Webinarlar, günümüzde işletmelerin dijital platformlarda topluluklarını güçlendirmek ve etkileşimlerini artırmak için sıklıkla tercih ettiği online olarak düzenlenen etkinliklerdir.
Bu yayınlar, işletmelere markalarını duyurma, potansiyel müşterilere ulaşma, şirket içi seminler düzenleme gibi farklı amaçlar doğrultusunda yapılabilir. Topluluklar ile etkileşimi ve iletişimi artırma, geri bildirimleri toplama konularında da avantajlar sunar.
Ayrıca, bir konu hakkında seminer ve etkinlik düzenlemek, işletmelerin bilgisi ve yetkinliğini gösterirken diğer bir yandan itibarlarını da yükseltir. Bu sayede müşterilerine güven vererek satışlarını ve rekabet avantajını artırması mümkün olur.
Webinar Nedir?
Web semineri olarak da adlandırılan webinarlar, işletmelerin katılımcıları bir konu üzerine bilgilendirmek ve eğitmek amacıyla düzenlenen, çoğunlukla yaklaşık bir saat süren canlı ve çevrim içi yayın ve etkinliklerdir. Adının da çağrıştırdığı üzere web tabanlı seminerler olarak tanımlanabilir.
İşletmeler eğitim seminerleri, ürün tanıtımları, lansmanlar, mesleki gelişim ve işletme içi eğitim seminerleri gibi farklı amaçlar doğrultusunda webinarlar gerçekleştirebilir.
Katılımcıların lokasyon fark etmeksizin internet bağlantısı ile bulundukları yerden katılabilmesi, işletmelerin markalarını daha geniş kitlelere duyurabilmelerini ve potansiyel müşterilerine ulaşabilmelerini sağlar. Ayrıca, katılımcılar ile kurulan etkileşim ve iletişim sayesinde işletmeler önemli geri bildirimler elde ederler.
Etkinlik içeriğini zenginleştirmek ve etkinlik sırasında etkileşimi artırmak adına işletmeler görsel, sunum ve video paylaşımında bulunabilir, bu sayede katılımcıların ilgisini çekebilirler.
Webinarlar, video konferans uygulamaları gibi farklı platformlar üzerinden düzenlenebilir. Katılımcılar webinarın düzenlendiği platform üzerinden söz hakkı alabilir, yorum bırakabilir ve sonrasında konuşmacılarla iletişime geçebilir.
Webinar Düzenlemenin Sunduğu Avantajlar
İşletmeler, birçok farklı konu üzerine webinar düzenleyebilir. Güvenilirlik ve itibar artırma, ürün tanıtımları ile marka bilinci oluşturma ve toplulukların olası müşterilere dönüşmesini kolaylaştırma bu birkaç konuya örnek gösterilebilir. Bu tür avantajlardan bazıları şunlardır:
- Webinarlar, yüz yüze yapılan etkinliklere göre daha kolay düzenlenebilir. Gerekli teknolojik planlamalar ve düzenlemelerden sonra katılımcılar hızlı bir şekilde davet edebilir.
- Katılımcılar liste oluşturularak kaydedilebilir ve bir veri tabanı oluşturulabilir. Katılımcı ve etkinlik verileri incelenerek gelecekteki etkinlikler bu doğrultuda düzenlenebilir.
- Marka itibarını güçlendirir ve markaya olan güveni artırır. Bir konu hakkında seminer düzenlemek ve bilgi paylaşmak işletmelerin güvenilirliğini gösterirken aynı zamanda uzmanlıklarını da paylaşmalarını sağlar.
- Marka hikâyesi ve sesi duyurulabilir. Ürün tanıtımları yapılarak marka farkındalığı oluşturulur, olası sorunlara çözüm bulunabilir ve ürünler hakkındaki kuşkuların giderilmesi sağlanır.
- İşletmelerin satışlarını artırması mümkün olur. Topluluğun ürün ve hizmetlere ilgi duyması sağlanır, potansiyel müşteri olma eğilimleri arttığından dolayı dönüşüm kolaylaşır.
Webinar Sistemi Nasıl Çalışır?
