Uzaktan çalışma düzeninin yaygınlaşması ile ekiplerin online olarak verimli bir şekilde iş birliği yapmaları oldukça önemli hale geldi. Ofis ortamında yüz yüze düzenlenen beyin fırtınası oturumları, yerini çevrim içi gerçekleştirilen görüşmelere ve video konferanslara bıraktı.
Güçlü bir araç olan online beyin fırtınası, ekiplere yaratıcı fikirler keşfetme ve sorunlar çözme olanağı tanır. Ekiplerin üretkenliğinin ve verimliliğinin artmasına katkıda bulunur.
Oturumların etkili şekilde gerçekleştirilmesi, ekiplerin fikirlerini ifade etmesi, yaratıcılıklarını ortaya çıkarabilmesi için hazırlık yapma, kuralları belirleme, uygun görüşme platformunu kullanma gibi unsurların iyi bir şekilde belirlenmesi önemlidir.
Bu noktada, sıklıkla tercih edilen video konferans yazılımlarından olan OctaMeet, uzaktan çalışan ekiplere ihtiyaç duydukları araçları sunarak iş süreçlerini destekler. Koordinasyon ve iş birliğinin geliştirilmesi ile takım başarısının artırılması mümkün hale gelir.
Beyin Fırtınası Nedir ve Neden Önemlidir?
Beyin fırtınası, ekip içerisinde grup veya bireysel olarak yapılabilen sorunlara çözüm bulmak ve yeni fikirler ortaya koyma amaçlı gerçekleştirilen düşünce aktarımı ve paylaşımı tekniğidir.
Yaratıcılığın ön plana çıkarılması ile konulara ve olaylara farklı açılardan bakılabilir, fark edilmemiş veya gözden kaçan noktaların tespit edilmesi mümkün olur.
Özellikle ekiple birlikte gerçekleştirilen beyin fırtınası, yeni çözüm yolları ve düşünceler geliştirilerek iş süreçlerinin desteklenmesini sağlar. Ofiste çalışan ekipler için olduğu gibi uzaktan çalışan ekipler için de büyük önem taşır.
Özgün ve yaratıcı fikirlerin bulunması ile üretkenlik ve verimlilik olumlu şekilde etkilenir. Bundan dolayı özellikle pazarlama ve reklamcılık gibi alanlarda sıklıkla başvurulan bir yöntemdir. Takım etkileşimi ve iletişimi arttığından dolayı iş birliği ve koordinasyonun geliştirilmesi sağlanır.
Düzenlenen toplantılar ile ortaya birçok yeni fikir atılır, not edilerek kayıt altına alınır. Takım üyelerinin düşüncelerini çekinmeden paylaşması ile tüm görüşler değerlendirilerek analiz edilir, böylelikle sorunların çözümü için en iyi cevap ortak bir şekilde bulunabilir.
Beyin fırtınası, yüz yüze olduğu gibi çevrim içi olarak da gerçekleştirilebilir. OctaMeet gibi video görüşme yazılımlarının sunduğu not alma, host kontrolleri ve interaktif paylaşım özellikleri ile ekipler oturumları kolaylıkla uzaktan bir şekilde gerçekleştirebilir.
Beyin Fırtınasının Avantajları Neler?
Yaratıcı ve Yenilikçi Fikirleri Teşvik Eder
Beyin fırtınası, problemlere çözüm bulunması ve yeni fikirlerin ortaya atılması için zihin sınırlarını zorlamayı hedefler. Ancak bunun için takım üyelerine ifade özgürlüğüne sahip ve yaratıcılığı destekleyen bir ortam sunulması büyük önem taşır.
Ayrıca, ortaya atılan fikir, kötü olsa bile herkes düşüncelerini ifade etmeye teşvik edilmelidir. Bu sayede bulunan yaratıcı fikirler arasından uygun olanlar seçilerek uygulamaya geçilebilir ve çalışma ortamındaki üretkenlik bundan olumlu etkilenir.
Takım Çalışması ve İş Birliğini Destekler
Beyin fırtınası yaparak takımlara yalnızca sorunlara çözüm bulmayı değil, aynı zamanda birlikte çalışma olanağı da sunar. Bireysel olarak çalışırken genellikle farklı yöntemi tercih eden takım üyeleri, bir araya gelerek birbirlerinin nasıl düşündüklerini, zayıf ve güçlü yönlerini öğrenebilir.
Bu sayede beyin fırtınası oturumlarında daha yenilikçi, kapsayıcı ve iş birliğini destekleyen yaklaşımlar benimsenebilir.
