama İçi Mesajlaşma: Kullanıcılar toplantı sırasında ortak sohbet bölümünü kullanabilir, ayrıca kendi özel mesajlaşma alanlarını kişisel ve anlık iletişim kurabilirler.
- Logo Ekleme ve Bilgilendirmeler: Görüşmelerde yasal düzenleme ve kayıt alındığına dair uyarı ve bilgilendirmeler yapılabiliyor. Ayrıca işletme ve organizasyonlar kendi logolarını kullanarak OctaMeet’i kişiselleştirebilirler.
Microsoft Teams
Popüler web toplantı araçlarından biri olan Microsoft Teams, özellikle kurumsal kullanıcılar için Microsoft servisleri ile entegrasyon, zararlı yazılım koruması gibi çeşitli güvenlik özellikleri ve tek tıkla giriş (SSO) ile diğer uygulamalar arası geçiş sunuyor.
Video ve sesli görüşmeler, dosyalar, mesajlar gibi kullanıcı verileri uçtan uca şifreleme ile saklanıyor. Görüşme kontrolleri ile katılımcılar denetlenebiliyor. Ayrıca davetleri sınırlama, şifre koyma ve sanal arka planlar özellikleri de mevcut.
Dezavantajları
Farklı lisans paketlerinin güvenlik özellikleri de değişkenlik gösteriyor ve kullanıcıların gelişmiş özellikler için daha üst lisanları tercih etmeleri gerekiyor. Bu nedenle daha düşük lisanslarda temel özellikler sunuyor.
Çok faktörlü doğrulama, gelişmiş raporlama ve öncelikli destek gibi özellikler yalnızca üst sürüm işletme paketlerinde bulunuyor ve bu durum kullanıcılar için maliyeti yükseltiyor.
Ayrıca kullanıcılar tarafından uygulamanın zaman zaman yavaşladığı, arayüz ve performansın yanı sıra uygulamaya giriş yaparken sorunlar yaşandığını belirtiliyor.
Google Meet
Google Meet, güvenilir web toplantı araçları arasında yer alıyor ve toplantılar sırasında uçtan uca şifreleme kullanarak veri güvenliğini sağlıyor ve toplantılar için farklı katılım kodları oluşturarak izinsiz katılımları önlüyor.
Yalnızca davet edilen katılımcılara erişim izni verilirken izni olmayan katılımcıların talepte bulunmaları gerekiyor. Toplantı sahibi katılımcıları denetleyebiliyor, sessize alabiliyor ve toplantıdan çıkarabiliyor.
Güvenlik altyapısı ile web tarayıcı veya mobil platform fark etmeden veri akışını şifrelenerek iletiliyor ve veriler güvende tutuluyor.
İki adımlı doğrulama ve gelişmiş koruma programı, kullanıcı hesaplarının phishing (oltalama) gibi durumlardan koruyarak güvenliğini sağlıyor.
Dezavantajları
App kasası, veri kaybı önleme ve uç nokta yönetimi gibi kurumsal kullanıcılara yönelik güvenlik özellikleri ise lisans planlarının maliyetini artırıyor ve yalnızca yıllık taahhütlü kurumsal lisanslarda yer alıyor.
Zoom Meeting
Popüler bir diğer web toplantı aracı olan Zoom Meeting, görüşmeler için çeşitli güvenlik önlemleri sunuyor. Gizliliğin sağlanması adına gelişmiş şifreleme standardı ve isteye bağlı uçtan uca şifreleme kullanıyor.
Toplantı sahiplerine şifre koyarak katılımı kısıtlama, bekleme odası, katılımcı çıkarma ve katılımcıların kayıt almasını denetleme özellikleriyle izinsiz girişleri ve yetkisiz eylemleri engelliyor.
Her görüşme için benzersiz katılım bağlantısı ve VoIP sunan Zoom Meeting, yerel veya buluta kaydedilen kayıtlar da isteye bağlı şifrelenebiliyor.
Yerli çözüm OctaMeet ve Zoom karşılaştırmasına buradan ulaşabilirsiniz.