Webinarlar, özel olarak hazırlanmış web sitesi arayüzleri veya video konferans uygulamaları gibi farklı platformlar üzerinden düzenlenebilir. Böylece hedef kitle olan katılımcılar ile işletme arasında gerçek zamanlı etkileşim sağlanır.
Yayın platformlarının mesajlaşma sistemi, e-posta gönderimi, canlı telefon bağlantısı gibi farklı kanallar aracılığı ile etkinliği düzenleyenler düzenleyebilir ve katılımcılar birbirlerine sorularını yöneltebilir.
Bir toplantının webinar olarak tanımlanabilmesi için canlı katılım, etkileşim, görsel araçların kullanımı gibi bazı özelliklere sahip olması gereklidir.
Canlı Katılım
Canlı katılım, web seminerlerinin temel özelliğidir. Genel olarak katılımcı sınırı olmasa da maksimum sayı, yayın yapılan platformun teknik özelliklerine ve bağlantı altyapısına göre sınırlandırılır.
Katılımcıların mümkün olduğunca artırılabilmesi için işletmeler webinarları çeşitli kanallar üzerinden duyurabilir ve reklamını yapabilir. Bu noktada, sosyal medya platformlarının aktif ve etkin bir şekilde kullanılması, e-posta bültenleri ile webinarın duyurulması daha çok insana ulaşılmasına yardımcı olacaktır.
Katılımcı Etkileşimi
Webinarın verimli, bilgilendirici ve etkin şekilde gerçekleştirilebilmesi için sunucular ve katılımcılar arasında etkileşim olmalıdır. Ancak etkileşim gerektirmeyen çevrim içi etkinlikler de işletmeler tarafından tercih edilebilir.
Webinar sırasında katılımcıların ses ve görüntüleri kapalı olacak şekilde gerekli düzenlemeler yapılabilir. Soru-cevap bölümüne yer verilerek katılımcı soruları yanıtlanabilir, anket ve formlar gerçek zamanlı olarak doldurulabilir.
Görsel Araçlardan Yararlanma
Webinarlar sırasında videolar, sunumlar, sunumlar gibi çeşitli görsel öğelerden yararlanılır. Bu sayede işletmelerin önemli bilgileri katılımcılara daha anlaşılır ve açık bir şekilde sunması ve görsel olarak desteklemesi sağlanır. Bu gibi öğelerle zengileştirilmiş içerikler, katılımcıların daha fazla dikkatini çekerek konunun daha iyi anlaşılmasına yardımcı olacaktır.
Yayın Platformlarının Kullanımı
Webinarlar, canlı yayın yapılmasına imkân tanıyan uygulamalar veya yazılımlar ile düzenlenebilir. Kullanılan araca göre işlev ve özellikler değişkenlik gösterebilir.
Ortak olarak bulunan özelliklere anket oluşturma, canlı sohbet bölümü, görsel araçların kullanımı, ekran kaydı ve paylaşımı örnek verilebilir. Ayrıca katılımcılara yayın zamanı yaklaştığından hatırlatıcı e-postalar gönderilebilir.
Webinarlar ile Topluluk Oluşturma
Webinarlar, online bir topluluk oluşturmak için kullanılan etkili yöntemlerden biridir. Düzenlenen etkinlik ve seminler ile katılımcılar ile birebir bağlantı kurulabilir, böylece farkındalık artırılarak marka, ürün ve hizmetlere ilgi duymaları sağlanır.
Düzenlenen bu çevrim içi seminerler aracılığıyla marka çatısı altında bir “network” yani insan ağı oluşturulur.
Etkili Liderlik ve Yönetim
Bir topluluk oluşturmak için ilk adım olarak insanları bir araya getiren ortak noktalar ve değerler belirlenmeli, sonrasında bu konular hakkında etkileşimi geliştirecek çalışmalar yapılmalıdır. Ayrıca, olası riskler de değerlendirilmelidir.
Topluluk oluşturmanın çoğunlukla zaman aldığı, ayrıca sürekliliğin sağlanması için marka ile duygusal bağ oluşturan bir ortamın oluşturulması gerektiği unutulmamalıdır.