Aynı Anda Birçok Farklı Fikrin Bulunmasını Sağlar
Beyin fırtınası oturumları, takım üyelerini kısa sayılabilecek bir zaman diliminde birçok farklı ve yaratıcı fikir bulma konusunda teşvik eder.
Fikirler arasındaki etkileşimler ile daha iyi ve çözüm odaklı fikirlere ulaşılması da mümkün olur. Böylelikle üyeler, istedikleri sonuca ulaşabilirler.
Hem fikirlerin hem de sonuçların etkin şekilde takip edilebilmesi için not alma teknikleri ve beyaz tahta kullanımı gibi yöntemlerden yararlanılabilir. Ayrıca, sanal olarak düzenlenen toplantılarda OctaMeet gibi video görüşme çözümlerinden de yararlanılabilir.
Farklı Perspektifler Birlikte Değerlendirilir
Beyin fırtınası ile takım üyeleri, kendi deneyimleri, çalışma alanları ve bilgi birikimlerine dayanarak farklı ve özgün fikirler ortaya atabilir. Herkesin kendi ifade edebildiği bir ortam daha çok ve farklı açılardan fikirlerin bulunmasını kolaylaştırabilir.
Başta zıt görünen bakış açılarının birlikte değerlendirilmesi ile oldukça yenilikçi ve daha önce fark edilmemiş çözümlere ulaşılabilir.
Online Beyin Fırtınası Nasıl Yapılır?
Toplantı Öncesi Ön Hazırlık Yapın
Beyin fırtınası yapılabilmesi için ilk adım olarak ön hazırlık yapılmalıdır. Bunun için hedef tanımlanarak oturum için grup belirlenmelidir. Ekip üyeleri çözülecek sorun veya ulaşılacak hedefler hakkında bilgilendirilerek toplantı boyunca kendilerinden ne beklendiği hakkında fikir sahibi olabilir.
Konunun belirlenmesi ile oturumlar daha iyi yönetilebilir. Ayrıca beyin fırtınasını destekleyen uygun yöntemler kullanılarak verimlilik ve üretkenlik büyük ölçüde artırılabilir.
Kuralları Belirleyin ve Zamanı Etkin Yönetin
Beyin fırtınası sırasında belirlenen kurallara uyulması ve zaman yönetiminin yapılması başarıya ulaşılması için oldukça önemlidir.
Her ne kadar takım üyeleri birçok yaratıcı fikir önerse de oturumlar belirli bir süre içerisinde gerçekleştirilmelidir. Sorunlara daha iyi odaklanılması ve konunun dağılmasının engellenmesi ile fikirler ve çözümler daha hızlı bir şekilde geliştirilebilir.
Oturumların kurallar çerçevesinde yapılması, herkes fikrini ifade etme imkânına sunarken yaratıcılığı ve üretkenliği teşvik eder. Böylelikle takımların verimliliği ve motivasyonu büyük ölçüde artacaktır.
Takım Üyelerini Katılmaya Teşvik Edin
Takım üyelerini motive etmek ve fikirleri paylaşmalarını sağlamak için oturumlarda özgür bir ortamın sunulması önemlidir. Tüm katılımcılara söz hakkı tanınmalı, mevcut süreyi etkin ve adil yönetmek için eşit süreler ayrılmalıdır.
Yaratıcı ve inovatif çözümlerin ortaya çıkması için her bir fikre şans verilmeli ve dinlenmeli, sonuçlar not alınarak kaydedilmelidir. Takım üyeleri, değerlendirme sonrası fikirlerin revize edileceğini, ayrıca her fikrin uygulanabilir olmadığını unutmamalıdır.
Fikirleri Not Alın ve Görselleştirin
Beyin fırtınası sırasında fikirlerin kaydedilmesi için etkin not alma tekniklerinin kullanılması iyi bir strateji olacaktır. Toplantılarda not alınması için bir ekip üyesi görevlendirilerek üzerine düşünülen fikirler, sonuçlar ve alınan kararlar kaydedilebilir, saklanabilir ve gerektiğinde paylaşılabilir.
Bu doğrultuda Mind mapping (zihin haritası), Quadrant tekniği, taslak çıkarma ve slayt yöntemi gibi farklı ve efektif yöntemler kullanılabilir ve görselleştirmelerden yararlanılabilir. Böylelikle fikirler daha anlaşılır bir şekilde not alınabilir, fark edilmesi zor noktalara dikkat çekilebilir.
Ayrıca, SWOT gibi analiz teknikleri kullanılarak güçlü, zayıf yönler, fırsatlar ve riskler daha iyi şekilde değerlendirilebilir. Bu tekniklerin kullanımı ile takımların üretkenliği ve başarısı büyük ölçüde artırılabilir.
