Video konferans uygulamaları kullanarak sanal etkinlik düzenlemek, yaşanılan Covid-19 pandemi süreci sonrasında oldukça popülerleşen bir durumdur.
Pandemi sonrasında, alışılagelmiş yaşam düzeninde birçok değişiklik meydana gelmiştir. Eğitimlerin sanal ortamda olması ve hibrit çalışma düzenine geçilmesi bu değişikliklere örnek olarak verilebilir.
Covid-19 pandemi öncesinde, etkinlikler yüz yüze gerçekleştirilirken pandemi sonrasında düzen oldukça değişti. Yüz yüze yapılan etkinlikler, seminarlar yerini çevirim içi organizasyonlara ve web seminerlerine bıraktı.
Sanal etkinlik düzenlemenin de birçok artı ve eksi yönü bulunmaktadır. Bu tür organizastonları düzenlemeden önce göz önünde bulundurulması gereken bazı hususlar vardır.
Bu hususlara birlikte göz atalım.
Video Konferans Uygulamaları ile Sanal Etkinlik Oluşturmanın Avantajları ve Dezavantajları
Video konferans uygulamaları aracılığıyla çevrim içi etkinlik düzenlemek, birçok kolaylığı da beraberinde getirmiştir.
Sağladığı bu kolaylıkların yanı sıra, çevrim içi etkinlikler düzenlemek olumlu ya da olumsuz çeşitli durumları da içerisinde barındırmaktadır.
Avantajları
- Şehir dışındaki eğitimcilerin ve katılımcıların eğitime katılması daha kolaydır.
- Konaklama, ulaşım, yeme-içme gibi masrafların azalmasına olanak sağlar.
- Çevrim içi etkinliklerde, hem yurt içinden hem de yurt dışından kişilere ulaşmak daha kolaydır.
- Bilgisayar veya telefon gibi teknolojik cihazlardan katılım oldukça kolaydır.
- Eğitmenin onayı dahilinde, etkinlik kayıt altına alınabilir. Bu sayede, eğitime katılanlar ya da katılamayanlar için tekrar izleme fırsatı oluşur.
- Yüz yüze eğitimlerde genellikle soru sormak çekinilebilecek bir durumdur. Çevrim içi etkinliklerde katılımcılar, yazılı olarak sorularını iletebilir.
- Geniş bir katılım kitlesi, network açısından büyük bir avantaj sağlar. Farklı insanlar ile bağlantı kurarak, yeni şeyler öğrenmeye olanak tanır.
Dezavantajları
- Eğitim sırasında teknik aksaklığın meydana gelmesi mümkündür. Ses kalitesinin az olması, ekran paylaşımının yapılamaması gibi durumlarla karşılaşabilir.
- Katılımcıların eğitimden ayrılması oldukça kolaydır. Bu yüzden katılımcılar, eğitimden sıkıldıklarını hissettikleri an eğitimden ayrılabilirler ve katılımcı sayısı düşebilir.
- Yüz yüze eğitimlere nazaran sanal etkinliklerde odaklanmak oldukça zordur. Odaklanma problemi yaşayan kişilerim eğitim sürecini verimsiz şekilde geçirmelerine sebep olabilir.
Canlı Etkinlik Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Çevrim içi etkinlik organize edilirken önem verilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Bu noktalara önem vermek, daha kaliteli eğitim sürecinin geçirilmesini sağlar.
Sanal etkinlik yapılırken önem verilmesi gereken noktaları; etkinliği organize eden, etkinliğe katılan ve eğitimi veren kişi olarak üç temel açıdan ele alabiliriz:
Etkinliği Organize Edenlerin Dikkat Etmesi Gereken Noktalar
Sanal etkinliklere ev sahipliği yapan kişilere çok fazla sorumluluk düşmektedir.
Organizasyon ne kadar iyi olursa, katılımcı sayısı da o doğrultuda artabilir; katılımcıların diğer sanal etkinliklere de merak duyması sağlanabilir.
Etkinliği organize ederken dikkat edilecek hususlar; etkinlikten önce, etkinlik anında ve etkinlikten sonra olacak şekilde üç başlıkta ele alınabilir:
Etkinlik Öncesi:
Etkinlik öncesi yapılacak bütün hazırlıklar, etkinliğin daha fazla kişi tarafından duyulmasını, daha fazla katılımcının katılmasını ve daha etkili bir eğitim sürecinin yaşanmasını sağlar.
