BPA (Business Process Automation), iş süreçlerinin otomasyonunu ifade eder. BPA, iş süreçlerinin tanımlanmasını, raporlanmasını ve otomatikleşmesini sağlayan bir stratejidir.
İş süreçleri otomasyonu ya da yapay zeka gibi teknolojiler, manuel iş süreçlerini otomatikleştirirler. Bu da işlerin daha kısa süre içinde gerçekleştirilmesine ve daha kaliteli sonuçlar elde edilmesine yardımcı olur.
İş süreçleri otomasyonu, insan müdahalesini en aza indirerek hataları minimum seviyeye indirip verimliliği artırır ve işleri daha kaliteli bir hale getirir.
BPA’nın faydalarını daha detaylı bir şekilde ele alalım:
BPA’nın Faydaları
BPA, işletmeler için önem arz eden bir otomasyon aracıdır. Şirketlerin işlerini hızlandırır, şirketlere maliyet tasarrufu sağlar ve rekabet avantajı sunar.
BPA’nın şirketlere sunduğu avantajlar şu şekildedir:
İşlem Süreçlerini Hızlandırır
BPA, iş süreçlerinin otomatikleşmesini ve iş akışının hızlı bir şekilde gerçekleşmesini sağlar. Hızlı iş akışı sürenin daha iyi yönetilmesini sağlayarak zamandan tasarruf etmeye yardımcı olur.
Maliyet Tasarrufu Sağlar
İşlerin dijital ortamlarda yapılması, maliyetleri azaltır. Örnek vermek gerekirse, bir belgede yapılan yazım hatası internet ortamında kısa süre içinde düzeltilebilir ve böylelikle kağıt israfının önüne geçilmiş olunur.
BPA, manuel işlemler sırasında ortaya çıkabilecek kağıt ya da matbaa israfının önüne geçerek çevre dostu bir yaklaşım elde edilmesine ön ayak olur.
Hataları Azaltır
İşlerin otomatikleşmesi, hataları en aza indirir. Yapay zeka gibi teknolojiler, bir işlem sırasında oluşan hataları hızlı bir şekilde tespit eder ve bu hataların düzeltilme sürecinde yardımcı olur.
Verimliliği Artırır
BPA sayesinde iş süreçlerinin manuel ortamdan dijital alana taşınması ile insan gücü azalır. Böylelikle işler daha pratik ve hızlı bir şekilde yapılır. Bu da verimliliği beraberinde getirir.
Verileri Güvenle Saklar
Dijital ortamda yapılan işlemler, veri depolama yöntemleri sayesinde bu verilerin güvenle saklanmasına ve korunmasına olanak tanır.
Güçlü şifre oluşturma veya iki adımlı kimlik doğrulama yöntemi gibi güvenlik tedbirleri sayesinde verilerin çalınmasının önüne geçilir.
BPA Araçlarının Kullanım Alanları
BPA araçları, her sektöre büyük bir kolaylık sağlar. Sektörden sektöre göre BPA araçlarının kullanım şekilleri değişiklik göstermektedir.
BPA uygulamalarının kullanım alanları şu şekilde detaylandırılabilir:
Sağlık
BPA araçları, hastane yönetimi ve hasta bakımı alanlarında etkin bir şekilde kullanılır.
Hastaların randevu oluşturma, bu randevuları takip etme, laboratuvar sonuçlarına ulaşma ve tele sağlık hizmetleriyle etkili iletişim kurma gibi süreçleri kolaylaştırır.
Ayrıca BPA, sağlık kuruluşlarının fatura kesme işlemlerini, envanter ve tıbbi malzeme takibini ve performans yönetimini kolayca yapmalarını sağlar.
Eğitim
BPA araçları eğitim sürecinin verimli bir şekilde geçmesine yardımcı olur.
BPA, öğrenci programlarının planlanması, ders materyallerine erişim, öğrenci performansının izlenmesi ve öğrencilerle iletişim kurma gibi alanlarda tercih edilir.
Bunlara ek olarak; kütüphane envanterlerini yönetmede, personel işe almada, öğrencileri sınıfa kayıt etmede ve öğrencilere maddi yardım sağlama süreçlerinde de kullanılır.
Muhasebe
BPA araçları muhasebe sürecinde birçok işlemi otomatikleştirerek hem iş yükünü hem de hata oranını azaltır.
Faturaların kesilmesi ve onaylanması, bordro işlemleri, finansal verileri toplama ve raporlama, stok ve varlık yönetimi, envanter takibi, amortisman hesaplanması, maliyet analizi ve bütçe yönetimi ve vergi kesintisi gibi muhasebe süreçleri BPA sayesinde etkili bir şekilde yönetilir.
İnsan Kaynakları
İnsan kaynakları, işe alım aşamalarını kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek için BPA araçlarını tercih eder.
BPA araçları CV değerlendirme ve mülakat yapma aşamalarını kolaylaştırarak işe başvuran kişilere olumlu ya da olumsuz geri bildirim verme sürecini hızlandırır.
BPA; çalışanlara eğitim desteği sunma, çalışanların izin isteklerini onaylama, iş sürecini planlama ve raporlama aşamalarını kolaylaştırır.
Pazarlama
BPA, pazarlama alanında büyük bir etki sağlayarak BPA’yı kullanan firmaların rekabet ortamı kazanmalarını sağlar.
