Faydasız Toplantıların Etkileri 
Yeni bir araştırma, çalışanların katıldıkları toplantıların yaklaşık üçte birinde bulunmaları gerekmediğini ve kadınların davetleri reddetme konusunda erkeklerden daha çekingen olduğunu söylüyor.
İşçilerin muhtemelen katıldıkları randevuların yaklaşık üçte birinde olmaları gerekmediğini gösteren yeni bir ankete göre, gereksiz toplantılar büyük şirketlerde 100 milyon dolarlık bir zarara neden olduğu ortaya çıktı.
Kritik Olmayan Faydasız Toplantılar 25.000 Dolara Mal Oluyor
Charlotte’taki North Carolina Üniversitesi’nde organizasyon bilimi, psikoloji ve yönetim profesörü olan Steven Rogelberg tarafından yaz boyunca yürütülen ankette, 20 sektörden 632 çalışandan haftalık takvimlerini incelemeleri, davetlere nasıl yanıt verdiklerini, toplantılarda ne öğrendiklerini ve toplantılarda gerçekte ne kadar zaman geçirdiklerini ölçmeleri istendi.
Çalışanlar toplantılarda haftada ortalama 18 saat harcıyor ve davetlerin %31’ini reddetmeyi düşünmelerine rağmen yalnızca %14’ünü reddedebiliyorlar.
Kritik olmayan bu faydasız toplantılara gönülsüzce gitmek, çalışan başına yılda yaklaşık 25.000 ABD doları israfa yol açıyor. Faydasız toplantılar nedenli bu israfın 5.000’den fazla çalışanı olan herhangi bir kuruluş için yılda 101 milyon ABD dolarını aşacağı tahmin ediliyor.
Faydasız Toplantılardaki İş Yeri Normları Bu Durumu Tetikliyor
Yirmi yıldır toplantıları araştıran Rogelberg, “Toplantılar bizi kontrol ediyor ancak kötü ve faydasız toplantıların çok büyük bir maliyeti var.” dedi. “Bir toplantı daveti alıyorsun ve ‘Orada olmama gerek yok’ diyorsun ama yine de evet diyorsun – neden?”
Çalışanların pek çoğu bu davete evet diyor çünkü bu bir iş yeri normu. Kimse faydasız toplantıları atlayarak toplantıyı düzenleyen kişiyi rahatsız etmek istemiyor veya iş arkadaşlarının meşgul olmadıklarını düşünmesini istemiyor. Diğerleri ise, olanlarla ilgili güncellemeleri merak etmiyor.
Rogelberg, çoğu liderin çalışanları ile faydasız toplantıları nasıl ve ne zaman reddedecekleri hakkında konuşmadığını belirtti. Bunun nedeni olarak ise, yöneticilerin çalışanları kontrol etme duygusunun öne çıkması olduğunu söyledi.
Anket, kadınların meslektaşlarını rahatsız etme korkusuyla faydasız toplantıları reddetme konusunda erkeklerden daha endişeli olduğunu gösterdi.
Finansal hizmetler sektörü için Edmonton, Alberta merkezli bir gelir-veri yazılımı sağlayıcısı olan Riva’nın pazarlama ve ürün stratejisi başkan yardımcısı Betsy Peters, “Şahsen yararı olmayan, faydasız toplantılarımın beni yönettiği günler ve haftalar var” diyerek, gereksiz toplantıların takviminde ne kadar ciddi bir yer kapladığını belirtti.
Pandeminin Olumlu Etkisi
Pandemi başlayınca ve çalışanlar işlerini evden çalışarak yürütmek zorunda kalınca Peters’in Riva’nın faydasız toplantılarını daha iyi idare etmesi gerekiyordu, bu yüzden Rogelberg’den Riva’nın yaklaşık 100 çalışanı ile konuşmasını istedi. O zamandan beri, davet listesini küçültme konusunda daha iyi hale geldiler ve ayrıca tüm toplantıları kısaltarak, insanların özet notlar alabilmesi veya bir sonraki aramalarına hazırlanabilmeleri için imkan sağlandı.
Rogelberg’in daha önceki araştırması, kötü yönetilen toplantıların çalışan bağlılığına zarar verebileceğini ve hatta işten ayrılma niyetlerini artırabileceğini ve pandemi sırasında uzaktan çalışma ve video konferansa geçiş nedeniyle toplantıların bataklığının daha da kötüleştiğini vurguladı.
Haftalık Toplantı Sayılarındaki Gereksiz Artış
Microsoft Corp.’un iş yeri yazılımının binlerce kullanıcısına dayanan verileri, toplantılarda geçirilen sürenin Şubat 2020’den bu yana üç kattan fazla arttığını ve haftalık toplantı sayısının iki katından fazla arttığını buldu.
Bir araştırma ekibi, pandemi kapanmaları başladıktan hemen sonra iletişim kalıplarının nasıl değiştiğini inceleyen yakın tarihli bir çalışmada, sanal toplantıların “bilişsel olarak daha zorlu, dikkati dağıtmaya daha yatkın ve birçok yönden daha az etkili olma eğiliminde” olduğuna dair sonuçlar elde etti.
Rogelberg, ortalama bir çalışana göre toplantılarda yaklaşık %20 daha fazla zaman harcayan yöneticilerin toplantıları arama konusunda daha sağduyulu ve insanların toplantıları reddetmesine izin verme konusunda daha açık sözlü olmaları gerektiğini söyledi.
Microsoft’un daha yakın tarihli verilerine göre, toplantı sayıları geçen yıla göre %84 arttı, ancak bunun nedeni muhtemelen aynı dönemde çakışan toplantıların %46 artması.
Rogelberg: “Toplantı gündemleri, bir dizi konu olarak değil, cevaplanması gereken bir dizi soru olarak çerçevelenmelidir. Aklınıza herhangi bir soru gelmiyorsa, toplantıyı yapmamalısınız”.
Ankete göre, insanları bir toplantının sadece bir kısmına davet etmek de etkinliklerini artırmaya yardımcı oluyor. Aksi takdirde, insanlar tüm toplantıyı görmezden gelir: Rogelberg’in anketine katılanlar, faydasız toplantılardın %70’inde aynı anda birden fazla görev yürüttüklerini söylediler.