Webinar düzenleyen topluluk yöneticileri, iletişimi kolaylaştırarak topluluk ve markanın etkileşiminin sürdürülmesini sağlar. Uygun iletişim teknikleri ile toplulukların büyümesi ve insanların kendilerinin bu oluşumun bir parçası olarak görmesi sağlanır.
Etkinlikler ile Etkileşim Artırma
Oyunlaştırma (gamification), anketler, sosyal medya gönderileri, pazarlama kampanyaları gibi teknikler sayedesinde toplulukların harekete geçmesi teşvik edilelerek etkileşim artırılabilir.
Bu doğrultuda düzenli olarak etkinlikler, mentorluk programları, oryantasyon toplantıları düzenlenebilir. Öneriler, şikâyetler, istekler gibi geri bildirimlerin değerlendirilmesi ve dikkate alınması da toplulukların önem verdiği etmenlerdir.
Ulaşılabilirliği ve güven sağlamayı temel alan bir topluluk yönetimi benimsenerek markanın kullanıcılarına önem verdiği gösterilebilir ve ayrıcalıklı hissetmeleri sağlanabilir.
İlgi Çeken Webinarlar Düzenleme: Etkili Stratejiler
Topluluk yöneticileri, markaların sosyal medya hesaplarının yönetiminin yanı sıra ürün pazarlamasından sorumludurlar. Etkinlikler düzenleyerek katılımı artırmayı hedeflerler.
Böylelikle marka ve ürün tanıtımlarının yapılması ve daha geniş kitlelere duyurulması ve etkileşimin artırılarak bağ kurulması mümkün olur.
Bu noktada topluluk yöneticilerinin kitlelere hitap edebilmek ve ilgi çeken webinarlar düzenlemek için uygun stratejilerden yararlanması önemlidir.
Konu Belirleme ve Araştırma
Webinar için seçilen konunun dikkati çekmesi ve bilgilendirici nitelikte olması büyük önem taşır. Ürün ve hizmet tanıtımı gibi yalnızca pazarlama odaklı içerikler katılımı azaltabilir, bundan dolayı bu tür içeriklerden kaçınılmalıdır.
Bu noktada, katılımcılara iş hayatlarında yararlanabilecekleri pratik ve uygulanabilir bilgiler vermek doğru bir içerik stratejisi olacaktır. Webinar içeriğinin, katılımcılara doğrudan veya dolaylı yoldan fayda sağlayacağı gösterilmelidir.
Yayın Formatı ve Platformunu Seçme
Webinar yayınının yapılması için bilinen ve sıklıkla tercih edilen bir yayın platform kullanmak katılımcılara kolaylık sağlar. Bu platformlara OctaMeet, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet örnek verilebilir. Yayın günü ve saatinin planlamasında izleyicilerin uygunluğunu dikkat almak önemlidir.
Konuya bir uygun bir format belirlenerek süre ayarlanabilir, kullanılacak sunum, video gibi görsel materyaller buna göre seçilebilir ve düzenlenebilir. Ayrıca sunum ve içerikler önceden kaydedilerek yayında gösterilebilir, sonrasında soru-cevap bölümüne yer verilerek Webinar tamamlanabilir.
İçerik Geliştirme ve Tanıtım
İçerik kalitesi, webinar başarısını etkileyen en önemli faktördür. Konu hakkında dikkat çeken başlıklar seçilebilir. İçerikler bilgilendirici ve yaratıcı şekilde oluşturulabilir, görseller ve uygun tasarımlar ile desteklenebilir.
Bu anlamda işletmelerin topluluk yöneticilerinin ve yayından sorumlu birimlerin kendilerini katılımcıların yerine koyması ve içeriklerin buna göre geliştirilmesi yayının etkisini artıracak ve başarılı olmasını sağlayacaktır.
Yayın Öncesi Prova Yapma
Canlı olarak gerçekleştirilen webinar yayınlarının öncesinde prova yapmak, internet altyapısı ve kullanılan yazılımlar gibi teknik sorunlarının önceden tespitini kolaylaştırır.
