Zaman, birçok yerde önem arz eden bir konu haline gelmiştir. Bu konulardan birisi de uzaktan çalışırken zamanı doğru yönetebilmektir. Peki, uzaktan çalışırken zaman yönetimini nasıl sağlayabiliriz?
Uzaktan Çalışırken Zamanı Etkin Kullanmanın Faydaları
Çoğu şeyde olduğu gibi uzaktan çalışırken zaman yönetiminin olumlu ve olumsuz yönleri vardır. Uzaktan çalışma ile zamanınızın akışını siz belirleyebilirsiniz.
Zamanı iyi yönetmek;
- stresi minimum seviyeye indirmede,
- işleri zamanında yetiştirip teslim etmede,
- iş-hayat dengesi kurmada büyük rol oynar.
Önceden ofise gitmek için yolda harcadığınız zamanlar, uzaktan çalışma ile daha minimum seviyeye hatta neredeyse yok denilebilecek seviyeye gelmiştir. Yolda harcadığınız iki üç saatlik zaman dilimi size kalmıştır ve bu süreyi doğru planlayarak zamanınızı iyi yönetebilirsiniz.
Önceden ofis gibi belli bir yerde çalışıyorken, şimdi bilgisayarınızı ya da tabletinizi alıp istediğiniz her yerde çalışabilirsiniz. Bu da farklı yerlerde çalışmanıza olanak sağlarken, bir yandan da işinizi daha motive ve odaklanmış şekilde yapmanıza imkân tanır.
Uzaktan Çalışmada Zamanı Yönetirken Yaşanılan Olumsuzluklar
Zamanınızı yönetirken sizi engelleyecek bazı olumsuz durumlar da bulunmaktadır. Acil yanıtlamanız gereken bir e-posta varken siz bilgisayar oyunu oynuyor olabilirsiniz.
Genel olarak masa başında çalışıldığı için; yürümek, esnemek gibi vücudun ihtiyacı olan fiziksel aktiviteleri karşılayamayabilirsiniz.
Bunlara sebep olan olumsuzlukları şu şekilde sıralayabiliriz:
- Dikkat dağıtıcı unsurların fazla olmasıyla birlikte sürekli dikkat dağınıklığı yaşanılabilir.
- Zamanı iyi yönetememekten dolayı verilen görev, zamanında teslim edilemeyebilir ve bu yüzden stres olunabilir.
- Zamanın çoğu, bilgisayar karşısında geçtiği için insanlarla sosyal etkileşim kurulamayabilir. Bu da bireyin kendini yalnız hissetmesine sebep olabilir.
Öte yandan zamanınızı planlarken; fiziksel aktiviteleri dâhil etmeyi, kendinizle vakit geçirmeyi, molalar vermeyi, insanlarla iletişim halinde olmayı ihmal ederseniz psikolojik olarak zor bir süreç yaşayabilirsiniz. Zaman yönetimini doğru yapabilmek için çeşitli eğitimler alabilir, farklı teknikleri ve araçları kullanabilirsiniz.
Uzaktan Çalışırken Zamanınızı Nasıl Yönetebilirsiniz?
Hem iş hayatını hem de kişisel hayatı dengeli devam ettirebilmek için zamanı verimli bir şekilde kullanmanız gerekebilir. Zamanın yönetilmesini disiplin, çevresel faktörler, iş durumu gibi etmenler etkilidir.
Zamanı iyi yönetebilmek için kullanılan birçok teknik ve yöntem bulunmaktadır. Her zaman bir planınızın olması, gideceğiniz yolunuzu net görebilmenizi sağlar.
Bu tekniklere örnek olarak;
- Warren Buffet’ın 5/25 stratejisini verebiliriz. İlk olarak yapmanız gereken 25 görevi belirleyip bir liste oluşturmalısınız. Sonrasında bu listeden öncelik ve önem durumuna göre 5 görev seçip sadece bu görevlere odaklanmalısınız. Bunlar bittikten sonra da rahatlıkla diğerlerine devam edilebilir.
