2020 pandemisi ile popüler olmaya başlayan ve çalışan performansını artıran, günümüzde ise yavaş yavaş hayatımızın merkezinde yer almaya başlayan bir iş yürütme düzeni ile karşı karşıyayız: Hibrit çalışma düzeni.
Hibrit çalışma düzeni, oldukça uzun zamandır hayatımızın içinde yer alıyor olsa da fiziki olarak çalışma düzenine nazaran çok daha az tercih edildiği için hep arka planda kaldı. Ta ki pandemi şartları, bu düzenin istediği ortamı sağlayana kadar.
Son 3 yıldır, birçok şirketin hibrit veya online çalışma düzenlerini tercih etmesiyle beraber, ismini daha sık duymaya başladığımız bir kavram haline geldi.
Peki, şirketler bu sistemi neden tercih etmeye başladılar? Onları buna iten sebepler neler?
Hibrit Çalışma Düzeni Neden Popüler Oldu?
Online çalışma düzeni, insanların fiziksel olarak birbirine yakın olmalarına gerek duymaması sebebiyle pandemi döneminde hayat kurtarıcı bir sistem oldu.
Pandemi sonrası dönemde ise uzaktan çalışmanın verimini kavrayan birçok şirket, eski nesil ofis mantığından vazgeçerek hibrit çalışma düzenini kullanmaya başladı.
Bu düzende amaç, online şekilde yürütülebilecek işlerin uzaktan halledilmesi ve yalnızca gerekli olduğu zamanlar ofiste fiziksel olarak bulunarak işleyişlerin devam etmesidir.
Online süreci iyi yönetebilmek, başlı başına bir idare becerisi gerektirmektedir. Bu da doğru uygulamaları kullanarak verimli hale getirilebilir.
Bu uygulamaların en iyi örneklerinden birisi de şüphesiz OctaSales. İş yürütme sürecinde bir kuruluşun ihtiyaç duyacağı en önemli üç özelliği optimize edilmiş şekilde size sunar: Planlama, uygulama ve raporlama.
Planlama, uygulama ve raporlama alanlarında, Türkiye’nin milli uygulaması OctaSales’in kuruluşunuza nasıl ayrıcalıklı özellikler sunduğunu öğrenmek ve 14 gün boyunca ücretsiz deneyimlemek için tıklayın!
Hibrit Çalışma Düzeninde Çalışan Performans Kontrolü Nasıl Sağlanır?
Bu düzen için aklımızda oluşabilecek önemli sorulardan bir tanesi, çalışan performansının nasıl değerlendirilmesi gerektiğidir.
Performans kontrolü, eski nesil bir ofis yaşantısından pek farklı bir seyir izlemeyecektir. Ancak bu noktada dikkat edilmesi gereken birkaç husus bulunmaktadır.
Çalışanlarınıza Karşı Net Olun
Çalışanlara atanan görevlerin net ve anlaşılır ifadelerle, tercihen yazılı şekilde iletilmiş olması çok büyük bir önem taşır.
Aksi takdirde; çalışanlar, kendilerinden beklenen görevi tam olarak yerine getiremeyecekleri için iş yürütme sürecinde eksik adımlar meydana gelecektir.
Çalışan performansı ile ilgili diğer bir mevzu ise çalışanların asıl istenen görevden çok daha fazlasını yapmaya çalışıp kendilerini stres altında bulmaları ve iş sürecinden bunalmalarıdır.
Her iki örnekte de süreci oldukça yavaşlatan durumlarla karşılaşacağımız için iş tanımlarının net ve anlaşılır olmasına dikkat edilmelidir.
“9-5” Çalışmak Artık Geçmişte Kaldı
Çalışanlara “9-5” çalışma saatleri gibi eski nesil bir prensibi dikte etmek yerine belirli bir zaman aralığı için süre tanınan ve bitiş tarihi belirtilmiş olan işler verilmelidir.
Böylece çalışanlar, en verimli çalıştıkları saatlerde ve verimli olduklarını düşündükleri mekanlarda çalışabilecekler, aynı zamanda verimlerinin düştüğünü hissettikleri anlarda kendi molalarını verebileceklerdir.
Rutin Toplantılar Gerçekleştirin
Rutin toplantılar, eski nesil ofis yaşamında da yeni nesil hibrit sistemde de iş yürütme süreçlerinin vazgeçilmezleridir.
Yöneticilerinin kendi aralarındaki toplantılarında ekipten beklentiler oluşturmaları, bu beklentilerini çalışanlara iletmeleri ve bundan sonraki iş sürecinin gidişatını kontrol edebilmeleri için online toplantılar gerçekleştirmek elzemdir.