Ayrıca sunucu, konuşmasının akıcılığını, sunum performansını ve zaman kullanımını test etme şansına sahip olur. Böylece bir sorun olduğunda yayından önce giderilmesi sağlanır.
Yayına Başlama
Hazırlıkların tamamlanmasının ardından webinarlar belirlenen tarih ve zamanda gerçekleştirilir. Etkinlik sırasında sunucunun enerjisinin yüksek olması, ilgi çekici ve pozitif bir dil kullanması, konuya hâkim olması gibi faktörler yayının kalitesini artırır
Katılımcıların yöneltebilecekleri sorular ve yorumlara hazırlıklı olmak, uygun ve sakin bir dille yanıt vermek sunucunun yetkinliğini artırırken yayının profesyonel görünmesine katkıda bulunur.
OctaMeet ile İnteraktif Webinarlar
Sıklıkla tercih edilen yenilikçi video konferans çözümlerinden olan OctaMeet, veri merkezini Türkiye’de bulundurur. Sunduğu güvenli ve hızlı altyapısı ile işletmelere webinarları, toplantı ve etkinlikleri uzaktan ve çevrim içi olarak düzenleme imkânı tanır.
Etkinliği Planlayın ve Katılımcıları Davet Edin
OctaMeet’in sunduğu gelişmiş paylaşım özellikleri sayesinde önceden planlama yapılabilir ve notlar eklenebilir. Böylece etkinliklerin planlanıp takvime aktarılması, katılımcıların kayıt altına alınarak takip edilmesi, hatırlatıcılar ve davetiyelerin gönderilmesi kolaylaşır.
Katılımcı kontrolü ile hostlar, toplantılara kimin katılabileceğini kontrol edebilir ve katılımcılara davet e-postaları gönderebilir. Böylece yalnızca davet edilen katılımcıların etkinliklere erişmesi sağlanabilir.
Kaydedin ve İçeriği Paylaşın
OctaMeet’in ekran kaydı alma özelliği sayesinde ekstra yazılımları kullanma gereksinimi ortadan kalkar. Webinarlar sırasında ekran kaydı alınabilir ve sunum paylaşılabilir, beyaz tahta araçları ve anketlerin kullanımı katılımcıların ilgisini çekerek etkileşimi artırır. Dosya paylaşımı ve sunum yansıtma ile webinarın görsel olarak da desteklenmesi sağlanır.
Ayrıca hostlar, ekran kaydı özelliğini kullanarak canlı yayınlar öncesi prova yapabilir, sunum performanslarını ayrıntılı şekilde görerek geliştirebilirler.
Host ve Katılımcı Kontrollerini Düzenleyin
OctaMeet’in uygulama içi ve toplantı sırasında mesajlaşma özelliği, yayın sırasında canlı sohbet edilebilmesini sağlayarak katılımcılar ve sunucular arasındaki iletişimi sağlar. Bu sayede katılımcılar görüşlerini belirtebilir ve sorularını sorabilir.
Anketler, formlar, quizler gibi araçlarla etkileşim artırılabilir. Soru-cevap için uygun olan el kaldırma, reaksiyon bırakma ve webinar sırasında mesajlaşma gibi interaktif toplantı araçları ile katılımcıların yayına dahil olmaları sağlanabilir. Sunum ve toplantıların interaktif, verimli, akılda kalıcı ve dikkat çekici olmasına katkıda bulunur.
Gelişmiş Şifreleme Özellikleri ile Güvende Olun
OctaMeet, uçtan uca şifreleme teknolojisini kullanarak ses, video, ekran kaydı, sunum paylaşımı, beyaz tahta ve not alma, anketler gibi verilerin yetkisiz erişimini engeller, bu sayede en üst düzey gizlilik ve güvenlik sunar.
Şifreleme ile verilere toplantı sırasında veya sonrasında yalnızca erişim izni olanlar ulaşabilir. İşletmelerin bu sayede herhangi bir güvenlik sorunu yaşanmasını ortadan kalkarken itibar anlamında da koruma sağlanır.
OctaMeet avantajlarından yararlanmak için bize ulaşabilir, demo görüşmesi ayarlayabilirsiniz.
