Kurumlar ve şirketler, insanların oluşturduğu hayali yapılardır. Tek bir insanın başarabileceğinden daha büyük işler başarmak için tasarlanmış, iş gücünün efektif kullanılması ile insanın sınırlarının aşılması hedeflenen yapılardır.
İş gücünün efektif kullanılması için, organizasyon şeması çok kritiktir. Bir yapı içerisinde hiyerarşinin ve iş akış süreçlerinin nasıl işleyeceğinin belli olması, organizasyon şemasının olması ile gerçekleşir.
Organizasyon şeması nedir, organizasyon şeması nasıl oluşturulur, başarılı bir organizasyon şeması şirketinize neler katar gibi sorulara bu yazıda cevap bulabilir, kendi kurumunuzda bunları uygulayarak veriminizi artırabilirsiniz.
Organizasyon Şeması Nedir?
Organizasyon şeması; departmanlar arasındaki, çalışanlar arasındaki, üst yönetimle alt kademedeki çalışanlar arasındaki ilişkinin ve iletişimin nasıl olacağını belirlendiği görsel bir şemadır. Bir kurumda çalışan insanlar arasındaki hiyerarşiyi ve iş bölümünü gösteren bir kılavuzdur.
Organizasyon şeması, şirket içerisindeki yapıların birbirleriyle olan ilişkisini bütüncül bir şekilde görmeyi sağlayarak, kurumun yapısı hakkında önemli bilgiler verir.
Genelden özele tüm yapıların kendi içerisinde organizasyon şemaları olabilir. Örnek vermek gerekirse tüm şirketin; departmanların arasındaki ilişkiyi gösteren genel bir organizasyon şeması olabilir. Bu departmanların da kendi içlerinde organizasyon ağaçları olabilir. İnsan kaynaklarının, satış departmanının, saha ekiplerinin kendi içlerindeki hiyerarşiyi gösterecek bir organizasyon şemaları da bulunur.
Organizasyon Şeması Örnekleri
Organizasyon şemalarının birden fazla türü vardır. Her bir farklı tür, farklı kurum yapıları için uygun olabilir. Bir tanesi için en doğrusudur veya en yanlışıdır diyemeyiz. Yapmanız gereken, kendi kurum kültürünüze uygun olan organizasyon şemasını uygulamaya koymaktır.
Hiyerarşik (Dikey) Organizasyon Şeması
İşletmelerde en çok kullanılan şemadır. En tepede birisi bulunur ve yetkiyi aşağıya doğru dağıtır. Yetki yukarıdan aşağıya aktığı için dikey bir görüntü oluşturur, bu yüzden dikey ismiyle de anılır.
Bu organizasyon düzeninde yetkiler, sorumluluklar ve çalışanlar arası hiyerarşi net bir şekilde belli olduğu için herkesin yapması gereken işler ve kime rapor vermesi gerektiği bellidir.
Her çalışanın üstünde hesap vermesi gereken bir yöneticisi bulunur. İşlerin ve düzenin net bir şekilde belli olması avantaj olarak sayılabilir.
Alt kademedeki çalışanların yetkilerinin az olması, onların yaratıcılıklarını ve verimlerini engelleyebilir. Şirket içerisinde bulunan katı bürokrasi, yeni fikirlerin ortaya çıkmasını ve uygulanmasını geciktirebilir.
Düz (Yatay) Organizasyon Şeması
Genellikle yeni kurulmuş ve az çalışan sayısına sahip şirketlerin kullandığı bir organizasyon şemasıdır. Çok fazla çalışanı bulunmadığı için henüz departmanlara ayrılmayan start-up ve girişimlerin sıklıkla kullandığı bir yapıdır.
Departmanlar bulunmadığı için, çalışanlar hiyerarşide aynı seviyede bulunur. Bu sebeple yatay olarak da adlandırılır.
Çalışanların katı bir bürokrasi ile karşılaşmaması, onları daha fazla sorumluluk almak için teşvik eder. Tüm çalışanların aynı seviyede olması ve karar alma süreçlerinde aynı seviyede bulunmaları, yaratıcılığı artırarak bireysel performansları yükseltir ve şirketin verimini artırır.
