Kurumlar ve organizasyonlar, her zaman en verimli hallerine gelmeye çalışırlar. Beşeri yani insan yapımı bir yapı olan kurumlar, verimliliklerini artırmak için insanlar arasındaki iş birliğini ve organizasyonu en yüksek seviyeye çıkarıp, otomatize etmek isterler.
İş akış yönetimi de insanlar hatta makinalar arasındaki koordinasyonu artırmak için ortaya çıkmış kavramlardan birisidir. Bu yaklaşım, dijital ortama aktarılan organizasyon süreçlerinin yönetilerek takip edilmesini amaçlar.
Özellikle uzaktan ya da hibrit çalışanlar için iş akışı yönetimi oldukça kritik bir kavramdır.
İş Akışı Nedir? (Workflow Nedir?)
Bir organizasyonda operasyonlar, parçalar halinde planlanır ve bu süreçte yapılması gereken her işin aşamaları dikkatlice belirlenir. İş akışı, bu işlemlerin hangi kurallara göre devam edeceğini gösteren bir algoritmadır.
Bu algoritma, belirli bir işin başlangıcından tamamlanmasına kadar olan süreci sistematik bir şekilde tanımlar. İş akışı, ham haldeki bir fikirden işlenmiş bir sonuca ulaşma yolunda atılan adımları düzenler ve bu sayede etkin bir yönetim süreci sağlar.
Örneğin bir blog yazısı yazma işini gerçekleştirmek için oluşturulmuş bir iş akışı örneği, şu adımları içerebilir: araştırma yapmak, notlar hazırlamak, başlıkları belirlemek, taslak hazırlamak ve editörlüğünü yapmak.
Bu süreç, yalnızca yazı yazma ile sınırlı kalmaz; en basit işten en karmaşık işe kadar birçok alanda iş akışları oluşturulabilir.
İş akışının sağladığı en önemli avantaj, işlemlerin sistematik bir şekilde gerçekleştirilmesidir. Bu sayede çalışanlar, belirli bir düzen içinde hareket eder, işin her aşamasında ne yapacaklarını ve hangi kurallara uyacaklarını bilirler.
Bu kavarm verimliliği artırmak, zaman yönetimini geliştirmek ve hata oranını azaltmak için kritik bir rol oynar.
Ayrıca, iş akışları organizasyonel süreçlerin daha iyi anlaşılmasını ve analiz edilmesini sağlar. Süreçlerin şemalarla veya grafiklerle görselleştirilmesi, hangi adımların nasıl birbiriyle ilişkilendiğini ve nerelerde iyileştirme yapılabileceğini gösterir.
Bu sayede işletmeler, süreçlerini sürekli olarak geliştirebilir ve rekabet avantajı elde edebilir.
Sonuç olarak, iş akışı, organizasyonlar için vazgeçilmez bir bileşendir. Tanımlı kurallara bağlı olarak işlerin yürütülmesini sağlarken, aynı zamanda süreçlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.
İyi bir iş akışı, hem bireysel hem de kurumsal başarı için kritik öneme sahiptir.
İş Akışı Şeması Nedir? Nasıl Oluşturulur?
İş akışı şeması, işin tamamlanması için gereken iş süreçlerinin görselleştirilmesidir. Süreçleri sıralamalarına göre görselleştirmek kolayca takip edilmesini sağlar.
Özellikle büyük ölçekli işlerin takibini kolaylaştırmak için gerekli olan bu şemalar; süreçlerin dairesel bir şekil içerisinde; aralarındaki sıralamaların da belirtildiği biçimde oluşturulabilir.
İş Akış Çeşitleri Nelerdir?
İş akışı, her kurum veya organizasyon içinde var olan bir yapıdır. Bazı organizasyonlar, iş akışlarını çok kurallı ve detaylı bir şekilde tanımlar. Diğerleri ise daha gelişigüzel bir yaklaşım benimseyebilir.
Ancak, ne kadar düzensiz olursa olsun, ortada yapılacak bir iş varsa, mutlaka bir iş akışı da bulunur.
Gelişigüzel bir akıştan ziyade, planlanmış iş akışları işletmeler için her zaman daha verimli sonuçlar doğurur. Planlama sayesinde, iş süreçleri daha düzenli hale gelir ve çalışanlar ne yapacaklarını daha net bir şekilde bilir.
Bu yaklaşım, zaman kaybını azaltır ve işin kalitesini artırır. İşletmenizin ihtiyaçlarına ve yapısına bağlı olarak farklı görev düzenleme yaklaşımları bulunmaktadır.
Anlık (ad-hoc) iş akışları, belirli bir ihtiyaca veya duruma yanıt vermek üzere oluşturulur. Bu tür iş akışları genellikle acil durumlar için geçerlidir ve belirli bir kural veya yapıya bağlı olmadan, esnek bir şekilde yönetilir.