Uygun Platform ve Çözümleri Belirleyin
Online beyin fırtınası oturumlarının takımların gereksinimlerini karşılayan çözüm ve platformlarından faydalanılması oldukça önemlidir.
Not almayı sağlayan platformlar, proje yönetim araçları, iş birliği ve koordinasyonu artıran çözümler ve video konferans yazılımlarının kullanımı uzaktan takımların verimliliği ve iş birliğinin geliştirilmesine katkıda bulunur.
Bu araçlardan olan OctaMeet, takımlara kolaylıkla toplantı ve görüşme düzenleme imkânı tanır. Uzaktan çalışmada sıklıkla ihtiyaç duyulan dosya ve not paylaşımı, bulut depolama, mesajlaşma, beyaz tahta gibi interaktif araçlar ile takımlara destek olur.
OctaMeet ile Online Beyin Fırtınası
OCTAPULL’un yenilikçi ve yerli video konferans çözümü OctaMeet, uzaktan çalışan ekiplere birebir ve grup görüşmeleri, toplantıları ve beyin fırtınası oturumlarını kolaylıkla düzenleme olanağı sunar.
Türkiye’de bulunan hızlı ve güvenli veri depolama ile toplantı verileri en üst düzey güvenlik önlemleri ile korunur, böylelikle iş süreçlerinin uzaktan ve gizlilikle sürdürülmesi mümkün olur.
Toplantı ve Görüşmeleri Kolaylıkla Planlayın
OctaMeet, uzaktan çalışan takımların rutin ve anlık toplantılarının hızlı bir şekilde planlamasını ve oluşturulmasını sağlar, böylelikle zaman kaybının önüne geçilir.
Otomatik hatırlatma e-postaları ile bağlantı linkleri gönderilebilir, takım üyelerinin davet edilebilir ve katılım onayları alınabilir. Takvim entegrasyonu sayesinde toplantı ve oturumlar, kullanıcı hesaplarına aktarılabilir ve kolayca takip edilebilir.
Ayrıca, host kontrolleri sayesinde toplantı sahibi oturumları etkin şekilde yönetebilir, tüm katılımcıların söz hakkı almaya teşvik edebilir ve verimliliğin artmasını destekleyebilir. Kamera ve mikrofon kontrolleri ile çok katılımcılı toplantılarda seslerin anlaşılmaması gibi sorunlar önlenebilir.
Uygulama İçi Mesajlaşma ile Her Zaman İletişimde Kalın
OctaMeet’in Uygulama içi mesajlaşma özelliği, ekiplere toplantı sırasında olduğu gibi sonrasında da her zaman iletişimde kalma olanağı tanır. Ekip üyeleri birbirlerine iş süreçlerine dair geri bildirimler ve yorumlar ekleyebilir, sorularını yöneltebilir ve reaksiyonlar bırakabilirler.
OCTAPULL’un sunduğu bulut depolama alanı, harici depolama platformlarına olan gereksinimi ortadan kaldırır. Böylelikle ekip üyeleri dosyaları ve belgeleri çevrim içi olarak güvenle saklayabilir, diledikleri zaman ulaşabilir ve diğer üyeler ile paylaşabilirler.
Gelişmiş İnteraktif Paylaşım Araçlarından Yararlanın
OctaMeet, beyin fırtınası oturumları ve toplantıları destekleyen birçok interaktif araç sunar. Beyaz tahta ve üzerine yazma araçları ile çizimler yapılabilir, materyallerin ve belgelerin üzerine yazılabilir.
Ekran ve toplantı notlarının paylaşımını ve sunum yapılmasını kolaylaştıran araçlar ile görüşmeler görsel ögelerin kullanımı ile daha ilgi çekici hâle getirilebilir, katılamayan takım üyeleri ile kayıtlar paylaşarak haberdar olmaları sağlanabilir.
Ayrıca, el kaldırma, çark kullanarak rasgele katılımcı seçme, gerçek zamanlı altyazı oluşturma gibi özellikler ile katılımcılar arası etkileşim artırılabilir ve iletişim güçlendirilebilir. Bu sayede takımların motivasyonunun ve başarısının yükseltilmesi mümkün olur.
Siz de bugün kayıt olarak OctaMeet’i 30 gün boyunca ücretsiz olarak kullanabilirsiniz.
Hemen Kayıt Olun!
Size uygun OctaMeet lisansları ve çözümümüzün avantajlar hakkında bilgi almak için ürün ekibimizle bir demo görüşmesi planlayabilirsiniz.
