Online toplantılarda etkili bir not alma stratejisi geliştirmek tüm sürece daha iyi hâkim olmanıza ve verimliliği artırmanıza yardımcı olabilir.
Ekip toplantılarında etkili bir plan geliştirmek adına tüm çalışanların toplantı sırasında konuşulan hususlara hâkim olması beklenir.
Not alma becerilerinizi geliştirmek tam da bu noktada oldukça önemlidir. Online toplantılarda not alma becerilerinizi nasıl daha iyi getirebileceğinize dair paylaştığımız ipuçlarına göz atabilirsiniz!
Toplantı Notları Neden Önemlidir?
Toplantılar genel olarak çalışanların fikirlerini paylaştığı ve çeşitli konular hakkında birlikte çözüm bulmaya çalıştıkları bir süreç olarak tanımlanabilir. Özellikle online toplantılar uzaktan yapıldığı için verimliliği artırmak adına tüm çalışanların sürece hâkim olması beklenir.
Toplantı sırasında kimse gerekli notları almadığı takdirde önemli ayrıntılar, görevler, son teslim tarihleri ya da diğer proje bilgilerini hatırlamak zorlaşır. Tüm ekibin söylediklerini sadece hafızanıza güvenerek takip etmek zor olabilir.
Etkili ekip yönetimi için ipuçları arasında proje yönetimi ve görev planlaması başta olmak üzere güçlü bir iletişim kurmak yer alır. Toplantı sırasında tüm ekibin verimliliğini artırmak adına doğru notlar tutmak ve bunları ekip arkadaşlarınızla paylaşmak güçlü iletişimin anahtarı olabilir.
Önemli bilgileri, çıkarımları, kararları ya da diğer ilgili verileri kaydetmek için toplantı boyunca tutulan kayıtlar siz dahil tüm ekibiniz için önemlidir. Peki toplantı sırasında etkili not alma stratejisi nasıl oluşturulur?
Toplantılarda Etkili Not Alma Stratejisi Nasıl Oluşturulur?
Toplantılarda etkili not alma stratejisi benimsemek eyleme geçirilebilir görevler oluşturmanıza ve önemli tarihlere daha iyi hâkim olmanıza yardımcı olabilir.
Artı olarak her toplantıyı belgelemek siz ya da ekibinizin daha sonra tekrar başvurabilmesi adına çeşitli bilgiler kaydetmenizi sağlar. Aşağıda yer alan ipuçları online toplantılarda etkili not alma stratejisi oluşturmanıza destek verebilir.
1. Size Uygun Bir Not Alma Yöntemi Seçin
Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok farklı not alma tekniği vardır. Burada önemli olan kişisel öğrenme tarzınıza uygun olan en iyi seçeneği bulmaktır. En yaygın not alma tekniklerinden bazıları ise şunlardır:
- Quadrant Yöntemi: Notlar için dört farklı sütun oluşturulur. İlk sütun genel notları, ikincisi kendiniz için eylem öğelerini, üçüncüsü ekip üyeleri için eylem öğelerini, dördüncüsü ise genel toplantı sorularını içerir.
- Slayt Yöntemi: Toplantı bir slayt üzerinden gerçekleşiyorsa, slayt sayfaları üzerine kısa notlar alınmasını içerir. Uzun notlar almak istemeyenler için ideal olabilir.
- Zihin Haritası Oluşturma Yöntemi: Ana fikirlerin ve ayrıntıların görsel olarak temsil edilmesi adına diyagramların kullanılmasını içerir.
- Cümle Yöntemi: Toplantı fikirlerini ya da bilgilerini tam cümleler ve paragraflar halinde yazmayı içerir. Bu cümleler ya da paragrafları kendi öğrenme tarzınıza uyarlayarak yazabilirsiniz.
- Cornell Yöntemi: Notların iki farklı sütuna yazılmasını içerir. Sol sütun toplantı ana fikirlerini vurgular. Sağ sütuna ise ana fikirlerin ayrıntıları yazılır.
- Taslak Çıkarma Yöntemi: Toplantı konularının başlıklar ve listeler kullanılarak detaylandırılmasını içerir.
2. Kilit Noktalara Odaklanın
Toplantı sırasında konuşulan her şeyi not almaya çalışmak hem gereksiz hem de verimsiz olacaktır. Konuşulan her bir detayı not almak daha sonrasında notları okuyan kişi için de gerekli değildir. Not alma sırasında odaklanmanız gereken yerler sadece kilit noktalar olmalıdır.
Örneğin toplantı sırasında tartışılan kilit noktaları, tartışmanın sonuçları ve sonraki adımlarını not almak çok daha etkili bir belgeleme süreci sağlayacaktır.
Not alırken klasik olarak kâğıt/kalem tekniğini kullanıyorsanız yaygın ifadeler için semboller ya da kısaltmalar kullanabilirsiniz.
3. Not Alma Şablonu Kullanın
Önceden oluşturulmuş bir not alma şablonu kullanmak not almanızı hızlandırmak adına sizlere yardımcı olabilir. Böylece not alma öncesinde sayfayı biçimlendirmenize ya da hazırlık yapmanıza gerek kalmaz.
