Dijitalleşmenin hızla yayılmasıyla işletmelerin kullandıkları belgeleri elektronik ortama taşımaları işletmelere ticari süreçlerinde kolaylık ve verimlilik sağlamaktadır.
Ürünlerin sevki ve tahsilatların alınmasına dair düzenlenen e-irsaliye ve e-fatura belgeleri, bu dijital dönüşümde işletmeler için büyük önem taşımaktadır.
İşlevleri farklılık gösteren ve zaman zaman karıştırılabilen bu belgelerin farklarının ve kullanım alanlarının bilinmesi, ticari faaliyetlerin doğru ve kesintisiz bir biçimde yürütülmesi adına kritiktir.
Bu yazımızda e-irsaliye ve e-fatura kavramlarını ayrıntılı şekilde ele alarak avantajlarını ve zorunlu kullanım durumlarını inceleyecek ve bu kavramlar hakkında sıklıkla sorulan soruları yanıtlayacağız.
E-İrsaliye Nedir?
E-irsaliye, satışı yapılmış veya gelecekte yapılacak olan ürünlerin bir adresten diğerine gönderiminin yapılacağı durumlarda gönderici (satıcı) tarafından düzenlenen ve alıcı tarafından onaylanan irsaliyenin elektronik ortamda düzenlenmiş hâlidir.
Yazılı irsaliyede olduğu gibi ticari ürünler taşınırken bu ürünler hakkındaki alıcı, birim sayısı, teslim edilecek adres, nakil konusu, eşya bilgileri ve gönderici şirket gibi çeşitli bilgiler kayıt altına alınır.
Kapsamı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen ve Vergi Usul Kanunu (VUK) ile yürürlüğe giren e-irsaliyenin format ve bilgiler Vergi Usul Kanunu aracılığı ile mükelleflere bildirilir.
E-irsaliye, kâğıt belge olarak düzenlenen irsaliye ile aynı özellikleri taşır, ancak tek fark elektronik ortamda düzenlenmesidir. Bu nedenle kâğıt irsaliye ve e-irsaliye arasında hukuken hiçbir fark bulunmadığını söyleyebiliriz.
Ayrıca yine GİB tarafından yapılan düzenleme ile 2021 ve sonraki yıllarda ciro haddi 10 milyon Türk lirasının üzerinde olan işletmelerin e-irsaliyeye geçmeleri zorunlu hâle getirilmiştir. Gerçekleştirilen satışlar sonrasında verilen irsaliyeler makbuz niteliğindedir ancak fatura yerine geçmemektedir.
Hangi Durumlarda E-İrsaliye Kullanılmalıdır?
E-irsaliyenin zorunlu kullanımına ilişkin şartlar da Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtilmiştir.
Buna göre e-irsaliyeye geçmesi zorunlu durumları şu şekilde özetleyebiliriz:
- Yapılan inceleme ve analiz çalışmalarının sonuçları doğrultusunda tespit edilen vergi düzeyi düşük veya riskli olarak belirlenen mükelleflerin sektör, faaliyet tipi ve brüt gelirlerinden bağımsız olarak e-irsaliye sistemini kullanmaları zorunludur.
- E-İrsaliye sisteminde kaydı olmayan alıcılar için sevk irsaliyesi elektronik olarak düzenlemelidir. Alıcı talebine bağlı olarak kâğıt veya dijital ortamda irsaliye oluşturularak iletilebilir.
E-irsaliye sistemine dahil olma zorunluluğu bulunan işletmeler, mükellef grupları ve serbest meslek çalışanları şu şekilde belirtilmiştir:
- 2018 yılı ve sonrasında brüt geliri 5 milyon Türk lirası ve üzeri olan mükelleflerin e-irsaliye kullanmaları zorunludur.
Ayrıca da ciro tutarından bağımsız olarak e-irsaliye sistemine geçmeleri zorunlu tutulan gruplar şunlardır:
- Enerji Piyasası Denetleme Kurumu’na kayıtlı olan işletmeler
- Şeker ve benzeri ürünleri imal eden ve işleyen işletmeler
- Maden işletmeleri
- Demir ve çelik imalatı ve ihracı yapanlar
- Gübre takip sisteminde kayıtlı olanlar
- Sebze ve meyve tüccarları
E-Fatura Nedir?