E-posta, dijital reklamcılık ya da sosyal medya gibi pazarlama yöntemlerini etkin bir şekilde kullanmayı, geri bildirim veya anket gibi pazar araştırma süreçlerini, verilerin analizi ve performans değerlendirme aşamalarını otomatikleştirerek kolaylık sağlar.
En İyi BPA Uygulamaları
BPA uygulamaları; iş süreçlerini otomatikleştirerek bu süreçlerin etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar, bir işte çıkabilecek hata oranını en aza indirerek verimliliği artırır.
Çeşitli faydalar sunan BPA’nın en iyi uygulamaları aşağıdaki gibi listelenebilir:
Uipath
Uipath, bilgisayar yazılımlarının ve yazılım robotlarının iş süreçlerini otomatikleştirdiği robotik süreç otomasyonu platformundan birisidir.
Finans, insan kaynakları veya sağlık hizmetleri alanlarında veri girişi ya da faturalama gibi işlemlerin otomatikleştirilmesini sağlar.
Automation Anywhere
Automation anywhere platformu, robotik süreç otomasyonu uygulamalarından bir diğeridir.
Veri işleme ya da iş akışını etkili yönetme gibi süreçlerin çeşitli botlar sayesinde kolaylaştırılmasına yardımcı olur.
Microsoft Power Automate
Bu uygulama, iş süreçleri otomasyon platformlarındandır. Microsoft ürünleriyle birlikte çalışarak veri entegrasyonunu kolaylaştırmak, iş sürecini otomatikleştirmek için kullanılır.
Veri işleme ve iş birliği süreçleri, Microsoft Power Automate uygulamasının yaygın kullanıldığı alanlardır.
Pega
İş süreçlerinin otomasyonunu sağlamak ve elde edilen analizleri yönetmek için tercih edilen BPA uygulamalarındandır.
Pega ek olarak, müşteri ilişkileri yönetimi özelliği de sunar. Sigorta, finans ya da müşteri hizmetleri gibi alanlarda da tercih edilir.
Kofax
Kofax; belge veya dökümasyon tabanlı işlerin akışının otomatikleşmesine yardımcı olur.
Finans, kamu hizmetleri ya da sağlık kuruluşları gibi alanlarda belge tarama ve işleme süreçlerini kolaylaştırır.
Winshuttle
Winshuttle, SAP ve diğer kurumsal uygulamalarla entegrasyon kurarak iş sürecini otomatikleştiren uygulamadır.
Finans, SAP kullanıcıları ya da muhasebe alanlarında veri girişi ve veri yönetimi işlerini kolaylaştırır.
Kryon Systems
Kryon Systems, veri analitiği yapmayı ve iş akışını kaliteli bir şekilde yönetmeyi sağlayan iş süreç otomasyonudur.
Appian
Appian, iş süreçlerini yönetmede ve kurumsal iş uygulaması geliştirmede büyük kolaylık sağlayan bir BPA uygulamasıdır.
WorkFusion
WorkFusion, diğer uygulamalar gibi iş süreçlerini optimize etmeyi ve verileri analiz etmeyi sağlar.
Ek olarak bu uygulama, robotik süreç otomasyonu ile yapay zekayı birleştirerek kaliteli hizmet sunar.
Integrify
İşletme içi iş süreçlerinde tercih edilen bir BPA platformudur. Integrify, veri yönetimini, iş süreçlerinin onayını kolaylaştırır.
Yukarıda sayılan platformlar, BPA’nın en iyi uygulamalarındandır. Bu platformlar temel amaçlar uğruna hizmet vermektedir.
Bu uygulamaların sundukları hizmetlerin toplu hali şu şekilde verilebilir:
- Veri girişi, belge onay süreci, veri taşıma işlemleri ya da faturalandırma gibi tekrarlayan iş süreçlerini otomatikleştirirler.
- İş akışını oluşturmaya ve bu akışın etkili bir şekilde yürütülmesine yardımcı olurlar.
- Uygulamalar, diğer uygulamalarla entegrasyon kurarak iş süreçlerinin aksamamasını ve işlerin düzenli bir şekilde ilerlemesini sağlarlar.
- İşlerin otomatik bir şekilde yapılmasını sağlamaları, insan gücünden kaynaklı hatayı minimum düzeye indirirler. Bu da verinin doğruluğunu gösterir ve kuruma hissedilen güveni artırır.
- İş süreçlerinin izlenip analiz edilmesine yardımcı olurlar. Bu analizler sonucunda projelerin performansı değerlendirilerek geliştirilir.
- İş süreçlerinin güvenilir bir şekilde yapılması ve bilgilerin korunması için çeşitli güvenlik önlemleri ile entegreli bir şekilde çalışırlar.
BPA uygulamaları, verimliliği artırarak yaratıcı projelerin oluşturulmasına teşvik eder. İş süreçlerini otomasyonlaştırarak hem maliyetten hem de zamandan tasarruf etmeyi sağlar.
BPA uygulamalarını etkin kullanan şirketler, rakiplerine karşı üstünlük kazanma fırsatını elde ederler ve işleri verimli bir şekilde yürüterek başarılı işlere imza atarlar.
BPA’nın sunduğu avantajları keşfeden şirketler, ileride iş süreçlerini sistematikleştirerek iş akışını daha verimli bir hale getirme şansı yakalarlar.