Artı olarak sadece kendi tekniklerinize özel bir şablon hazırlayarak her toplantı sırasında kullanmak da faydalı olabilir. Böylece diğer ekip üyeleri de notları kimin aldığı konusunda fikir sahibi olabilir.
4. Not Alma İçin Birini Belirleyin
Toplantıyı yöneten sizseniz, hem sunumu gerçekleştirmek hem de not almak oldukça yorucu olacaktır. Ayrıca tüm bunları yaparken aynı anda ekip üyeleri ile konuşmanız gerekir.
Sunum hazırlığı için ipuçları arasında sunumdan önce gerekli notları alması için birisini atamak yer alabilir. Peki, bu neden önemlidir?
Toplantı ya da sunum verimliliğini ölçmek, daha sonrasında gerçekleşecek toplantı için anahtar bilgileri edinmek, ekip üyelerinin fikirlerini kayıt altına almak ve çeşitli görev atamalarını gerçekleştirmek adına alınan notlara göz atabilirsiniz.
5. Video Konferans Teknolojilerinden Yararlanın
Gelişen teknoloji, geleneksel not alma yöntemlerini daha verimli ve hızlı hale getirmek adına çeşitli uygulamalar sunar.
Kâğıt/kalem yönetimini benimsemek hem notları daha sonrasında temize çekmek hem de bu notları ekip arkadaşlarınızla paylaşmak adına zorlayıcı bir süreç olabilir. Bunun yerine video konferans teknolojilerinden faydalanmaya ne dersiniz?
Uzaktan çalışırken zaman yönetimi ekip üyelerinin verimliliğini ve motivasyonunu korumak adına oldukça önemlidir. Örneğin her toplantıda gerekli notların geleneksel yöntemlerle paylaşılması bile bugünün modern dünyasında gereksiz bir iş yükü olacaktır.
Video konferans uygulamalarının ekran paylaşma ve beyaz tahta özellikleri etkili not alma stratejisi oluşturmanıza destek verir. OctaMeet, modern toplantılar için modern çözümler geliştiren bir uygulama olarak sizlere bu konuda da destek verebilir. Gelin OctaMeet’in beraberinde getirdiği not alma avantajlarına birlikte bakalım.
Toplantılarınız Verimliliği için OctaMeet
OctaMeet uzaktan iletişim için video konferans uygulaması olarak ekiplerin daha verimli çalışmasını amaçlar. Uzaktan gerçekleştirilen çevrim içi toplantıların en kritik noktalarından biri olan not alma süreci ise toplantı notları, anlık altyazı ve interaktif beyaz tahta özellikleri ile desteklenir.
İnteraktif beyaz tahta, klasik toplantı odasında bulunan beyaz tahtaların modern bir versiyonu olarak karşınıza çıkar. Burada ekip üyeleri yeni fikirleri not alabilir, taslaklar çizebilir ya da iş birliği adına dinamik sanal bir alan yaratabilir.
İnteraktif beyaz tahtalar görsel etkileşimi teşvik etmek ve fikir akışını sürdürmek adına oldukça etkili teknolojilerdir. Ekip üyeleri fiziksel konumlarından bağımsız olarak gerçek zamanlı fikir alışverişinde bulunabilir. Fikirleri not olmak, beyin fırtınası yapmak ya da proje planlamasında görev atamak gibi birçok farklı süreçte verimliliği artırırlar.
Yaratıcılığı aktive eden beyaz tahtalar sayesinde tüm toplantı notlarını etkili bir şekilde dijital ortamda kayıt altına alabilirsiniz.
Canlı altyazı özelliği ile toplantıda konuşulanları metin olarak alabilir, duyamadığınız ve kaçırdığınız noktaları altyazı üzerinden kolayca takip edebilirsiniz.
Dahası, toplantı notları özelliği ile toplantı sonrasında geçmiş toplantılar kısmından toplantıda konuşulanları bilgisayarınıza kaydedebilir ve ekibinizle paylaşabilirsiniz.
OctaMeet’in not alma sürecine destek veren avantajlarından bazıları ise şunlardır:
- Kolay ve kullanıcı dostu arayüze sahip beyaz tahta ile tüm ekip üyeleri gerçek zamanlı olarak fikir alışverişinde bulunabilir.
- Proje zaman çizelgesini doğrudan beyaz tahta üzerinde çizerek görev ve sorumlulukların ana hatlarının daha kolay belirlenmesini sağlanabilir.
- Proje taslağını çizmek, prototipler oluşturmak ve yenilikçi çözümler oluşturmak için beyin fırtınası desteklenebilir.
- Toplantı notları ile toplantı sonrasında da önemli noktalara göz atılabilir ve süreç kapsamında yapılacaklar belirlenebilir.
- Toplantı sırasında tüm kritik noktaların aynı anda not alınmasını, detaylandırılmasını ve tüm ekip üyeleri ile paylaşılmasını sağlayabilir.
OctaMeet video konferans teknolojisi olarak uzaktan çalışma ihtiyaçlarının tamamına çözüm bulmayı hedefler. Sizler de demo talep etmek ya da daha detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz!