Fatura, her ticari işlem sonrasında düzenlenmesi gereken yapılacak ödeme tutarını belirten belgedir. E-fatura sisteminin yaygınlaşması sonucu çoğu fatura işlemi elektronik ortamda düzenlenir, alıcılara iletilir ve izlenebilir.
Faturalar, irsaliyede olduğu gibi konu olan ürünlere dair taşıyıcı, alıcı, tarih ve nakliyat konusu gibi çeşitli bilgileri içermez. Bu sayede sevk irsaliyesi ve fatura kolaylıkla birbirinden ayırt edilebilir.
Bazı işletmelerin e-faturaya geçmeleri zaruri iken, avantajları nedeniyle gönüllü olarak da e-faturayı tercih eden işletmeler bulunmaktadır.
GİB tarafından yapılan düzenlemeye göre 2022 yılı ve sonrası için 3 milyon Türk lirası ve üzeri gelire sahip mükelleflerin e-fatura kesmesi zorunlu hâle getirilmiştir.
Hangi Durumlarda E-Fatura Kullanılmalıdır?
E-fatura sistemine geçiş kriterleri yıllık olarak GİB tarafından yayınlanmaktadır. E-arşiv fatura kullanımı yine belirlenen şartlar dahilinde gerçekleştirilir. Bu kriterler arasında yıllık brüt geliri belirli bir sınırı geçen işletmeler ve belirlenen diğer sektörler bulunmaktadır.
2023 yılından itibaren brüt geliri 3 milyon Türk lirası ve üzeri olan işletmelerin sektörlerinden bağımsız olarak e-fatura kullanmaları zorunludur.
E-fatura kullanımının zorunlu olduğu sektörlerden bazıları şunlardır:
- Gayrimenkul alım satım veya kiralama
- Motorlu kiralama veya alım satım
- E-Ticaret faaliyetleri yürüten işletmeler
- Kültür ve Turizm Bakanlığı veya Belediye ruhsatlı oteller
Zorunlu e-fatura sistemi ile daha fazla mükellefin ticari faaliyetlerini elektronik ortamda kayıt altına alması, bu sayede belge oluşturma süreçlerinin daha güvenli, hızlı ve denetlenebilir şekilde gerçekleştirilmesi amaçlanır.
Belirli standart oluşturulması ile faturaların güvenli ve hatasız olarak oluşturulması mümkün olur.
Ayrıca e-fatura sistemine gönüllü olarak da katılmak mümkündür. Böylelikle belirlenen brüt gelir ve sektör kriterlerine uymayan işletmeler de isteye bağlı olarak e-fatura sistemine katılabilirler.
E-İrsaliye ve E-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
E-irsaliye ve e-fatura, sıklıkla karıştırılan belgelerdir. Ancak her iki belge de geçerlilik, kullanım amacı ve düzenlenme şekli gibi bazı farklılıklara sahiptir. Ayrıca e-irsaliye ve e-fatura arasındaki farklar ile irsaliye ve fatura arasındaki farklar aynıdır.
İşletmelerin e-irsaliye ve e-fatura arasındaki farkları bilmeleri oldukça önemlidir. Bu farkları şu şekilde özetleyebiliriz:
- İşletmelerin e-irsaliye kullanmaları için e-fatura mükellefi olmaları gerekirken e-fatura için e-irsaliye zorunluluğu gibi bir durum bulunmaz.
- E-irsaliye, satışı gerçekleştirilen ürün, satıcının adresinden alıcının adresine taşınırken satıcı tarafından düzenlenen ve süreç tamamlanıncaya kadar bulundurulması gereken belgedir.
- E-fatura ise satışı yapılan ürünün ödemesinin yapıldığının ve ürüne karşılık olarak alınacak ödemenin belirtilerek belgelenmesidir.
- E-faturalarda “İrsaliye yerine geçer” bulunması durumunda e-irsaliye yerine kullanılabilir. Ancak tersi bir durum mümkün değildir.
- İşletmelerin e-irsaliye ve e-faturaları aynı yöntemle kesmeleri gereklidir. Entegratör olarak da ifade edilen özel muhasebe yazılımları ile e-fatura kesiliyorsa e-irsaliye için de aynı yol izlenmelidir.
- Gelir İdare Başkanlığının çevrim içi uygulaması GİB Portal üzerinden de e-irsaliye için başvuru yapılabilmektedir.