Dezavantajları
Mobil platformlarda toplantı ayarları sınırlandırılmış ve toplantılara katılmak için uygulama indirme zorunluluğu bulunuyor.
Hesapları korumaya yönelik iki faktörlü doğrulama ve SSO ile giriş yapma seçeneği sunulurken işletme ve kuruluşlara yönelik geliştirilmiş hesap yönetimi gibi özellikler yalnızca yıllık taahhütlü İşletme lisansında sunulduğunu belirtelim.
Cisco Webex
Cisco tarafından geliştirilen Webex, çeşitli güvelik özellikleri sunuyor. Sektör ve mevzuatlara yönelik düzenlemelere uyumluluğu sağlıyor, toplantı ve görüşmeler güvenlik ve gizlilik içinde yapılabiliyor.
Uçtan uca şifreleme, veri şifreleme ve kimlik doğrulama gibi özellikler ile hassas kullanıcı verilerinin güvende kalmasını sağlıyor. Toplantı sahibi kontrolleri ile katılımcı bilgilerini görüntülenebiliyor ve erişimlerin yönetilebiliyor.
Kullanıcı verileri istendiğinde silinebiliyor, zaman aşımları ve giriş için şifreler belirlenebiliyor. Ayrıca veri kaybı önleme, zararlı dosyalara dahili karşı koruma, gelişmiş yönetici ayarları ve çok faktörlü doğrulama desteği sunuyor.
Dezavantajları
Gelişmiş güvenlik özellikler yalnızca Enterprise sürümünde bulunuyor ve kullanıcılar için maliyeti oldukça artırıyor. Ayrıca abonelikler yıllık taahhüt ile sunuluyor.
Zoho Meeting
Zoho Meeting, sunduğu güvenlik ve gizlilik özellikleriyle güvenilir web toplantı araçları listemizde yer alıyor.
Toplantı sahibi şifre belirleme ve erişim kontrolleri ile toplantıya kimlerin katılabileceğini denetleyebiliyor, katılımcıları çıkarabiliyor, ses ve görüntü ayarlarını kontrol edebiliyor. Böylelikle izinsiz erişimleri engelleniyor.
Ses ve görüntülerin iletim sırasında şifrelenmesi, iki faktörlü doğrulama ve uçtan uca şifreleme özellikleri kullanıcı verilerini koruyarak toplantı ve görüşmelerin gizlilik ve güven içinde yapılmasını sağlanıyor.
Dezavantajları
Webinarlar için domain kısıtlama, öncelikli müşteri desteği sunma ve çeşitli gelişmiş entegrasyon özellikleri daha yüksek ücretli lisanslarda bulunuyor ve kullanıcılar için maliyet açısından dezavantaj oluşturuyor.
Kullanıcıların Web Toplantı Araçlarında Yaşadıkları Sorunlar Nelerdir?
Web toplantı araçlarının güvenlik özelliklerinin yetersiz olması, kullanıcıların risk ve veri ihlalleri ile karşılaşmalarına yol açabilir.
Bu nedenle kullanılan araçların güvenlik önlemleri ve veri işleme ve koruma politikalarının incelenmesi ve güvenilir alternatiflerin tercih edilmesi büyük önem taşır.
Kullanıcıların web toplantı araçlarında yaşadıkları başlıca sorunlar şunlardır:
- Giriş Yapmada Zorluklar: SSO altyapısında sorunlar olması, platformlara oturum açmada zorluklar yaşanmasına yol açabilir. Ayrıca platformlar arası yönlendirmeler sırasında güvenlik sorunları ortaya çıkabilir ve kullanıcı deneyimi olumsuz etkilenebilir.
- Kullanıcı Hesaplarının Güvenliği: Çok faktörlü doğrulamanın kullanılmaması, hesap güvenliğini sağlamak adına erişim, şifre değiştirme ve kimlik doğrulama gibi işlemlerde hesapların güvenliğini tehlikeye atabilir. Bu durum, hesapların çalınmasına ve veri kayıplarına yol açabilir.