Yapısal iş akışları ise, organizasyonun genel süreçlerine entegre edilmiş ve belirli kurallara dayanan akışlardır. Bu tür iş akışları, genellikle sürekli ve tekrarlayan işler için uygundur.
Süreç iş akışları belirli bir işin nasıl yapılması gerektiğini tanımlar ve bu süreci aşama aşama düzenler.
Duruma göre bu uygulamalar, işlerin hangi koşullarda ve nasıl yapılacağını belirler, bu da organizasyonların değişen ihtiyaçlarına yanıt vermesini kolaylaştırır.
Proje iş akışları ise, belirli bir projenin aşamalarını ve gereksinimlerini düzenler, bu sayede projelerin zamanında ve bütçeye uygun bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olur.
Bu iş akışı türleri, işletmenizin süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmenizi sağlayarak, verimliliği artırır ve işlerin daha hızlı bir şekilde tamamlanmasına olanak tanır. Hangi tür iş akışının kullanılacağı, organizasyonun hedeflerine ve ihtiyaçlarına göre belirlenmelidir.
Anlık (Ad-Hoc) İş Akışları
Kararların otomasyondan çok anlık insan ilişkileriyle alındığı iş türlerinde kullanılan bir iş akışıdır. Tek seferlik, belli bir sırası olmayan işler için kullanılır.
Yapısal İş Akışları
Bu iş akışları baştan yapılandırılmıştır. İşler tanımlı kurallara bağlı olarak iş akışına uygun olarak gerçekleşir ve tekrar edilebilirdir.
Süreç İş Akışları
Düzene oturmuş, rutin olarak gerçekleştirilen iş akışlarına denir. İşin başlangıcından sonuna kadar nasıl gideceği önceden bellidir ve başlamadan önce bu bilinir.
Duruma Göre İş Akışları
Bu akış türünde, akış boyunca yapılması gereken işlemler en baştan bilinmez. Duruma göre şekillenir. Örnek olarak müşteri hizmetleri görüşmelerini verilebilir. En başta sorunun nasıl çözüleceği bilinmese de, süreç içerisinde elde edilecek bilgilerle iş akışı şekillendirilir.
Proje İş Akışları
Projeye özel olarak hazırlanmış planlara bu isim verilir. En baştan bir iş akışı hazırlanır ve ona göre ilerlenir. Süreç iç akışına göre bu türde biraz daha esneklik vardır. Duruma göre tanımlanmış görevler değişebilir.
Fakat unutulmamalıdır ki, bu iş akışı türü tekrarlanan bir sürece ait olmadığı için sadece bir projeliktir. İnternet sitenizi yenilemek, bu akış türüne örnek olarak verilebilir. Fakat tekrar yenilemek istediğinizde aynı iş akışı içinde devam edemezsiniz, tek seferliktir.
İş Akış Yönetimi Nedir?
İş akışı yönetimi, iş akışına dahil olan her sürecin planlanması, yönlendirilmesi, kontrol edilmesi ve tanımlanması sürecidir. Bu yönetim anlayışı, organizasyonların süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmelerine olanak tanır ve belirli bir sistematik içinde işlerin yürütülmesini sağlar.
İş akışı yönetimi, organizasyonel hedeflere ulaşmak için kritik bir rol oynar.
İş Akışı Yönetiminin Sağladığı Faydalar
İş akışı yönetiminin sağladığı avantajlar arasında modellendirme, yönlendirme, gözetim ve kontrol yer alır.
Modellendirme
İş süreçlerinin grafiksel veya şematik bir biçimde temsil edilmesini içerir. Bu yaklaşım, organizasyonların süreçlerini anlamalarını ve analiz etmelerini kolaylaştırır. Modellendirme ile süreçlerin detaylı bir analizini yaparak, iş akışındaki her bir adımın nasıl ilerleyeceğini öngörebilirsiniz.
Bu da yalnızca çalışanların süreçleri daha iyi anlamalarını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda süreçlerin hangi noktalarında iyileştirme yapılabileceğini belirlemeye de yardımcı olur. İş akış yönetimi programları sayesinde iş akışınızı modelleme imkânı elde edersiniz.
Bu sayede tamamlamanız gereken KPI’ları görsel olarak görebilir, işinizi daha iyi takip edebilme fırsatını bulursunuz. İş akışınızı grafiksel olarak incelemek, karar verme süreçlerinde daha doğru ve hızlı sonuçlar elde etmenize de yardımcı olur.
Yönlendirme
İş akışlarının doğru bir şekilde yönlendirilmesini sağlar; bu sayede her çalışan, hangi adımları takip etmesi gerektiğini bilir ve süreç içinde ne zaman ve nasıl hareket edeceğini anlar.