E-İrsaliye ve E-Fatura Kullanımının Avantajları Nelerdir?
Maliyetleri Azaltır
Elektronik ortamda düzenlenen belgeler, kâğıt, mürekkep ve zarf gibi araçlara olan ihtiyacı ortada kaldırır ve işletmelerin maliyetlerini azalmalarına katkıda bulunur.
E-fatura ve e-irsaliyenin elektronik olarak müşterilere iletilmesiyle baskı, yazdırma, kargolama, arşivleme ve belge yönetimi gibi operasyonel yükler de ortadan kalkar.
Ayrıca olası hatalar kolaylıkla ve kısa süreler içerisinde düzeltilebilir, bu sayede kâğıt belgelerde olduğu gibi tekrar yazdırma, fatura iptali gibi işlemlerin önüne geçilir.
Zaman Tasarrufu Sağlar
Dijital ortamda düzenlenen faturalar ile işletmeler, yazdırma, baskı, mühür, kargolama, takip gibi süreçleri ortadan kaldırır.
Kâğıt fatura ve irsaliye hazırlama süreçlerinin tamamlanması bir haftayı bulabilirken e-fatura ve e-irsaliye dakikalar içinde hazır olur ve hızlı bir şekilde karşı tarafa iletilebilir. Bu sayede tahsilat süreçleri de hızlanacağından işletmeler için büyük avantaj elde eder.
Belgeler Dijital olarak Saklanır
Elektronik belgeler dijital ortamda kolaylıkla arşivlendiğinden dolayı e-fatura ve e-irsaliyelerin kaybolması ve müşterilere ulaşmaması gibi durumlar ile karşılaşılmaz.
Bu sayede evrak yönetimi ve gereken durumlarda belgelerin bulunması da işletmeler için oldukça kolay bir hâle gelir ve iş stresi azalır.
Tahsilatlar Daha Hızlı Tamamlanır
E-faturalar ile faturalar müşterilere anında iletilir, faturaların ulaşması için gereken süre azalacağından tahsilat hızlı bir şekilde gerçekleştirilir. Böylelikle faturanın gecikmesi veya ulaşmaması ve tahsilat işlemlerindeki sorunlar da önlenir.
Ayrıca işletmeler e-fatura ve e-irsaliyeleri dijital ortamda takip edebilir, süreçleri hızlandırarak zamandan tasarruf edebilir ve olası sorunları da önleyebilir.
Çevre Dostudur
Elektronik belgeler olan e-fatura ve e-irsaliyeler, belge düzenlemeleri için gereksiz kâğıt, mürekkep ve malzeme kullanımını ortadan kaldırır.
Çevreye duyarlı birer çözüm olmaları ile işletmelere katkıda bulunur ve çevreye olan olumsuz etkileri en aza indiren, sürdürülebilir yaklaşımlar benimsenmesini teşvik eder. Ayrıca işletme bütçelerine de katkıda bulunur.
Her Yerden Belge Düzenlemeye Olanak Tanır
E-fatura ve e-irsaliye ile fiziksel belgeler düzenlemeye gerek kalmaz ve ofis dışında da bu belgelerin düzenlenmesi mümkün olur. Bunun için internet bağlantısına sahip bir cihazın olması yeterlidir.
Bu sayede istediğiniz her yerden bilgisayar veya telefonunuzda kullanılabilen uygulamalar ya da tarayıcı üzerinden kolaylıkla e-fatura ve e-irsaliyeler düzenleyebilirsiniz.
Güvenlik
E-fatura işlemleri dijital ortam üzerinden yürütülür, böylelikle şirket ve işletme bilgileri güvenle saklanır ve fatura bilgilerinin kaybolması gibi sorunların önüne geçilir.
Bu nedenler ile e-faturanın işletmeler için olası güvenlik risklerini azaltarak iş süreçlerinin sürekliliğini sağladığını söyleyebiliriz.
Ayrıca Octapull SFA gibi otomasyon yazılımları ile oluşturduğunuz e-fatura ve e-irsaliye belgelerinizi diğer araçlar ile senkronize edebilir, tüm belgelerinizi ortak bir platformdan yönetebilirsiniz.
E-İrsaliye ve E-Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
E-İrsaliye, E-Fatura Yerine Geçer Mi?
Faturalar, tahsilatların yapılması amacıyla kesilen belgelerdir. Bu nedenle faturada bulunan bilgiler irsaliyede yer almaz ve e-irsaliye e-fatura yerine kullanılamaz.