- Yetersiz Güvenlik Önlemleri: Uçtan uca şifrelemenin kullanılmaması veya güvenlik önlemlerinin yetersiz olması; ses, görüntü, dosya, belgeler gibi hassas verilere erişimi kolaylaştırarak verileri tehlikeye atabilir.
- Platformun Politikaları Hakkında Bilgilendirmemesi: Veri güvenliği ve gizlilik politikalarının açıkça ifade edilmemesi, kullanıcı verilerinin nasıl işlendiği ve saklandığı ve dolayısıyla gizlilik ve güvenlik hakkında soru işaretlerini beraberinde getirir.
- Katılım Bağlantılarının Güvenli Olmaması: Katılım bağlantılarının güvenli olmaması ve herkese açık şekilde paylaşılabilmesi, istenmeyen kişilerin katılmalarına olanak tanıyarak toplantıların güvenliğini riske atar ve gizlilik ihlallerine neden olabilir.
- Ekran Kayıtlarına Yetkisiz Erişim: Toplantı kayıtlarına erişimin yeterince denetlenmemesi veya şifreleme kullanılması, erişim izni bulunmayan tarafların ekran kayıtlarına ulaşmasına ve hassas bilgilere erişilmesine yol açabilir.
Güvenli Bir Web Toplantı Aracında Hangi Özellikler Bulunmalıdır?
Kullanıcıların güvenilir web toplantı araçlarını tercih ederken dikkat etmeleri gereken bazı önemli özellikler vardır. Bu araçlarda bulunması gereken özelliklerden bazıları şunlardır:
- Görüşmelere parola eklenebilmesi yalnızca davet edilen katılımcılar erişmelerini sağlar.
- Her görüşme için yeni katılım bağlantısı oluşturulması güvenlik açıklarını azaltır ve yalnızca belirli kişilerin katılmasına imkân tanır.
- Host kontrolleri ve bekleme odaları ile toplantı sahibi, katılımcıları yöneterek yalnızca onayladığı kişilerin görüşmeye dahil olmasını sağlar.
- Güvenli ekran paylaşımı ve ekran kaydı ile toplantı sırasında hassas bilgiler içerebilen ekran paylaşımları ve kayıtları güvenli bir şekilde yapılır.
- Sanal ve bulanık arka planların kullanımı ile katılımcılar, görüşmeler sırasında gizliliklerini artırma olanağına sahip olurlar.
- Güvenli altyapı ve şifreleme özellikleri yetkisiz erişim girişimlerinin önüne geçerek toplantı içeriğinin gizliliğini sağlar.
- Kayıt alındığında bilgilendirme yapılması ile katılımcılara bildirim gönderilerek gizlilikleri konusunda bilgi sahibi olmaları sağlanır.
- Mesajlaşmaların denetlenmesi özellikle webinar, workshop ve seminer gibi çok katılımcılı toplantı ve eğitimlerde önem taşır.
Güvenli İletişim İçin OctaMeet
Yerli bir web toplantı aracı olan OctaMeet, hem bireysel hem de kurumsal kullanıcılara hitap eden bir güvenilir çözüm olarak öne çıkıyor ve birçok kullanıcı tarafından gönül rahatlığıyla tercih ediliyor.
Kullanıcı dostu bir arayüz, yüksek kalitede ses ve görüntülü görüşme, gelişmiş ekran kaydı, paylaşımı ve sunum özelliklerinin yanı sıra cayma bedeli ve taahhüt olmayan uygun ve esnek lisans planları sunuyor.
Dilerseniz siz de OctaMeet’e tamamen ücretsiz bir şekilde kaydolabilir, çözümümüzün avantajlarından yararlanmaya hemen başlayabilirsiniz.
Hemen Ücretsiz Kaydolun!
Ayrıca web toplantı aracımız OctaMeet hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz bize ulaşabilir ve ürün ekibimizle bir demo görüşmesi gerçekleştirebilirsiniz.