Hiyerarşinin ve net iş tanımlarının belli olmaması kafa karışıklıklarına yol açabilir. Ayrıca şirket büyüdükçe bu yapıyı kontrol altında tutmak gittikçe zorlaşır.
Matrix Organizasyon Şeması
Bu yapı biraz daha karmaşık bir yapıdır. Hem yatay hem de dikey ögeler bulunur. Yukarıdan aşağıda inen bir hiyerarşi olsa da, aynı zamanda projelerin yönetilmesi için de yatay bir düzen de bulunur. Bir çalışan hem kendi departmanının yöneticisine (dikey) hem de içinde bulunduğu projedeki yöneticisine (yatay) karşı sorumludur.
Özellikle proje yönetimi alanında sık sık kullanılan bu şema, hiyerarşik yönetimin katılığından kurtularak esnek bir yapı sunar. Örnek vermek gerekirse bir proje yönetecek olan yönetici, farklı departmanda çalışan fakat yetenek seti bu işe uygun olan bir çalışanı projeye katabilir.
İki farklı yöneticinin birden isteklerine karşılık vermek isteyen çalışanların veriminin düşme ihtimalini de göz önünde bulundurmak gerekir.
Bölünmüş Organizasyon Şeması
Büyük şirketler, birden fazla ülkede, coğrafi yapıda veya bölgede iş yapabilir veya üretimleri çok farklı alanlarda gerçekleşiyor olabilir. Bölünmüş şirket şeması, bu durumdaki şirketlerde kullanılır.
Şirketler; organizasyonlarını ülkelere, üretim alanlarına göre bölerler ve bu bölümlerin kendi hiyerarşileri bulunur.
Her bölüm bağımsız olarak çalıştığı için, kendi bölgelerine veya ürünlerine odaklanarak verimliliklerini yükseltirler. Her bölümün diğer bölümlerden bağımsız departmanları, stratejileri bulunur. Bu da her pazarın isteklerine daha rahat bir şekilde adapte olunmasının önünü açar.
Örnek vermek gerekirse küresel bir şirketin Türkiye için ayrı bir bölümü olmasını söyleyebiliriz.
Bu organizasyon şeması büyük şirketler için uygun olsa da, şirketin kendisiyle rekabet etmesini sağlayabilir.
Organizasyon Şeması Nasıl Hazırlanır?
Organizasyon şeması oluşturmak, şirketlerin veya kurumların ihtiyaçlarına ve isteklerine göre gerçekleştirilmeli. İnsan kaynakları departmanının ve danışmanlık şirketlerinin yardımıyla aşağıdaki kriterler göz önünde bulundurularak efektif bir şema hazırlanabilir.
- Kurumsal yapının analizi: Öncelikle halihazırda bulunan kurumsal yapının analizi yapılmalı, mevcut durum değerlendirilerek ihtiyaçlar belirlenmeli.
- Geleceğe odaklı: Kurumun gelecek planları ve hedefleri göz önüne alınmalı.
- Geçmişten ders alan: Geçmişte kurum içerisinde yaşanan organizasyonel problemlere çözüm üretilmeli.
- Sorumluluğu dağıtmalı: Sadece üst yönetimin değil, çalışanların da sorumluluk alabileceği bir yapı oluşturulmalı, yaratıcılığa izin verilmeli.
Organizasyon Şemanızı OctaSales’e Aktarın
OctaSales, saha ekiplerinin uzaktan yönetimini sağlamak için uzaktan kanal yönetimi (DCM) hizmetini sunan bir SaaS uygulamasıdır.
Uygulamayı kullanırken organizasyon şemanızı içeriye aktararak, hiyerarşinizi aynı şekilde kullanabilirsiniz.
OctaSales’in özellikleri sayesinde organizasyon şemanıza uygun bir şekilde iş paylaşımı yapabilir, pozisyonlara ayrı ayrı iş atayarak kurumunuzun düzenini sağlayabilirsiniz!