Ürünlerin satış ve teslimat süreçlerinde herhangi bir sorun yaşanmaması adına sevk e-irsaliyeye ek olarak fatura düzenlenmesi ve fatura ile birlikte taşınması gerekmektedir.
E-Fatura, E-İrsaliye Yerine Geçer Mi?
E-faturanın düzenlenme sırasında irsaliyede bulunan bilgilerin eklenmesiyle e-irsaliye olarak kullanılması mümkün olur.
Bunun için e-fatura ya da e-arşiv fatura düzenlenirken sevk tarihi, saati ve dakikası belirtilmelidir. “İrsaliye yerine geçer” ibaresinin eklenmesi ile e-fatura, e-irsaliye yerine kullanılabilir. Böylelikle ek bir belge düzenlenmesine gerek kalmaz.
E-İrsaliyenin Düzenlenemediği Durumlarda Ne Yapılmalıdır?
E-irsaliye düzenlemenin mümkün olmadığı teknik sorunlar gibi durumlarda e-irsaliye sevk irsaliyesi ile birlikte düzenlenmelidir.
Matbu (kâğıt) sevk irsaliyesi düzenlenirken belge numarası, tarih, saat ve dakika gibi bilgilerin yanı sıra “E-İrsaliye ayrıca düzenlenmiştir” ibaresinin de eklenmesi gereklidir.
E-Fatura ve E-Arşiv Faturanın Farkı Nedir?
E-fatura hem alıcı hem de göndericinin e-fatura mükellefi olduğu durumlarda düzenlenmek zorundadır. Ancak yalnızca göndericinin mükellef olması durumunda karşı tarafa e-arşiv fatura düzenlenmesi gereklidir.
Octapull SFA ile Belgelerinizi Etkin Şekilde Yönetin
Octapull SFA, işletme ve organizasyonlara iş süreçlerindeki birçok işlemi gerçekleştirmek ve etkili bir şekilde yönetmek için güçlü ve kullanımı kolay bir otomasyon uygulaması sunar.
Octapull SFA, sunduğu dosya yönetimi uygulaması ile e-fatura ve e-irsaliye gibi belgelerinizi dijital olarak depolamanıza ve istediğiniz zaman istediğiniz cihazdan ulaşmanıza olanak tanır.
- Dosyaları Kolaylıkla Düzenleyin ve Paylaşın: Octapull SFA, belgelerinizi kolaylıkla yükleme, düzenleme ve paylaşma imkânı sunar. Böylelikle tüm belgelerinizi tek bir yerden kontrol edebilirsiniz. Böylelikle iş akışlarının daha verimli bir hâle gelir.
- Belgeleri Paylaşın ve İş Birliği Yapın: Dosyalarınızı paylaşarak ekip üyeleri ile iş birliği yapabilir, iş süreçlerine dair verileri hızlı ve güvenli bir şekilde paylaşabilirsiniz.
- Belgeleri Online Görüntüleyin: Online görüntüleme özelliği ile belgelerinizi online olarak görüntüleyebilir ve belge içeriklerini hızlı bir şekilde kontrol edebilirsiniz. Bu sayede zaman tasarrufu yaparak daha etkili ve verimli bir biçimde çalışabilirsiniz.
- Tüm Cihazlardan Kesintisiz Erişim Sağlayın: Dosyalarınıza mobil cihazlar ya da web tarayıcılar fark etmeksizin istediğiniz platformdan kolayca erişebilir, bu sayede iş akışınızı kesintisiz devam ettirebilirsiniz.
- Düzenli Dosya Takibi Yapın: Yüklediğiniz dosyaları ve değişiklikleri düzenli olarak izleyebilir, gerektiğinde hızlı aksiyon alabilir ve iş akışlarını organize edebilirsiniz.
- Güvenli Veri Senkronizasyonu Yapın: Octapull SFA’yı tüm muhasebe yazılımlarıyla tam entegre bir şekilde kullanabilirsiniz. Bu sayede verilerinizi güvenli bir şekilde senkronize ederek veri kaybını en aza indirebilirsiniz.
Octapull SFA çözümümüzün özellikleri ve sunduğu avantajlar hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz buradan bize ulaşabilir ve ürün ekibimizle bir demo görüşmesi planlayabilirsiniz.