Kimi toplantılarda ise sosyalleşmeyi sağlamak veya önemli kararları yüz yüze almak için ofis görüşmeleri yeniden tercih edilebilir.
Bunların yanında, hem iş yürütme düzeninin işlemesini sağlamak hem de performans kontrolünü daha efektif kılmak için KPI’lar kullanılır.
KPI Nedir?
KPI (Key Performance Indicator – Anahtar Performans Göstergesi), bir kuruluşun sistematik olarak belirlenmiş hedeflerine ulaşırken etkili olan faktörleri ölçmesini ve analiz etmesini sağlayan değerlerdir.
Diğer bir deyişle; iş yürütme süreçlerinin analitik analizler ile doğru yolda ilerleyip ilerlemediğini göstermeye, ilerlemiyorsa da veriler aracılığıyla sorunları düzeltmeye yarayan yolları anlayabileceğimiz göstergelerdir.
KPI Ne İçin Kullanılır?
KPI’lar temelinde sayısal verilerden oluşurlar. Dolayısıyla; organizasyonlar, KPI’ları hedeflerini ne ölçüde gerçekleştirebildiklerini sayısal veriler aracılığıyla ölçmüş olurlar.
Elde ettikleri bu verilerle, ölçüm sonucunda beklenenden daha düşük çıkan hedeflerini revize eder ve optimal hale getirirler.
KPI’lar, hedefleri formüle etmek için kullanılırlar. Belirlenen hedeflere ulaşmak için atılacak adımların belirlenmesini ve tanımlanmasını sağlarlar. Bu sayede adımları somutlaştırmış yani görünür kılmış oluruz.
KPI’ların en önemli etkilerinden birisi ise iletişimde verimliliği artırmalarıdır. Etkili ve anlaşılır bir zihinsel model çıkarıldığı zaman, çalışanlar tarafından daha kolay anlaşılan ve benimsenen hedefler yaratılmış olur.
KPI Nasıl Belirlenir?
KPI’lar, ana hedeflere odaklanırlar. Bu “ana hedefi”, iş yürütme şeklinize ve kuruluşunuzun durumuna göre özelleştirmelisiniz.
Kuruluşunuzun verim elde edeceği KPI’lar hazırlamak için aşağıdaki 4 adımı izlemelisiniz:
KPI’larınız Uygulanabilir Olmalıdır
KPI’larınızı uygulanabilir seçenekler arasından seçin. Kuruluşunuzun kültürüne ve iş yürütme sürecine uygun KPI’lar belirlediğinizden emin olun.
Abartılı ve mükemmeliyetçi KPI’lar belirlemekten kaçının. Gerçekçi ve çalışanlar tarafından benimsenebilecek cinsten KPI’lar hazırlamaya özen gösterin.
KPI’larınız Anlaşılabilir Olmalıdır
KPI’ınız için çalışan performansına yönelik net bir amaç yazın. Eğer çalışanlarınız KPI’ları hangi amaçlarla belirlediğinizi ve yürütmeye çalıştığınızı anlarlarsa yapılan işi daha çok benimseyeceklerdir.
KPI’larınızı Paylaşın
KPI’larınızı çalışan performansını daha iyi ölçmek için hem çalışanlarınızla hem de paydaşlarınızla paylaşın. KPI’ların başarıya ulaşmalarında, kuruluşunuzda bulunan herkes tarafından görülebilir olmaları ve anlaşılabilmeleri büyük rol oynar.
Bu nedenlerle KPI’larınızı görünür kılın ve çalışanlarınıza çeşitli yöntemlerle hatırlatmalar yapın.
Değişen İhtiyaçlara Göre KPI’larınızı Revize Edin
Son zamanlarda gündeme en çok gelen fikirlerden biri de dünyamızın çok hızlıca değiştiğidir. Bu değişim rüzgarı elbette belirlediğimiz hedefleri ve yaptığımız işleri de etkilemektedir.
Önemli olan, değişimin gerisinde kalmayıp bu durumu lehimize çevirebilmektir.
Sonuç
Değişen dünyanın getirisi olan hibrit sistem, günümüzde birçok şirket tarafından tercih edilmeye başladı.
Ancak birçoğunun aklında aynı soru var: Çalışan performansını nasıl değerlendireceğiz?
İşte tam da bu anda imdadımıza basit çözümler ve KPI’lar yetişiyor. Dünya ve sistemler değişiyorsa biz de onlarla beraber bu değişime ayak uydurmalıyız.