İş akışı yönlendirmesi ile her adımda doğru kişiye doğru görevin atandığından emin olunur, böylece işlerin aksamadan ve gereksiz gecikmelere neden olmadan ilerlemesi sağlanır. Bu yönlendirme, aynı zamanda iş akışı süresince olası hataları minimize etmeye katkıda bulunur ve çalışanların iş akışına adapte olmalarını kolaylaştırır.
Yönlendirme mekanizması, işlerin net bir zaman çizelgesine uygun olarak yürütülmesini sağlarken, iş süreçlerinde verimliliği artırarak çalışanların işlerini daha etkin bir şekilde yapmalarına olanak tanır.
Gözetim
İş akışının her aşamasında sürekli izleme imkânı sunarak, sürecin verimliliğini artırır. Bu izleme sayesinde, herhangi bir aksaklık veya gecikme anında müdahale etme olanağı doğar. Gözetim süreciyle organizasyonlar, iş akışının hangi noktalarında iyileştirmeler yapmaları gerektiğini belirleyebilirler.
İş akışındaki aşamaları izleyerek, hangi süreçlerin daha fazla kaynak gerektirdiğini, hangi adımların gereksiz olduğunu ya da hangi görevlerin daha yüksek öncelikli olduğunu tespit edebilirsiniz.
Bu sayede iş akışındaki işlerin hangisinin daha öncelikli olduğunu anlayabilirsiniz. İş akışı içerisindeki gereksiz yüklerin farkına vararak bunları dışarı alabilir, verimi artırabilirsiniz. Gözetim, aynı zamanda işlerin düzenli olarak raporlanmasını ve performansın daha ayrıntılı değerlendirilmesini sağlar.
Kontrol
İş akış yönetimi, tüm süreçlerin takip edilmesi ve kayıt altına alınmasını da sağlar. Bu kayıtlar sayesinde organizasyonlar, geçmiş işlemleri inceleyerek daha doğru analizler yapabilir ve gelecekteki süreçlerin daha iyi yönetilmesini sağlayacak dersler çıkarabilir. Kontrol ile süreçlerin belirli standartlara ve hedeflere uygun olarak yürütülmesini garanti altına alır.
Böylece, iş akışları daha öngörülebilir hale gelir ve istenmeyen sonuçların önüne geçilir. Kontrol süreçleri, aynı zamanda iş akışında herhangi bir sapma olduğunda hızlı müdahale edilmesine imkân tanır, böylece hata oranları azaltılır. İşlerin baştan sona belirli bir düzende ve standartlarda yürütülmesi, organizasyonun güvenilirliğini ve profesyonelliğini artırır.
Sonuç olarak bu yaklaşım, organizasyonların süreçlerini optimize etmelerini sağlayarak verimliliği artırır ve kaynakların daha etkin bir şekilde kullanılmasına olanak tanır. Bu sistematik yaklaşım, işlerin daha düzenli, hızlı ve kaliteli bir şekilde tamamlanmasına katkıda bulunur.
İş Akış Otomasyonu Nedir?
İş akışı otomasyonu ya da iş süreçleri otomasyonu olarak bilinen sistemler; iş akışı içerisindeki süreçlerin otomatize edilmesi, hata payını ortadan kaldırarak otomatik hale getirilmesidir.
İş akışı süreçleri, çalışanlar tarafından manuel olarak da gerçekleştirilebilir fakat bu yaklaşımın bazı riskleri bulunur.
İşin içine insan faktörünü koyduğunuz zaman, her zaman bir risk faktörü vardır. Geç teslim edilen işler, çalışanların moralsiz olması gibi durumlar işleri sekteye uğratabilir. İş akış otomasyonu uygulamaları bu soruna çözüm bulur. İnsan faktörünü ortadan kaldırır ve işleriniz sorunsuz bir şekilde devam eder.
İş süreçlerini otomatize ederek, çalışanlarınızın iş yükünü de azaltabilirsiniz. Bu da iş gücünü daha verimli alanlara aktarabilme imkanını ortaya çıkarır.
OctaSales’in merkezi planlama sistemi ve bireysel planlama sistemi özellikleri ile, ‘Approval Management’ olarak bilinen iş akış yönetimi işlevini gerçekleştirebilirsiniz.
Alt ekiplerin planlarını üst yönetime onaylatması veya üst yönetimin planlarını çalışanlara iletmesi işlevlerini gerçekleştirebilirsiniz.
Uzaktan kanal yönetimi (DCM) işlevini gerçekleştirerek saha ekiplerinizin iş akış yönetimini sağlayabileceğiniz OctaSales’in deneme sürümünü şimdi başlatarak uygulamayı yakından tanıyabilirsiniz.