Etkinlik öncesi yapılabilecek hazırlıklar şu şekilde sıralanabilir:
- Kurum veya kuruluşun misyon ve vizyonuna sahip hedef kitleyi iyi anlayın. Hangi etkinliklere katılmayı sevdiklerini, hangi eğitimlere ihtiyaç duyduklarını iyi analiz etmek etkinlik hedefiniz için bir yol gösterebilir.
- Hedef kitlenizin isteklerine uygun türde etkinlikler organize edin. Böylelikle, çevrim içi etkinliklerinizde daha fazla katılımcıya sahip olabilirsiniz.
- Etkinliğin gerçekleşmesi için doğru sanal etkinlik platformunu seçin. Zoom, OctaMeet, Youtube gibi platformlar, sanal etkinlikler için gerekli ihtiyaçları karşılayabilecek platformlardır.
OctaMeet, OCTAPULL’un online video konferans uygulamasıdır. OctaMeet, etkinlik organizasyonu için güvenle kullanabileceğiniz bir platformdur.
Bu platform, etkinliklerinizi kolayca düzenlemenize, geniş bir katılımcı kitlesine ulaşmanıza, dosya ve ekran paylaşımını sorunsuz bir şekilde gerçekleştirmenize olanak tanır. Ayrıca, katılımcıların reaksiyonlarını bırakmalarına ve hızlıca soru sormalarına da imkan sağlar.
Hemen denemek için demo ayarlayın.
Başarılı bir sanal etkinlik düzenlemek çin;
- Etkinliğin; eğitmenini, konusunu, tarihini ve saatini, gerçekleşeceği platformu belirleyin.
- Etkinliğin hedef kitleye ulaşması için web sitesi ya da sosyal medya platformları üzerinden bir sayfa oluşturun. Bu sayfada, ilgi çekici tasarımlarla etkinliği duyurun.
- Etkinliği gerçekleştirecek eğitmeni, katılımcılara tanıtmak için kişi hakkında kısa bir tanıtım metni oluşturun.
- Çeşitli markalar ile iş birliği yapın. Eğer mümkünse, sponsor olan markalarla birlikte çekilişler düzenleyin.
- Etkinlikleri, katılımcılara katılım belgesi ya da sertifika verecek şekilde düzenlemeye çalışın.
- Etkinliğin başlamasından yaklaşık on beş dakika önce, eğitmenle sistem kontrolü yapın. Bu sayede, etkinlik esnasında yaşanılabilecek aksaklıkları minimuma indirebilirsiniz.
Etkinlik Sırasında:
Etkinlik sırasında dikkat edilmesi gereken noktalara önem verilmelidir. Bu süreçteki özveriniz, hem katılımcıların etkinlik sonuna kadar katılmalarını hem de diğer etkinliklerinize ilgi göstermelerini teşvik edebilir.
Etkinlik sırasında önem verilmesi gereken noktalar şu şekilde ele alınabilir:
- Eğitimci sunumuna başlamadan önce katılımcılara, eğitimi verecek kişi hakkında bilgi verin.
- Eğitim esnasında teknik aksaklık yaşayan kişilere yardımcı olun.
- Eğitim aralarında, katılımcıları eğitimin sonuna kadar ilgili tutmanıza yardımcı olacak çekilişler düzenleyin.
- Soru-cevap esnasında mesaj kutusuna gelen soruları eğitimcilere okuyun. Hem katılımcıların sorularının cevaplanmasını sağlamış hem de eğitimcinin iş yükünü hafifletmiş olursunuz.
- Eğer etkinlik sertifikalı ise sertifika için gerekli açıklamaları etkinlik bitiminde katılımcılara iletin.
Etkinlik Sonrası:
Etkinlik sonrasında gerçekleştirilecek etkinlikler, katılımcıların sizi yakından takip etmesine olanak tanıyabilir.
Etkinlikten hemen sonra yapılabilecekler şu şekilde listenebilir:
- Etkinlikle ilgili, katılımcılardan geri bildirimler alın. Bunun için bir form açarak katılımcıların, o forma duygu ve düşüncelerini aktarmalarını sağlayabilirsiniz.
- Kurum veya kuruluşunuzun sosyal medya hesaplarını katılımcılarınızla paylaşın. Böylelikle, daha fazla kişinin hesaplarınızdan haberdar olmasını sağlayabilir ve katılımcıların bir sonraki etkinliğinize katılımlarını da teşvik edebilirsiniz.
