Son yıllarda iş sektöründe yükselen bir kavram olan KPI (Key Performance Indicator) bir kurumun veya şirketin sistematik olarak belirlenmiş hedeflerine ulaşmasında etkili olan faktörlerin ölçülmesini sağlayan değerlerdir. Performans yönetimi için çok kritik olan bu değerler çalışanların verimliliğini yükseltmek için sıklıkla başvurulan bir yöntemdir.
KPI sayesinde bir organizasyonun hedeflerini ne ölçüde gerçekleştirebildiği sayısal olarak ölçülür. Elde edilen bu verilerle stratejik ve operasyonel iyileştirme için bir odak sağlanır ve karar verme için analitik bir temel oluşturulur. Bu bir dizi iş zekâsı ölçümleri, kuruluşun çeşitli değerlerini nasıl kullandığını ve farklı ölçüm türlerinin proje veya organizasyonun sürdürülebilirliğine nasıl etki edeceğini hesaplar.
Faydaları Nelerdir?
KPI’lar, özellikle aynı sektördeki diğer işletmelerle karşılaştırıldığında, bir şirketin stratejik, finansal ve operasyonel başarılarını belirlemeye yardımcı olur. Bu sayede rakiplerine oranla daha iyi bir yönetim yelpazesine sahip olan işletmelerin, bulundukları pazarlarda daha fazla güç sahibi olmalarına neden olur.
KPI’lar karmaşık durumların hızla anlaşılmasına yardımcı olur. Birçok kuruluşun muhtemelen üzerinde anlaşabileceği iki temel nokta vardır: verimlilik önemlidir ve zaman nakittir. KPI’lar, kuruluşlarda devam eden birçok iç içe süreci ve etkinliği değerlendirmek için inanılmaz derecede fayda sağlar. Yönetimde zamandan tasarruf etmeyi ve verimliliği arttırmayı sağlar.
KPI’lar, hedefleri formüle etmek ve bunların uygulanmasını ölçmek için kullanılabilir. Hedef belirleme önemli bir yönetim aracıdır. Hedefler, ancak uygulamaları ve ilerlemeleri de ölçülebildiği zaman anlamlıdır. Bu nedenle KPI’lar, hedef belirleme ve ilerleme izleme için tercih edilen araçlardır. Belirli hedeflere ulaşmak için gereken adımları tanımlamaya yardımcı olurlar ve ideal olarak daha geniş stratejik değerlendirmelere dahil edilirler.
KPI’lar iletişimde verimliliği artırır. İletişim, özellikle karmaşık ve öngörülemeyen durumlarda zaman alır. Günümüz teknoloji dünyasında iletişim, yeni koşullara hızlı bir şekilde uyum sağlamanın anahtarıdır. KPI’lar, sağlam bir zihinsel model uygulandığında iletişimdeki verimliliği artırabilir. Başka bir deyişle, gruplar belirli görevlerin nasıl başarılı olacağına dair anlayış ve vizyonları paylaştığında, KPI’lar üzerinde anlaşmak ekip çalışmasını, morali ve çıktıyı artırabilir.
KPI Örnekleri
İşletme KPI’ları: satış getirisi, yatırım getirisi.
Proje Yönetimi KPI’ları: verimlilik oranları, teslim süresi, günlük parça sayısı.
Sağlık Sektöründeki KPI’lar: ortalama hastanede yatış günleri, hasta başına tedavi maliyetleri, hastane başına ölüm oranı.
Finans KPI’ları: varlık sayısı, kredi sayısı, müşteriyi elde tutma.
Pazarlama ve Perakende Alanında KPI’lar: beklenen getiri, müşteri memnuniyeti, mağaza başına satış, malzeme maliyeti.
Ekip Çalışmasında Kullanılan KPI’lar: tamamlanan projeler, çalışmaya katılım oranı, öneriler oranı.
Nasıl Belirlenir?
Temel performans göstergelerini (KPIs) tanımlamak zor bir iş olabilir. KPI’daki operasyonel kelime “ana” hedeftir çünkü her KPI, bir performans ölçüsü ile belirli bir iş sonucuyla ilgili olmalıdır. KPI’lar genellikle iş metrikleriyle karıştırılır. Genellikle aynı amaçla kullanılmasına rağmen KPI’ların kritik veya temel iş hedeflerine göre tanımlanması gerekir. Bir KPI tanımlarken şu adımlar izlenmelidir:
- Stratejik planınızı gerçekleştirmedeki ilerlemeyi gözden geçirin.
- Stratejinizle ilgili olan en önemli KPI’nızı seçin.
- Bu KPI için beş yıllık hedefi matematiksel olarak belirleyin.
- Müşteri perspektifi için KPI hedeflerinizi belirleyin.
- KPI’larınızı paydaşlarınızla paylaşın.
- Tüm KPI’ları hedefleriniz doğrultusunda bütünleştirin.
- Tüm bu süreçleri akıllıca incelemeye zaman ayırın.
Tüm bu süreçlerin profesyonel bir şekilde izlenmesi ve belirlenmesi gerekir. Ayrıca belirlenecek olan hedefin var olan bütün işletme departmanlarına uygun olması da bir diğer gerekli unsurdur. Zira ulaşılması zor hedefler kişilerin performansını düşürürken ulaşılması kolay hedefler ise çalışanların işi küçümsemesine neden olabilir.
KPI’lar üzerinde çalışılan eyleme ilham vermelidir. Bir KPI için yarattığınız görünürlük, KPI’nın kendisi kadar önemlidir. Bir KPI, mümkün olduğu kadar uzun süre boyunca görünür olmalıdır. İdeal olarak, ofis duvarınızda bir KPI panosunda görüntülenmeli veya uzaktan çalışıyorsanız bunlar ekibiniz arasında otomatik ve düzenli olarak paylaşılmalıdır.
Ayrıca KPI’nın bir iletişim şekli olduğunu da göz önünde bulundurmalısınız. Bir KPI ayarlayarak, neyin önemli olduğunu (ve neyin daha az önemli olduğunu) belirtmiş olursunuz. KPI’ların iyi bilinmesi, ekiplerin odaklanmasına, öncelik vermesine ve spontane yeni fikirler için fırsatlar yaratmasına yardımcı olabilir.
Smart KPI Nedir?
Akıllı (smart) KPI kavramı temel olarak özel, ölçülebilir, ulaşılabilir, içerikle uyum ve zamana bağlı yapılanma durumlarında en yüksek seviyede verim sağlayabilen KPI’lar için kullanılır. Bu kavramı hedeflerimizi belirlemede kullandığımız için ölçülebilir olması çok önemlidir. Bu sayede yaptığımız aksiyonları zaman içerisinde izleyebiliriz.
Yapılan gözlemin organizasyonumuz için spesifik olması ve elde edilen verinin proje veya hedeflerimizle ilgili olması da hakeza birer akıllı performans göstergesi özelliklerindendir. İzlenmesi gereken parametrelerin ve değerlendirmelerin alınacak kararlar doğrultusunda önemli bir yere sahip olmalarından dolayı yapılan bu aksiyonların organizasyona özel ve bağlantılı olması gerekir.