- Önceliklerimizi belirlemek planlama kadar önem arz eden bir konudur. Eisenhower Matrisi bu konuda sizin kurtarıcınız olabilir. Eisenhower Matrisi’ne göre:
- Acil ve önemli olan işlerinizi hemen yapın.
- Acil ama önemli olmayan işlerinizi bir başkasına devredin.
- Acil olmayan ama önemli olan işlerinizi daha sonra yapmak için planlayın.
- Acil olmayan ve önemli olmayan işlerinizi eleyin.
Bunlara ek olarak, sosyal medya gibi araçlar dikkat dağıtıcı unsurlardır. Her mecraya ait zaman kısıtlama modu bulunmaktadır. Mesela Instagram’da geçirmek istediğiniz süre yarım saat ise bunu ayarlardan zaman modunu kullanarak oluşturabilirsiniz.
Zamanı Yönetirken Kullanılabilecek Uygulamalar
Uzaktan çalışırken zaman yönetimini biraz daha eğlenceli hale getirmek için çeşitli aplikasyonlar indirebilirsiniz.
Bu aplikasyonlara örnek olarak video konferans platformu olan OCTAPULL‘u verebiliriz. OCTAPULL’un OctaMeet ve OctaSales ürünlerini kullanarak uzaktan toplantılarınızı daha az efor ile yapabilir ve zamanınızı etkin kullanabilirsiniz.
Forest da fayda sağlayacak uygulamalardan birisidir. Bu uygulama ile aslında sanal bir ormana sahip oluyorsunuz. Çalışacağınız süreyi ayarlıyorsunuz ve o süre boyunca telefonunuza dokunmadan işinizi yapıyorsunuz. Belirlediğiniz süre dolunca ormanınıza bir ağaç dikiliyor.
Diğer bir uygulama ise Pomodoro uygulamasıdır. Pomodoro Tekniği, odaklanmayı artıran bir tekniktir. 25 dakikalık çalışma seansının ardından 5 dakikalık kısa bir mola verin. 30 dakikanın sonunda bir Pomodoro periyodunu tamamlamış olursunuz. Bu şekilde dört Pomodoro yaptıktan sonra 15-20 dakikalık bir dinlenme molası verebilirsiniz.
Bu metotlar sayesinde hem odaklanmanızı güçlendirebilirsiniz hem de görevlerinizi tamamlamanız daha kolay olur.
Uzaktan Çalışıp Zamanı Yönetirken Gözden Kaçanlar
Bir işi yaptığımız esnada, öncesinde ya da sonrasında; unutulan, üstünde durulmayan bazı durumlar karşımıza çıkabilir.
- Bazen zaman verimli kullanılmayabilir. Ya çok çalışılır ya da az çalışılır, bunu dengede tutmak hem işinizi etkili yapmanıza hem de kendinize zaman ayırmanıza olanak sağlayabilir.
- Bu süreçte katılmanız gereken birden fazla toplantı olabilir. Toplantıların tarihlerinin net görülebileceği bir takvim çizelgesi oluşturmak genelde gözden kaçabiliyor. OctaMeet‘in takvim özelliğini kullanarak toplantılarınızı daha iyi planlayabilirsiniz ve iş arkadaşlarınıza kolay bir şekilde toplantıların bilgilerini e-posta adreslerine iletebilirsiniz.
- Uzaktan çalışırken, iletişim için en çok e-posta gönderebileceğiniz araçları kullanıyor olabilirsiniz. Burada da önemli e-postalar gözden kaçan diğer önemli bir husustur. Önemli postalarınızı yıldızlayabilir ve önemli olmayanları silerek daha düzgün bir posta kutusu oluşturabilirsiniz.
- Son olarak, iş hayatına odaklanılırken kişisel hayat unutulabiliyor. Çok çalışırken sosyal etkileşimde bulunma, fiziksel aktivite yapma gibi karşılanması gereken ihtiyaçların uygulanılması da unutulan diğer hususlardan birisidir. Kendinize, sevdiklerinize zaman ayırmak da uzaktan çalışırken zaman yönetiminin bir parçasıdır.