- Örneğin; LinkedIn ile ilgili bir eğitim organize ettiyseniz, katılımcıların Linkedin hesaplarını paylaşmalarını sağlayın. Bu sayede, kişilerin kendi aralarında bağlantı kurmalarına ve networklerinin genişlemesine katkı sağlayabilirsiniz.
Etkinliğe Katılacak Katılımcıların Önem Vermesi Gereken Hususlar
Yüz yüze etkinliklere kıyasla sanal etkinliklerde odaklanma problemleri yaşanabilir.
Bu sebepten dolayı, katılımcıların eğitimden maksimum verimi alabilmesi için dikkat etmeleri gereken bazı noktalar bulunmaktadır.
Bu noktaları şu şekilde sıralayabiliriz:
- Katılacağınız eğitimleri takviminize ekleyerek, eğitimlerin tarihlerini gözden kaçırmamış olursunuz. Böylelikle, daha iyi planlama yapabilirsiniz.
- Çevrim içi etkinliklerde katılmama isteği genellikle daha fazla olabilir. Bu nedenle eğitimlere katılımı öncelik haline getirmek, katılma oranınızı artırmanıza yardımcı olacaktır.
- Etkinliklere masa başından katılmak, katılımınızın daha verimli olmasına katkı sağlayabilir.
- Eğitim sırasında size fayda sağlayacak bilgileri not almak için ekipmanlarınızı hazır tutmak, etkili bir eğitim süreci deneyimlemenize yardımcı olur.
- Yüz yüze etkinliklerde soru sormak genelde çekinilen bir durumdur. Sanal etkinliklerde ister sesli olarak ister yazılı olarak soru sormaya çalışın. Aklınızdaki sorulara cevap bulmak, kariyer hayatınızı da olumlu yönde etkileyecektir.
- Etkinliklerde keyif almak için çaba gösterin ve etkinlik sırasında gerçekleşen uygulamalara katılmaya çalışın. Eğitimlerden sıkılmamak için çeşitli atölye çalışmalarına katılmaya çalışın.
Etkinlikte Sunum Yapacak Eğitimcilerin Dikkat Etmesi Gereken Kısımlar
Katılımcıları sıkmadan eğitim sonuna kadar tutmak, onların eğitimdeki beklentilerini karşılayabilmek ve onlara eğitim süresince faydalı bilgiler verebilmek için eğitmenlere büyük sorumluluk düşmektedir.
Bu nedenle dikkat edilmesi gereken hususlar, şu şekilde ifade edilebilir:
- Eğitime başlamadan önce görevli arkadaşlarla ön prova yapın. Oluşabilecek aksaklıklara önceden müdahele etmiş olursunuz.
- Eğitimin daha anlaşılabilir olabilmesi için anlattıklarınızı destekleyecek grafiklerle, görsel içeriklerle zengin sunum hazırlayın.
- Katılımcıları sıkmamak ve onların da eğitim süresince dahil olabilmelerini sağlamak için oyunlar, sorular üretin. Böylelikle eğitimin daha interaktif geçmesi sağlanır.
- Eğer mümkün ise katılımcılara küçük sürprizler yapın. Örnek vermek gerekirse; eğer bir yazar iseniz kitabınızı, eğer bir psikolog iseniz bir saatlik psikolojik danışmanlık seansı, eğer insan kaynakları uzmanı iseniz mülakat simülasyonu ve CV hazırlama eğitimi hediye edebilirsiniz.
Katılımcılarla etkileşim halinde kalabilmek için onlara iletişim adreslerinizi iletin.
Sanal bir etkinlik düzenlerken hem etkinliği düzenleyen kişilerin hem de katılımcıların dikkat etmesi gereken bazı hususlar bulunmaktadır.
Etkinlik öncesi iyi bir hazırlık yapmak, etkinliği doğru bir şekilde katılımcılara duyurmak ve etkinlik için uygun bir platform seçmek gibi hususlar, kritik bir role sahiptir. Benzer şekilde, etkinlik sırasında da etkili bir organizasyon yürütmek, katılımcıların etkinlikten yüksek verim alabileceği şekilde faaliyetler düzenlemek önemlidir.
Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında yukarıda bahsettiğimiz noktalara dikkat edildiğinde başarılı bir sanal organizasyon düzenlemek mümkündür.
